うっかりミスでは済まないメール誤送信・添付ファイル誤り

メールに関する失敗談の中には様々なものがあるのですが、誤送信・添付間違いは多くの人が一度は起こしたことがあるミスではないでしょうか。社内メールの場合であれば問題なく済むかもしれませんが、機密性の高い情報を取引先に送信してしまったり、A社宛のファイルをB社のメールに誤添付してしまったりする事例も少なくはありません。
このようなミスは、取引中止に追い込まれることもあれば、機密情報が漏れたせいで損害賠償請求がなされることも考えられるので、実は誤送信などはうっかりでは済まされないことも多々あります。特に以前に比べて個人情報保護やその他様々な機密情報の保護の重要性が叫ばれている世の中なので、必要以上に気を使うことが重要です。
見積もり情報や請求書情報は当然誤送信してしまっては困りますし、中には入力している途中の文面のまま送信した、間違っている情報を記した状態で送信してしまったなど、考えられるメール送信に関わるトラブルは多種多様です。大きなトラブルになってしまう前に、原因を探って対策を練る必要があります。
インターネット環境の普及により当たり前の手段となったメールですが、気軽性が増したからこそ本来必要とされる事前確認を怠ってしまい、結果として大きなトラブルに繋がるのです。

やってしまいがちなミスをチェック

メール送信におけるトラブルの代表格といえば誤送信と添付ファイル誤りですが、起こりうるミスが発生しないようにチェックを行うことも大切です。それにより大抵のミスは防ぐことができ、結果的に業務の効率化や企業全体の信頼度のアップに繋がるでしょう。従業員一人ひとりがやってしまいがちなミスについて考えるだけではなく、企業全体が起こりうるミスについて情報収集を行い、チェックできる体制を整えておけばより良い環境が整えられるでしょう。
知らず知らずのうちにやってしまいがちなミスには、意識不足、メールルールの不徹底、TO・Cc・Bccの違いが分からない、といった原因があります。これらの原因に対する対策方法を考えることにより、メールの誤送信や添付ファイル誤りを防ぐだけではなくて、ビジネスコミュニケーションにおけるマナーを学ぶこともできます。
情報漏えいに繋がる恐れのある、これらのミスが起こらないようにチェックするための体制を作り上げ、特に重要度が高いメールに関してはあらかじめ用意されたチェックリストを用いることも大切です。さらに複数人で送信前の事前チェックをするのは重要なことですし、ファイルの作成時だけではなくて、送信直前にも送ろうとしているファイルが本当に正しいものなのかを確認すべきでしょう。ついやってしまいがちなミスというのは、日常のビジネス活動の中でたびたび発生します。日常的に起こりうる問題だからこそ、きちんとした管理体制を敷く必要があります。
人によっては何度も同じような失敗を繰り返すケースもありますが、そういった際には自分がミスしやすい部分があらわになっているので、原因をすぐに突き止めることができるでしょう。それに対する対策方法がわからなければ、他の従業員に助言を求めることも重要です。

取り組むべき対策法

上記に述べてきた通り、情報漏えいが発生してしまった場合の損失は計り知れないものがあり、金銭的損失の他にも企業自体の信頼も失ってしまう結果となります。ということは、将来期待できるであろう利益を失うことにもなるのです。こういった現状から、近年は誤送信や添付ファイル誤りを防ぐための対策法が練られはじめており、従業員全員が取り組んでいます。
非常に基礎的な対策方法を遵守するだけで最悪の事態を防ぐことに繋がります。ビジネスにおいてだけではなく、プライベートでのメールの際にも送信ボタンを押す前には一通りチェックをすることが当たり前です。たとえ緊急性の高いメールであったとしても、送信前に一読し、添付ファイルがある場合は本来送るべきファイルかどうかをチェックしましょう。
その他にも取引先企業ごとにファイルの保存フォルダを分けておくことも重要な対策法となり得ます。複数企業に送信するファイルが同一のフォルダに格納されていると注意していたとしてもついうっかりミスをしてしまったという事態になりかねません。添付するファイルには取引先企業名を含ませる工夫も不可欠でしょう。
また、メールの誤送信を防いだり、内容を暗号化しセキュリティレベルを高めたりするサービスを提供している会社もありますので、このようなサービス導入を検討するのも一つの方法です。

まとめ
メールの誤送信や添付ファイル誤りがもたらす悪影響は非常に大きく、企業の存続にも繋がるケースがあります。たいていの場合原因は人的ミスが多く、その原因さえ知ることができれば有用な対策方法も用意できます。

個人情報流出は他人事ではない

得意先と緊密にコミュニケーションをとるために、メールは欠かせなくなっています。社外だけでなく、社内でも簡単なことであればメールでやり取りしている人も多いでしょう。しかし、メールによるコミュニケーションを頻繁に行えば行うほど、リスクも高まります。特にメールセキュリティの中でもネックになるのは、個人情報の流出問題ではないでしょうか。個人情報の漏洩事件はしばしばニュースでも報道されているほどです。

もしいったん企業から情報流出してしまうと、大きな損害を計上することになりかねません。まず損害賠償請求は避けて通れないでしょう。あるところが調査したところ、企業が負担した賠償額は年間総額で350億円を超えるということでした。賠償額も1件当たり平均5,000万円を超えているといわれています。これだけでも会社にとっては大きなダメージになりえます。さらに一度でもこのような情報漏洩が発生すると、企業の信頼が大きくダウンしてしまいます。そのことが今後の企業経営に大きな影を落とす可能性も十分あります。ですからメールを普段頻繁に利用するのであれば、メールセキュリティをどうするかを検討する必要があります。ただ単にセキュリティを強化するだけでなく、従業員にも個人情報保護の徹底的な教育を行うことも大事です。せっかくシステムを構築しても、従業員の意識が低ければ意味がありません。会社全体で取り組むべき問題であるという共通の認識を持つことです。

メールの宛先に誤りがないか確認

メールによる個人情報の漏洩は、誤送信が原因というケースも少なくありません。しかも宛先を誤ってしまうという事例は簡単に起こりますので、常日頃から注意したいところです。例えばある会社にメールを送ったと仮定します。この時にその会社とは直接面識のない会社内の同僚にBccとして送信しようとしたのに、Ccで送信してしまうミスはまま起こりがちです。ちょっとしたミスでも、その結果、あて先の会社に社内のメールアドレスが通知されてしまいます。また社内と社外に同姓の人がいて、誤って別人にメールを送信してしまうといったことも起こりえます。いずれもちょっとしたうっかりミスなのですが、それだけで関係者以外に重要な情報が出回ってしまうこともあり得ます。そのことに後になって気づいて、誤って送ってしまった人に「先ほどのメールは間違いなので破棄してください」とメッセージを送っても、相手が本当に破棄してくれるかどうかはわかりません。

このようなミスが起こらないようにするために、メールセキュリティシステムを導入することは大事です。例えばゲートウェイを設置して、そこで送信したメールをいったん保留します。そうすればその中で宛先の誤っていることに気づき、修正できるでしょう。そのほかにはCcもしくはBccに上司や部署のメールアドレスを必ず入れるようにすれば、チェックをしっかり行えます。メールはいったん送信してしまうと、取り返しがつきません。メールセキュリティ製品を設置することで、ミスをなくすことが大事です。

添付ファイルの取り扱いも意識すべし

先方とメールでやり取りするときに、添付ファイルを使用することも多いでしょう。この添付ファイルの中に個人・機密情報など秘匿すべきものが含まれている場合、その取り扱いには注意したいところです。宛先を間違って、関係ないところに送付してしまう、また送付すべき添付ファイルを間違えてしまうようなことが起こらないようにしたいものです。

まず宛先を間違った場合でも、添付ファイルを開けられないように暗号化する対策が有効です。もし間違ったところに重要なファイルを送ってしまっても、暗号化されているとその解読するためのキーは誤った送付先は持っていないので、開封できません。実際社外に添付ファイルを送信する場合、暗号化を必須にしている企業も出てきています。メールセキュリティシステムの中には、このような添付ファイルを自動的に暗号化できるものもあります。そしてこの暗号を解読するためのカギを後に送信します。このようにすれば、情報漏洩するリスクを最小限に抑制できます。

うっかりメール誤送信はしてしまった経験のある方も多いでしょう。普段から取り扱いに注意することが大事です。しかし人間ですからいくら注意してもミスをゼロにするのは難しいです。ですからメールセキュリティのようなシステムの力を借りながらその確率を限りなくゼロに近づける努力をすることが、これからの企業には求められます。

ビジネスのメールを個人用メールアカウントでやり取りしない

ビジネスを行うにあたって、得意先や社内でもメールでいろいろなやり取りをするでしょう。このメールの管理がずさんであると、情報流出などのリスクが高まります。そこで企業のメールセキュリティ対策を講じることは大変重要です。企業のメールセキュリティを考えるにあたって、個人用のメールアカウントを使用しないことは何よりも重要です。おそらく大企業の場合、個人用のメールアカウントを業務利用するのは禁止にしているはずです。しかし個人事業主やコンサルタント業務を行っている人の中には、個人用のメールアカウントをビジネスでも兼用していることが多いでしょう。

個人用メールアカウントを業務で利用した場合、会社の管理下に置かれなくなる問題が発生します。このためバックアップやアーカイブ、メールセキュリティなどの対象からすべて外れてしまいます。また個人用メールアカウントでビジネスのやり取りをしてしまうと、その情報は企業のサーバの中に格納することはできません。

さらに個人用メールアカウントでビジネスのやり取りをすると、そのメールの管理もすべて個人任せになります。ガバナンスがうまくいかなくなりますので、やはり会社全体でメールの管理をする必要があります。そのうえでメールセキュリティの対策をしっかり行うことで、メールの中の情報を守れます。

メールセキュリティ対策は必要

メールはビジネスの世界ではもはや欠かすことはできません。しかしセキュリティ上のリスクも少なからずあります。例えば警察庁では2015年1月に「不正アクセス行為対策などの実態調査」を発表しているのですが、その報告書によるとウイルス感染被害は実に82パーセント以上を記録しています。そしてその中でも電子メールを使ってウイルス感染してしまったケースは37パーセントもあります。メールを使ったウイルス感染は決して珍しくないことがお分かりでしょう。

このようなウイルス以外にも人為的なミスによって、情報漏洩してしまうリスクもあります。また、ある調査では個人情報漏洩の中でも実に74パーセントが管理ミスと誤操作が原因だとしています。ちなみにここでいう管理ミスとは、組織でルールが整備されていない・ルールの順守が徹底されていないといったものが含まれます。このように情報漏洩の中にはウイルス感染などの外的な要因のほかにも、自分たちのミスによるものも少なからず見られます。もしビジネスメールに関するルールを特別決めていないのであればその枠組みをきちんと作って、それを守るように社員教育する必要があります。ここまでしっかりマネジメントをしても、誤操作を完全にゼロにするのは難しいでしょう。人間は過ちを犯す動物だからです。そこでたとえ誤操作をしても情報漏洩を防ぐことのできるようなメールセキュリティシステムを導入する必要があるわけです。

セキュリティ対策をすることで得られるメリット

メールセキュリティ対策を講じることによって、ネットワークにおける様々な脅威から防御ができるようになります。例えば標的型攻撃というものがあります。これはウイルス対策ソフトに検知されないように知り合いの名前でメールを送り付けてウイルス感染する手法です。巧妙に偽装されているので、ウイルスソフトが反応できないのです。人によるチェックにも限界があります。しかしメールセキュリティシステムの中でも多層防御をすれば、このような一見すると普通に見えるウイルスメールを排除できます。

また近年ランサムウェアによる攻撃が問題視されています。ランサムウェアとはマルウェアの一種で、ファイルを強制的に暗号化する、コンピューターの起動に勝手にロックをかけてしまいます。そして「この状態を復旧してほしければ金銭を支払え」と脅迫してくるわけです。2016年の国内のランサムウェアの被害は前年と比較して実に7倍に増加したといわれているので、リスクが確実に高まっているといえます。ランサムウェアはウェブサイトのほかにも、メールから感染するケースも少なからず見られます。いくら気を付けていても、ウイルス付きの添付ファイルをうっかりクリックするなどのミスは起こりえます。ですからシステムを導入して保護する必要があるわけです。

メールセキュリティを導入することで、IT統制を行えるというメリットもあります。このような内部統制を進めることが、事業を健全に進めるに当たって重要なことです。個人・機密情報の保護、メール送受信の履歴を残す、データバックアップを取るなどのIT統制のレベルを高めることで、オフィスのマネジメントの安全性がより高まります。

インターネットを利用するのなら大事な情報の流出に注意しよう

インターネットが普及したことによって、個人でも手軽に役に立つ情報を入手したりショッピングを楽しめるようになって来ました。企業も世界中を相手にしたビジネスができる環境が整いました。しかし、このような便利な環境が整備される一方で、個人や企業が持っている重要な情報が漏洩するリスクが高まっています。

個人情報がネット経由で流出してしまうと、当人が知らない間に金融資産が処分されたり、身に覚えのない商品が届いて代金が請求されてしまうという被害に遭ってしまうでしょう。企業に関しても、重要な社内情報が外部に流出してしまうと、関係する取引先や顧客に被害を与えるだけではなく、社会的な信用を失ってしまうことになります。こうした情報漏洩に関することは、たびたびニュースなどで報道されることもありますから、インターネットを利用する機会のある人は、セキュリティ対策を施しているでしょう。良く知られている情報漏洩の仕方としては、不審なWEBサイトで個人情報などを入力してしまったり、パソコンがウイルスに感染してしまいパスワードなどをだまし取られてしまうといったものがあります。

こうしたタイプの情報漏洩については、手口が有名になっているのでネット利用者も用心するようになりましたし、専用の対策パソコンソフトなども多数販売されるようになっています。しかし、重要な情報を狙っている相手は、次々と新しい手口を考え出していますので、従来の対策だけで満足していたのでは十分ではありません。さまざまな情報漏洩の仕方を理解すると共に、最新の手口などについても知っておくようにしましょう。

どのような情報漏洩の仕方があるのか理解しよう

まず、情報漏洩のタイプを、理解するようにしましょう。情報の漏洩は、悪意を持った第三者が情報を盗み出すものと、利用者のミスにより情報が流失してしまう2つに分類できます。第三者が情報を盗み出す方法としては、コンピュータウイルス・スパイウェア・不正アクセスなどがあります。こうした方法に関しては、従来の手口を理解して適切な対策を講じると共に、最新の手口についても積極的に調べるようにして下さい。次から次に新しい手口が出て来るので大変ですが、ネットを利用する以上は対策を講じなくてはなりません。

セキュリティ関連のニュースを提供してくれる信頼できるWEBサイトを利用して、最新の手口に関する情報を入手したり、最新の対策ソフトなどを利用するようにしましょう。対策ソフトなどを使う時は、どのような手口に有効なのか、最新の手口に対応するために自動的にバージョンアップするのかなどを確認してください。

利用者のミスによる情報漏洩の代表的なものとして、重要な情報が入ったノートパソコンやUSBメモリなどを紛失してしまうというものがあります。企業・病院・学校の関係者などが、ノートパソコンなどを紛失してしまい、ニュースになることもあるので知っている人も多いでしょう。人のミスによる情報の漏洩については、各人が注意するだけではく、組織として明確なルールを作り運用することが大切です。ニュースなどで大きく報道されるために、第三者が情報を盗み出すタイプが有名ですが、利用者のミスによる流出も少なくありません。

メールによる情報漏洩に注意しよう

最近になって特に注意を要すべきタイプとして注目されているのが、メールに関する情報漏洩です。このタイプの悪意ある第三者による方法としては、攻撃メールなどが知られていますが、うっかりと攻撃メールを開けてしまう人が増えています。攻撃メールによりマルウェアに感染してしまうと、PCが勝手に操作されて機密情報が盗まれるだけではなく、感染したPCを利用してその他の利用者にも被害を与える可能性が出て来ます。

攻撃メールの被害を防ぐには、不審なメールを見分けて開けないように個人を教育することも必要ですし、専用の対策ソフトを使うのがおすすめです。

そして、メールの誤送信に関する問題にも、対応しなくてはなりません。特に仕事上のメールの誤送信は、会社の信頼失墜による売上の減少・関係者からの損害賠償・取引先との取引停止などの大問題に発展する可能性があります。メールの誤送信については、誰でもやってしまいがちなミスなので、注意をするだけでは防げません。メールの誤送信対策も、適切な対策ソフトを使うようにしましょう。誤送信対策ソフトは、誤送信する際の行動パターンなどを考慮して、効果的な対策が導入されています。情報技術は日進月歩の進化を遂げていますので、各人の注意だけで対応するには限界があります。情報化時代のセキュリティ対策には、有効な対策ソフトを使うのが適切です。手軽で便利な対策ソフトを利用して、効率的にセキュリティ対策を行いましょう。

情報の漏洩をしっかりと防御することが必要な世の中

大手企業の顧客名簿が紛失、また盗まれてしまい、個人情報が漏れたというニュースや、勝手に顧客の情報が引き出されて何らかの犯罪に利用されていたなど、他人ごとではない事件が起きています。大手企業に起きている問題だから自分には関係ないとか、家庭には関係ないといえない世の中で、例えばネットショッピングをすれば、その情報がショップに登録されます。そのショップがインターネットのセキュリティを強固にしてくれていれば利用する際に不安になることはありませんが、メールにしてもネット環境にしても、セキュリティについてほとんど考えていないという場合、情報がいつ漏洩してもおかしくありません。

公共機関にもウイルスが流れ込みデータが破損した等、世界では非常に大きな規模の犯罪が起きています。こうした犯罪を未然に防ぐ、またデータがやられないように防御しようと対策がいくつも練られてきましたが、ウイルスを操作する側、犯罪を犯す側は防御を破って侵入してきます。

顧客のデータが盗まれたり、会社の機密文書が盗まれたり、またそれよりも大きな機密の漏洩事件等も出てきていますので、誰がいつどんなふうに被害にあうのかわかりません。知らない間に自分のパソコンが乗っ取られ、犯罪に利用されていたなどとなれば、いわれなき罪を問われる可能性もあります。情報漏洩についてはいくつもの事例がありますが、どのような事例があるかを確認し、その為にどのような事を行っていけばいいのかをしっかり考え、大切な機密や情報が外部に漏れることがないように、また悪用されることがないようにしなければなりません。企業がもしこのようなことに巻き込まれたら、最悪の場合、信用をなくし経営していけなくなる可能性もあります。

顧客情報の漏洩はとても多い事例です

ネットショップで気軽に買い物をしたり、何かの会員になったりするときに、自分の住所や氏名や生年月日などを入力する必要があります。その情報が流出するという事例はあらゆるところで起きています。

例えばある大手企業に原因不明のサイバー攻撃があり、個人情報が合計で15,000弱盗まれるという事件が起きています。この時には氏名や住所、生年月日、アドレス等でクレジットカード情報などは含まれておらず、後にこれがもとになった犯罪なども行われていないようです。

データを収集して分析するという仕事、また大手の集金などを一手に委託されているなどの委託先の従業員が、決済情報などが記録されている個人情報を紛失したという事件もあります。この時にはクレジットカード情報が記載されていたため、即時、個人でクレジットカードの悪用がされていないかの確認が必要となり、早期に報道されたことで大事には至らなかったようですが、こうした情報をできるだけ早く報道して世間に公表することも企業の責任と言えるでしょう。

大手企業の管理サーバが不正アクセスをうけて、60万件という個人情報が漏洩したという事件もあります。氏名、電話番号、アドレス、医療機関の予約時間という細かい部分が流出してしまったため、これも大きな問題となりました。管理サーバが攻撃を受けるというのは、非常にたくさんのデータが入っているため、被害が拡大する可能性を秘めています。こうした企業や団体のほとんどが、インターネットなどからの情報漏洩がないようにとセキュリティ対策を施していましたが、その上を行く犯罪が多く起こっているので、さらにその上を行くセキュリティを常に講じておくことが求められます。

メールの誤送信で起こる情報漏洩のリスク

情報漏洩について会社側がしっかりとセキュリティを行っていても、人のミスによるものをどう防ぐかという問題があります。このことについて、しっかりと判断し行動を起こしておかないと、人的ミスによる情報漏洩も事例として挙がっています。例えば、取引先に送る大切な書類を、誤って別の取引先に送り、相手先の仕入れ金額がわかってしまった、内部に回すメール連絡を誤って外部取引先に送ってしまい、機密が漏れてしまったなどの事例があります。

たった1通のメールが引き起こす問題は非常に影響が大きく、こうした人的ミスによる漏洩事件や事故は多発しています。いくら企業側のセキュリティを向上させても、メールの誤送信など、人のミスをどこでどう止めていけばいいのかを考えなければ、情報の漏洩事故、事件はいくらでも起こる可能性があります。メールの送信に手慣れている人こそ、こうした問題を起こしやすい場合もあります。

社員がメールの宛先を間違えて、添付ファイルを別の企業に送ってしまったという場合、関係先に説明に行くことが必要ですし、もちろん謝罪も必要となります。取引先にとって重要な書類なら、取引停止という事にもなりかねませんし、企業としての社会的信頼も失墜します。

またこういう事が起こるかもしれない、社員教育が行われていないといわれてしまえばそれまでですが、こうしたことが企業の信頼にひびを入れて、たった1通のメールから企業の運営が成り立たなくなるという事もあるのです。最近はこうしたメール誤送信対策をしっかり行わなければならないと考える企業も多くなり、メールセキュリティのシステムを導入する企業、検討している企業が非常に増加しています。

情報漏洩は時に大損害につながることもある

スパム攻撃やウイルス感染など、企業などにとっては重要なことでも個人にはそうした被害がないだろうと思っている方も少なくありません。しかし、実際に個人に対して行われるメールによる攻撃や、ウイルスをばらまくなど、パソコンが全く利用できない状態となったという報告や相談は少なくありません。誰にでも起こるかもしれない被害なのだということを認識しておくことが重要です。メールを気軽に利用するようになり、企業でも個人でも欠かせないコミュニケーションツールとして利用している人は多いです。しかし、個人情報の漏えいは、このメールというアイテムから簡単に起こります。

個人情報の漏えいについて、大手企業でも中小企業でも個人事業主でも起こりうる事です。もしも自分のクレジットカード情報が漏れたら？もしも企業のお得意様の名簿など、多数の個人情報が漏れたら？一度流出した情報はどんなことに利用されるかわかりませんし、被害が非常に大きくなることも多いのです。

被害がなかったとしても、個人情報など、非常に数が多い漏洩だった場合、被害にあわれた方の特定をする前に、個人情報が漏れた恐れのある方々に公表しなければなりません。もしトラブル、また個人情報が悪用されなかったとしても、この公表によって企業は信頼を失うことになりかねません。

しかしこうした問題が起きた場合、いち早く公表し被害を最小限にとどめることも必要となり、企業や個人がこうむる被害は時に非常に大きくなることも予想されます。メールによっても情報漏洩がある事、またその被害は時に莫大な被害となり、企業の存続にかかわる事にもなることなどをしっかり理解し、予防策をとっておくべきです。

情報漏洩にソフトなどのシステムから予防を考える

企業で情報が漏洩する一つの要因に、企業の従業員がメールを送る相手を間違えて全く関係のない第三者に、企業の内部情報や特許情報などを誤送信してしまうということがあります。また社外に持ち出し禁止のデータを、自宅で仕事するために持ち帰り、そのデータが入っているノートパソコンをどこかにおいてきてしまったり、記憶媒体を紛失する等によって情報が漏洩することもあります。情報セキュリティの中でこうした企業の従業員が誤って起こしてしまうケースは、たびたびニュースなどでも報道されていますが、機密事項や他社に漏れては困る情報、また顧客の個人情報などが表に出れば、企業は大変な責任を負うことになるでしょう。

こうした誤送信などによる情報の漏洩を阻止するためには、従業員の危機意識を高める教育と共に、運用する面からもしっかり予防策を練っておかなければなりません。例えばこうした情報漏洩を防止するためのメールセキュリティサービスなどを利用するという方法を考えることができます。どんなに気を付けていても、情報を誤って別の人に送ってしまうことを完全に阻止することは難しいといわれています。そのため、確実に誤送信を防止するために送信する際のルールとして添付ファイルの暗号化、上司への承認後、送信するなどのシステムを利用します。

従業員全体でこういった問題が起こることを把握し意識を高めること、またシステム面からも制御することで情報漏洩についてしっかりと対策を練る事が出来ます。誤送信リスクをなくすために自動的に判別するソフトなどの導入は、情報の漏洩の阻止に大きく役立ちます。

未然に予防する策を個人も企業も考えることが必要

外部からの攻撃によって情報が漏洩するということもあります。個人情報の流出についてはこうした外部からの攻撃、つまりメールを開きURLを何気なく開いたことでウイルス感染し、情報を抜き取られたなどの被害があります。こうした情報漏洩で怖いのは、顧客の氏名やメルアドなどのほかにも、ログインIDやパスワードなどが漏洩する可能性があるということです。クレジットカード番号や有効期限などについても漏洩の可能性を否定できない状況となります。

サーバなどについてセキュリティを強化していないと不正アクセスされ、その脆弱性をつかれて顧客情報を抜き取られることも少なくありません。こうしたことも考慮して、予防策を考えることが必要なのです。

近頃のネット犯罪は非常に複雑となっており、警察とのイタチごっこ状態です。個人への攻撃もかなり多くなっており、無作為に攻撃してくる人もいるので、自分だけは大丈夫、うちの企業は関係ないと思っていることは危険なのです。実際、こうした情報の漏洩から企業の存続が危ぶまれた、もしくは経営が成り立たなくなるほどに被害をこうむったということもあります。パソコンが重くなったと感じたり、立ち上がり方がおかしいと思う時、またデータが開かないという症状などがある場合、既に何らかの感染を起こしている可能性もあるのです。

普段から常にメールやそのほか、ネットワーク等注意をしておく、従業員がこうしたセキュリティについて熟知できるように教育する、さらに情報漏洩した場合、どのような事が起るのかを理解しておくこと等、徹底して行い注意喚起しておくことで情報漏洩を未然に防ぐことを考えていくべきです。

企業に於いてメール誤送信などによって発生し得る情報セキュリティの問題について

インターネットの接続環境やIT機器が広く普及して来ています。そのような状況の中で、ビジネスシーンに於いては、企業に勤める社員が、自社の取り扱う製品や特許などに関する情報をメールで送信するにあたって、送信先を誤ったり、内部不正をはたらいたりして、セキュリティ上の問題が発生し、最終的に事業の根幹を揺るがすほどの事態にまで発展したという事例が報道されています。それらの問題は、社員が自宅で業務を行なうために、自宅にあるパソコンのメールアドレスを指定することによって引き起こされる場合もあります。

メールの誤送信や、内部不正による情報セキュリティの問題を未然に回避するために必要となる対策としては、社員に対する教育方法を見直し、実行に移すことと、被害を未然防止する機能を果たすシステムを導入し、運用することが挙げられます。

その内、後者の対策としては、メールの誤送信防止や、添付ファイルの自動暗号化という機能を搭載しているソリューションもあるので、チェックしてみることをおすすめします。このようなシステムを導入・運用すれば、日常的なビジネスシーンの中で、メールによる情報漏洩の問題が発生するのを未然に防止することができます。

これからメール誤送信防止を目的としてシステムを導入するにあたっては、システムに搭載されている機能や、負担するコスト、運用する上での利便性などを検討することが大切です。

新たなシステムを導入するにあたってのチェック事項

メール誤送信防止・添付ファイル暗号化の機能を搭載したシステムを導入する際には、使い勝手の良さにも気を配ることが大事です。例えば、直感的な操作を実現するために、人間工学の考え方を採用したシンプルなインターフェースのソリューションもあります。また、既存の環境を変更することなく、導入し、運用を開始することのできるシステムは、便利に使用することができます。

また、新たなシステムを導入し、運用するだけで、メールによる情報漏洩の問題を完全に防止することはできません。そのような問題を解決するには、メールを送信するユーザに対する意識啓発を行なう必要があります。

具体的には、メールを送信するのに先立って、内容を今一度確認するよう、利用者に意識させることがポイントとなります。また、メール送信の際には、所定のルールにしたがって添付ファイルを暗号化する機能や、上司の承認を得るまで送信することのできない設定にする機能を備えたシステムもあるので、チェックしてみると良いでしょう。

そして、メール送信の際の情報セキュリティ対策を充実させたいと考える企業にも、さまざまなところがあります。そのような状況の中では、一つひとつの企業の適性やニーズ、希望条件にマッチしたソリューションを提供してくれる業者の利用価値が高くなります。例えば、クラウドタイプのサービスも用意している業者であれば、さらに幅広いシーンで活用することができます。

動作環境などにも気を配って良いソリューションを選ぶ方法

これからメール誤送信防止・添付ファイル暗号化のためのシステムを導入するのであれば、システムの動作する環境もチェックポイントになります。こちらの条件に気を配らないと、せっかく導入したシステムが自社の環境にそぐわず、使い勝手が悪くなったり、使用不可能な状況に陥ったりすることにもなりかねないので、注意する必要があります。システムの中でも、クラウド型のメールサービスや、グループウェアの環境でも動作するものは、幅広い活用シーンが見つかります。

メールを送信するにあたって、誤送信を防止するための画面が毎回表示されると、それだけ意識啓発の機会は多くなります。ただし、必ず誤送信防止画面が表示される場合、「慣れ」によるヒューマンエラーが発生するリスクが生じてくるという問題点があります。こちらのリスクを軽減するためには、誤送信の起こる危険性を自動的に判別し、リスクが高くてユーザの確認が必要となる場合にのみ、誤送信防止画面を表示する機能を搭載したシステムを導入するのもおすすめの方法です。また、誤送信防止画面の表示を一切行わない設定や、「社外へのメール送信時」、「ファイルを添付したメールを送信する時」など、特定の条件下に於いてのみ表示をする設定もできるシステムであれば、利用範囲はさらに広くなります。

また、メール誤送信防止、添付ファイル暗号化の機能を果たすシステムを取り扱う業者の中には、正式に導入するのに先立って、評価版のシステムを試用させてくれるところもあります。こちらのサービスを利用し、試用版のシステムを使ってみて納得した上で正式な契約を取り交わせば、事後のトラブルやアクシデントが発生するリスクが低くて済みます。

メール添付ファイルの危険性についてきちんと理解しておこう

ビジネスやプライベートにおいて、添付ファイル付きのメールが送られてきますが、その危険性について理解しているでしょうか。実は最近メール添付ファイルからウイルス感染するケースが非常に多くなっているので注意が必要になります。普段からメールを送る間柄であっても、送信者のパソコンがウイルス感染していたら、送られてくる添付ファイルにもウイルスが感染されている可能性があります。

ウイルスに感染してしまうと、個人情報や企業秘密が外部に漏れてしまうことが考えられます。最近のウイルスは非常に巧妙かつ高性能なので、秘匿情報をいともたやすく入手することができます。ウイルス攻撃によって企業秘密が外部に漏れてしまうと莫大な損害になるのは言うまでもありません。したがって、メールで添付ファイルが送られてきたときには、そのファイルにウイルス感染していないかどうかをきちんとチェックする必要があります。もちろんビジネス上よくメールのやり取りをする間柄であれば問題無いかもしれませんが、それでも添付ファイルにはいつウイルスが感染するのかわからないので、事前に対策しておく必要はあります。

最近のウイルスは昔と比べてもとても厄介なものが多く、そもそもウイルスに感染していることがわからないケースもあります。つまり、自分の知らない間に企業秘密が外部に漏れてしまっているということなので、ウイルスの危険性については企業の社員一人ひとりが熟知しておく必要があります。送信者が不明のメール添付ファイルをむやみに開封しないのはもちろんですが、誰から送付されてきたものなのか開封する前に再度確認するようにしましょう。

添付ファイルを送るときの危険性についても理解しよう

また、マルウェアなどに感染せずとも企業秘密が漏れてしまうケースも考慮しておく必要があります。例えば顧客の個人情報や社内機密を扱っている社員がうっかり外部に送るメールにそれらの情報を添付ファイルとして送ってしまったら、その時点で情報が流出してしまうことになります。担当者のうっかりミスにより、企業そのものの信用が失墜してしまうケースもあるので、個人情報を扱う社員や部署に対しては徹底した教育を行い、危険性について熟知させる必要があります。

もちろん意図せずに外部に情報流出してしまうケースもありますが、今の時代は個人情報流出に非常に敏感になっている時代です。業務上得た機密事項や重要なデータ、個人のメールアドレスなどが流出してしまうとそれだけで社会的な信用を無くしてしまい、顧客離れになってしまいます。このようなリスクは常にあるので、それに対する対策も日頃から講じておく必要があります。情報化社会において情報流出はあってはならないことなので、メールセキュリティについてはシビアに考えておく必要があります。

企業には情報セキュリティ担当の部署を設置していることがありますが、全てのメールについて目を光らせることはほぼ不可能です。したがって、普段から社員一人ひとりがメール添付ファイルの危険性について意識を高めておく必要があります。そのためには、日常的に訓練を行っておき、いざというときにも冷静に行動できるように努めておきましょう。

メールセキュリティの重要性について

メールは情報を相手に伝えるだけでなく、ファイル添付なども行うことができる伝達システムで、活用すれば情報共有の利便性が増します。プライベートな時間で友人や家族など個人間でのメールのやり取りや、その他にもメールマガジンの受信も行います。プライベートな時間での活用だけでなく、会社でも業務の中で活用しているので、幅広い個人や団体が伝達手段の一つとして利用しています。利便性が高くなりますが、メールは送受信をするため、悪用することも可能です。そのため、メールセキュリティを考えるところは少なくありません。

個人であれば保存しているデータがプライベート性が強いものが多く、外部に流出することでプライバシーを侵害される恐れがあります。企業においては個人よりも被害が拡大する可能性があります。その理由は扱うデータの中に重要なものが含まれるからです。例えば、クライアントの電話番号や住所などです。もしクライアントデータが流出すれば、たくさんの人に迷惑をかけることになります。また、信頼が損なわれる可能性もあります。警視庁の調査によれば事件や事故の被害に遭うことが多い感染ルートの多くの割合で電子メールが占めています。そのため、メールセキュリティの重要性は高くなっています。また、感染ルートの一位にはウェブサイトへのアクセスですが、これもメールを利用すればアクセスさせることができます。実際にメールにおいては文章や添付ファイルだけでなく、URLの記載も行うことができます。例えばメールの本文にURLを入力しておき、それを送信して、送信者がそれにアクセスすればウィルスに感染させられる可能性があります。そのため、メールセキュリティを高めることでウェブサイトへのアクセスでウィルスに感染するリスクも低減させられる可能性があります。

この点からもメールセキュリティは重要であると考える人はいるのではないでしょうか。ソフトウェアのダウンロードをしてウィルス感染する企業もいますが、メールの添付ファイル機能を利用すればウィルスが含まれたソフトウェアを相手に送ることができます。そのため、メール開封、ウェブサイトへのアクセス、ソフトウェアのダウンロードで感染を防ぐためにメールセキュリティの重要性は高いです。

メールセキュリティを高めるための対策について

メールセキュリティを高めるためにはどのような対策があるのでしょうか。例えばスパムメールの対策です。実際に受信箱には広告のメールなどが数多く受信している人も少なくないでしょう。この広告メールの中には必要ないものも含まれており、業務メールがその中に混ざってしまうため、業務のしづらさを感じる人は少なくありません。業務メールだけを受信箱に残しておきたいと考える人も多く、スパムメールを受信する度に削除している人もいますが、削除作業が必要になるため、業務非効率が懸念されます。迷惑メールフォルダーがあり、その中にスパムメールを入れておくこともできますが、相手がメールアドレスを変えて送信をすれば再び受信せざるを得なくなります。そのため、企業の中にはスパムメール対策ができるソフトウェアを導入してもらうところも少なくありません。

また、スパムメールだけでなくウイルスメール対策をすることでメールセキュリティを高めることができます。ウイルスメールとは情報漏えいなどを目的に送信してくるメールのことで、上記で説明したようにソフトウェアを添付したり、URLを本文に含めてウィルス感染させてきます。実際にウイルスメールから情報漏えいをしてしまった企業も多く、対策している企業の中には開封しない社員教育などをしているところもあります。また、リスクを低くするためにウイルス対策ができるアプリケーションを導入するところも珍しくありません。

メール誤送信も対策したいことの一つになります。誤送信によって情報漏えいが発生し、それが悪用されてしまうリスクもあるからです。

システムの導入をして対策をする

メールセキュリティを高めようと考える人の中にはシステムの導入をすることで検討する方も少なくないでしょう。現在では標的型攻撃メールや誤送信などを防止できるシステムを導入してくれる会社もあり、そのような業務を行うところに依頼をすることでシステムの導入をしてもらうことができます。システムを導入すれば誤ったファイルを添付したり、宛先を間違えて送信してしまうリスクを大幅に削減することができます。システムを導入することで宛先を再確認させたりすることができるからです。

また、システムを導入することでウイルスメールを開封させない取り組むを行うことができます。これによって社内システムが遠隔操作されるリスクなどを防ぐことができます。

これらのシステムによって情報漏えいをしてしまうリスクも同時に低くすることができ、導入していないところよりも安全にメールを業務の中で活用できるようになります。

ビジネスシーンでメール誤送信が発生するのを防ぐために

仕事の場面では、メールの送信先や本文の内容を間違えるなど、単純なミスであっても、大問題になることもあり得ます。メール誤送信を防止するためには、送信前に内容を再確認するよう、利用者に意識啓発を行う機能を搭載したシステムが役に立ちます。また、添付ファイルを送信するにあたっては、自動暗号化の機能を搭載したシステムの利用価値が高くなります。

そして、機密情報を含むファイルを添付したメールなど、一定の条件を満たすメールは、自動的に上長へとBcc送信したり、ルールに適合しないメールを強制削除したりする機能を備えたシステムもあるので、気になる方はチェックしてみてください。

昨今のビジネスシーンでは、電子メールを誤って送信したことにより、社内の情報が外部へ流出し、深刻な問題を引き起こしています。たとえ一人のスタッフによる誤操作であったとしても、企業にとっては、個人のミスで済まされない場合があります。そのような事情から、企業に対して責任が追及されたり、場合によっては事業の存続にかかわる問題にまで発展したりすることもあるので、注意する必要があります。

メール誤送信によって生じる問題と、それを未然に防止する方法

ビジネスの場面で、社内のスタッフによるメール誤送信が発生すると、時として、企業の経営を脅かすほどの事態に発展することもあります。例えば、顧客の個人情報を外部に流出させてしまうと、顧客からの信頼を失い、売り上げの低下につながるリスクが生じてきます。そのような経緯から、責任者の減給や更迭、懲戒解雇という処分が下されたり、企業の社会的な信頼が失墜して、ブランド価値が下がったりする可能性があります。

この先、メール誤送信防止を目的とした対策を講じるにあたっては、導入するシステムの選定方法にも気を配ることが大切です。中でも、人間工学の考え方を採り入れ、直感的な操作性を実現したユーザーインターフェースのソリューションは、便利に使用することができます。例えば、メールの送信ボタンをクリックした直後に、送信内容の確認を促すポップアップ画面が表示されるシステムもあります。これは、通常のメールを送信する際と、ほとんど変わらない操作で、誤送信を防止する機能を使用することができるシステムです。ユーザが自分の意志で、能動的にアクションを起こして、宛先や本文の内容などを確認する場合と違って、うっかりミスによるヒューマンエラーが発生するリスクを回避することができるというメリットがあります。

導入するシステムを選定する際には

これからメール誤送信防止対策としてシステムを導入するに際しては、どのような環境に対応しているのかもチェックポイントになります。例えば、クラウドタイプのメールサービスや、社内で運用しているグループウェアなど、さまざまな環境で利用することのできるシステムは、幅広い活用シーンが見つかることでしょう。その他に、利用しているパソコンにインストールするだけで、導入・運用することのできるクライアントタイプのソリューションもあります。

また、これまでに業界内で豊富な導入実績を積み上げてきており、業種や経営規模にかかわらず、さまざまな顧客の支持を得ているシステムは、安心感を持って導入・運用することが可能です。また、自社で開発やメンテナンスサービスを行っている業者が提供する製品であれば、信頼性はさらに高くなります。

メール誤送信防止の機能を備えたシステムの中でも、送信ボタン押下直後のポップアップ表示によって、送信先アドレスや本文、添付ファイルの確認を促すものは、ヒューマンエラーの発生を防止するために役立ちます。また、全てのメールを送信する際に誤送信防止画面が表示される場合、慣れによって誤送信防止機能が形骸化するリスクも生じてきます。このようなリスクを軽減するためには、誤送信の発生する危険性を自動判別して、リスクが低い場合には確認画面を表示せず、再確認が必要な場合にのみ画面表示を行う機能を備えているシステムを活用するのも良いでしょう。その他に、あらかじめ設定したワードを含むメールを送信しようとした場合、ポップアップ画面が表示され、誤送信を防止するよう利用者に意識啓発を行うシステムも存在します。このようなシステムの導入によって、強制的にリスクを軽減することが可能です。

メール誤送信や内部不正による情報セキュリティ上の問題と、未然防止のための対策

企業にとって、自社の取り扱う製品や特許などに関する情報をメールで送信するに際して、スタッフが送信先を間違えると、第三者に対する情報漏洩のリスクが生じてきます。また、内部の人間による不正がはたらかれた結果として、情報セキュリティにかかわる事件が発生する可能性もあります。近年では、そうしたメール誤送信・内部不正が原因となって、会社の事業を根幹から揺るがすような問題にまで発展した事例が報道されています。さらに、自宅で業務を行うことを目的として、社内の情報を無断で持ち出そうとしたスタッフが、自宅にあるパソコンのメールアドレスとは異なるアドレスにメールを誤送信し、社内情報が外部へ流出してしまうというケースも存在します。

そのように、メール誤送信や内部不正によって情報セキュリティ上の事件・事故が発生するのを未然に防ぐためには、社内のスタッフに対する教育と、新たなシステムの導入・運用という双方向の対策を講じる必要があります。その内、新規に導入するシステムとしては、メールの誤送信防止・自動暗号化という機能を搭載したソリューションもあるので、気になる方はチェックしてみると良いでしょう。中でも、メール誤送信防止の確実性が高いシステムは、安心感を持って利用することができます。また、システムを導入するにあたっては、負担することになるコストや、導入後に運用する際の利便性もチェックポイントになります。中でも、初期費用が少なくて済み、導入後の使い勝手が良いシステムは、日常的な業務に支障をきたすリスクが低いというアドバンテージがあります。

導入するシステムを選ぶに際してのチェック事項

メール誤送信・メール自動暗号化の機能を備えたシステムの中には、人間工学の考え方を採用し、直感的な操作を実現したシンプルなインターフェースのものも存在します。また、現在使用しているメールの環境を変更せずに利用することのできるシステムは、導入・運用する際のハードルが低くなります。

そのようにして、新たなシステムを導入しても、それだけでは、メールによる情報漏洩への対策が充分とは言えません。こちらの対策を万全なものとするためには、ユーザに対する意識啓発と、システムによる制御という2種類の方法を、バランスよく実践することが重要になります。

具体的には、メールを送信するのに先立って、送信内容を再確認するよう、利用者の意識を啓発することが大切です。また、メール送信に際して、指定のルールによる添付ファイルの暗号化や、上司の事前承認など、ルールの統一化をシステム上で制御することもポイントになります。

そして、メール誤送信防止・自動暗号化のためのシステムを提供する業者の中でも、豊富にラインアップされた製品の中から、一人ひとりの顧客の適性やニーズ、希望条件に合ったものを選ぶことのできるところは、幅広い活用シーンが見つかることでしょう。また、クラウドタイプのサービスも提供している業者は、さらに多彩なシーンで活用することができます。その他に、永年ライセンス・年間サブスクリプションを用意し、任意に選ぶことのできる会社も、便利に使用することが可能です。

その他のお役立ち情報はこちら

ビジネスシーンにおいては、メールの送信者がうっかりミスを犯すと、企業に対して致命的なダメージを与えるほどの事態に発展するリスクも生じてきます。そのようなリスクを回避するためには、「社外に対してファイル添付メールを送信する場合、パスワードによって暗号化の処理をほどこす」といった運用上のルールを策定しているケースもあります。ただし、そのようにして作成したルールも、あらゆる場面で徹底することが難しく、ヒューマンエラーが発生しているというのが現状です。

メール誤送信を防止するための対策としては、利用者に対する意識改革と、人的ミスを防ぐためのシステム導入という、双方向の対策を講じる必要があります。例えば、重要なメールを送信する場合、事前に内容を再確認させる機能を搭載しているシステムを利用すれば、利用者への意識啓発を行うことが可能です。また、メール送信に際する運用上のルールを、システムによって制御する機能を備えたシステムは、メール誤送信から社内の情報が外部に流出するリスクを回避するために役立ちます。

メールを送信するにあたっては、宛先のアドレスや、本文の内容を間違えるなど、単純なミスが思わぬ大問題に発展することもあり得ます。それらのミスを防止するためには、送信するに先立って、利用者に再確認させる機能を搭載したシステムを導入するのもおすすめの方法です。また、一定の条件を満たすメールは、上長へ自動的にBcc送信したり、条件に合致したメールの送信を一定時間保留できる機能を備えたシステムも、利用価値が高くなります。

メールのセキュリティ対策が、コンピューターウイルスの感染防止に繋がります

迷惑メールやコンピューターウイルスの対策を万全にしたいと考えている企業も多いでしょう。大量の迷惑メールが届いてしまうこと自体、対応が非常に面倒であり、従業員への負担が増しますし、重要なメールが埋もれてしまうといったことも考えられます。中には、コンピューターウイルスが付加されている危険なものもあります。

添付ファイルを開いただけでウイルスにかかってしまうものまで存在しており、従業員がうっかり添付されたファイルを開いてしまい、会社全体のネットワーク環境がおかしくなってしまうという最悪のケースもあり得ます。コンピューターウイルスは厄介なことに、一度感染してしまうと、修復することが難しく、素人ではお手上げ状態になりがちです。迷惑メールによるさまざまな弊害は、パソコンを使用する機会が多い企業や、多くの顧客や関係組織とネットワークでつながっている企業にとっては死活問題でしょう。

迷惑メールの大量受信を防ぐために、またコンピューターウイルス感染のリスクを減らすために、万全のセキュリティ対策が必要です。コンピューターウイルスにかかってからでは遅くなってしまいます。事前の対策が重要ですから、「怪しいファイルを開かなければ大丈夫、うちのパソコンはウイルスになんてかからないだろう」という考えはあまり好ましくありません。

最近では、情報通信ネットワークに関する各種サービスの提供を行っている会社が、フィルターシステムや、ウイルス対策ツールといったセキュリティ対策を各企業に提供しています。対策をまだしていない、セキュリティ対策をより一層強化したいという企業は、後悔する前に今すぐ行動することが大切です。

メールのセキュリティ対策は、受信する際はもちろん送信する際も有益です

会社や個人のパソコンを守る、情報通信ネットワーク関係会社が提供しているセキュリティ対策にはどのようなものがあるのでしょう。近頃、大学や通信教育の現場でもよく見受けられるログオンパスワード付スクリーンセーバーや、ウィルス対策ツール、ウイルス定義ファイルの自動更新システム等はいまやお馴染みで、ご存知の方も多いでしょう。

形を変えるコンピューターウイルスに対して有効的な、ウィルス定義ファイルを最新化できるシステムもありますし、送受信メールサーバにウイルス対策を導入することで、ウイルス感染をチェックしたりすることもできます。最近のセキュリティ対策としておすすめしたいのは標的型メール対策と、誤送信防止、自動暗号化システムです。攻撃パターンが増加、巧妙化している迷惑メールに対し、ウイルスが付加されている疑いがあるものを自動的に隔離し、受信者に注意喚起の画面を表示します。

また、定期的な標的型攻撃の訓練により受信者の標的型攻撃に対する意識を高め、攻撃を未然に防止します。分かりやすく機能を説明すると、ウイルスが添付されている可能性のあるものが届いた際に受信者に警告を出すことができる、不審な内容のものを自動で隔離できる、訓練用の疑似メールを送り受信者に注意を促すことができる、というものです。受信する側の対策はもちろん重要ですが、自分の会社からも相手方にとって迷惑となるような誤送信や、うっかりでは済まされないような情報漏洩は避けたいところです。

そんな時に利用してほしいセキュリティ対策が、誤送信防止・自動暗号化システムです。送信内容について再度確認を促すツールが表示されるシステム、そして送信時の指定したルールによって添付ファイルを暗号化したり、上司の承認がなければ送信できないようにするなど送信時のルール設定やシステムでの制御が可能です。受信する際の安全性の確保だけでなく、送信する際の安全性にも配慮して初めて万全のセキュリティ対策と言えます。

高い費用対効果を発揮するメールセキュリティ対策

情報のセキュリティ対策は実際に大手企業、航空会社、金融機関といったさまざまな分野で導入されており、コンピューターウイルス感染や情報漏洩といった弊害のリスクを減らし、高い費用対効果を発揮しています。

セキュリティ対策を導入している企業には、いろいろな実益がもたらされています。受信する際にしっかりとセキュリティ対策をしていれば、社員が受信前に迷惑メールかそうでないかを判断することできます。その結果、情報システム部への問い合わせを大幅に削減することができるため、従業員の負担を軽減することに繋がります。

日常業務で発生する情報漏洩を未然に防止できる誤送信対策を導入していれば、従業員が安心して相手先との取引を行うことができ、業績アップに繋がることでしょう。受信対策と誤送信対策は併用することもでき、併用したほうが効率的です。まだセキュリティ対策を導入できていない方や、受信する際の対策しかしていないといった方は、情報通信ネットワーク各種サービスの提供元に問い合わせてみると良いでしょう。

メール誤送信のリスクについて

メールはプライベートだけでなく、企業の中にも利用している人が多いです。その理由は利便性が高いからです。例えば差出人を複数設定することができるので、同時に数多くのクライアントに一斉送信することができます。そのため、伝達の手間を少なくすることが可能です。また、受信した相手は内容を見返すことができます。特に企業ではクライアントからの要求を受けることがあります。要求の内容が複数ある場合、電話でそのような内容を聞くと最後まで要件を正確に伝えることが難しいです。要件が伝わっていないとクライアントに迷惑をかける可能性があります。メールであれば見返すことができるので、伝えられた内容を忘れてしまっても受信ボックスを開けて後で見返すことで内容を再確認することができます。

このように様々な利点がありますが、使い方を間違えると企業はリスクを背負うことになることも事実です。リスクは誤送信によって発生します。基本的に企業では様々なクライアントなどにメールをする機会が多いです。また、共同でプロジェクトを進めることもあるので、協力してプロジェクトを行っている企業の社員に情報を伝達しなければならない時もあります。対応する人の数が多いので、誤って送信先を間違えて送ってしまう可能性があります。企業が送信する内容は外部に漏れると困るケースもあるので、誤送信によってリスクを受けることがあります。ではリスクにはどのようなものを挙げることができるのでしょうか。

リスクの一つとして挙げられるのが顧客からの信頼の低下です。信頼が低下すれば当然その企業が提供するサービスなどを利用してもらうことができなくなるので、売上の低下に繋がる危険性もあります。その他にもブランドイメージのダウンを挙げることができます。特に商品開発をしている企業では自社ブランドで何かの商品を販売することもありますが、誤送信により社会的な信頼の低下にともなってブランドイメージが低下してしまう可能性もあります。

このように誤送信によるリスクは複数挙げることができるため、企業の中には誤送信を防止する目的で誤送信防止の製品の導入をしている人も多いです。この製品を導入することでこれらのリスクを少なくすることができ、社員のメール送信によって企業が信頼を失ったり、ブランドイメージがダウンしたりしてしまわないような対策を施すことができます。

メール誤送信防止製品の機能について知る

実際にメール誤送信防止製品には様々な機能が搭載されていて、機能を知ることで会社が導入するべき製品かどうか判断することができます。

機能の一つとして挙げられるのが添付ファイルにパスワードをかけられることです。添付ファイルを普段から使った顧客とやり取りをする企業も多いです。例えば請求書や依頼書などをを添付すればメールに記載しなくてもファイルを添付するだけなので、送信の手間を少なくすることも可能です。しかし、請求書や依頼書は比較的重要な書類になるので、誤送信をしてしまうと企業が受けるダメージは少なくないでしょう。製品を導入すれば自動で添付ファイルにパスワードをかけることができるので、誤って送信してしまった時も相手は開封できず情報漏えいを未然に防ぐことができる可能性があります。

管理者の中には添付ファイル一つ一つにパスワードをかければそのような製品を導入しなくても対策ができるのではないかと考える人もいますが、社員の中で定着しない可能性があります。定着しなければ社員の中にはパスワードをかけずに添付ファイルを送信してしまう人も多くなるので、結果的に情報漏えいを防止することができなくなる可能性があります。製品を導入すれば自動で添付ファイルにパスワードをかけることができるので、面倒だと思う社員が少なくなることが期待できます。同時に添付ファイルのパスワード化が社内で定着させることができるでしょう。

メール誤送信が防止できる製品の選び方のポイント

現在ではメール誤送信を防止できる製品が数多く販売されているので、製品選びに躊躇する人も少なくありません。選び方のポイントとしては使いやすい製品であるかどうかです。使いにくい製品を導入すれば、その製品に慣れるまでに時間がかかるので業務非効率化が懸念されます。特に企業の中にはメールのやり取りが多いところもあるので、使いにくいと残業などをしなければならない社員も増えることが予想されます。まずは使いやすさを検討してみましょう。

その他のポイントとしては様々な環境に対応することができるかどうかです。様々な環境に対応することができれば多くの企業が製品の導入を行うことができる可能性があります。選ぶ際には導入実績などの確認もしましょう。導入実績が多ければその分安心して利用できると考える人も多いです。実際に数多くの企業に導入して誤送信をしないようにサポートしている製品も少なくありません。

システムを導入すればメール本文と添付ファイルを暗号化できる

いまや企業の中でメールを使用してないところは少ないでしょう。現在ではパソコンだけでなく、スマホやタブレットでも送信することができ、メールは私達の身近の情報伝達をする手段の一つです。メールがあれば電話では伝えづらいことも容易になることがあります。例えば、手順などを電話で説明する場合、後々になると聞き手は忘れてしまうこともありますが、メールを利用すればそのデータが蓄積されているので、後で見返して手順を確認する、といったことも可能になります。

このように利便性が高いので、企業の中にはクライアントや社員の間で情報伝達をする時に積極的に使用している人も多いですが、企業の中にはセキュリティに懸念を抱く人は少なくありません。メール本文には様々な情報を記載することになります。例えばクライアントの情報を送信したり、仕事の依頼をメールで行うこともあります。さらに役員同士のメールにおいては会社の経営に関わる情報を送信する機会も少なくないでしょう。もしこのような情報が流出すれば企業が受けるダメージは大きいです。メール本文が第三者に見られる可能性は低いのではないかと考える人も多いです。例えばハッキングなどを受けなければ被害に遭うことは少ないと考える人もいます。しかし、情報が外部に流れる危険性はあります。それが誤送信です。

誤ってメールを送信してしまう機会は少なくありません。また、メールはメール本文だけでなくファイルを添付することも可能です。

請求書や見積書などが添付されているメールを知らない人もしくは違う相手に送ってしまうことで情報漏えいに事故につながってしまいます。これらの問題を解決するためにシステムを導入して暗号化している人も多いです。システムを導入すれば添付ファイルを添付した時に自動でZIP化され、さらに暗号化されるのでもし万が一ターゲットが違う相手にメールを送信した時も情報を知られる心配が少ないです。暗号化はメール本文にも行うことができるので、情報漏えいを防げる可能性があります。

誤送信を水際で防止する機能

システムを導入することで添付ファイルとメール本文の暗号化ができる機能を利用することができますが、その他にも水際で誤送信を防止する機能も存在しています。それはメール送信をする際にメール内容の確認画面がポップアップ表示されることで誤送信を防ぐ機能です。例えば、メールを送信する時は送信先、メール本文と添付ファイルを送信者が付け加えます。例えば送信先はドメインごとに表示することで一目で送る相手を確認できるので、誤送信を防ぐことができる可能性があります。また、メールを送信する時は今までメールを送信したことがない相手に送る機会もあります。例えば初めて自社のサービスを利用するクライアントや、新入社員などです。そのような初めて送る相手のドメインに関しては赤色表示やツールチップでお知らせすることで、誤送信抑止を期待できます。

メールを送信する度に内容確認のポップアップが出ることが好ましくないと感じる人は社内アドレスを送る時はその機能を省略することができるので、幅広い企業のニーズに合った機能を提供してくれます。添付ファイル誤りは送信内容の確認画面から確認することができるので、確認をして送信すれば抑止につながります。さらにメール送信内容の確認画面の最後には送信してもいいのか再度チェックを促す項目が設けられてます。例えばメール本文にパスワードが含まれていることを知らせてくれます。このようにメール送信内容の確認画面のポップアップで知らせてくれることで水際で誤送信を抑止できる可能性があります。

メール誤送信のシステムの選び方

添付ファイルやメール本文暗号化を検討している人の中にはどのような業者を利用しようか迷っている人も多いです。選び方は、まず導入事例を確認をします。導入事例の中に既に利用している企業が掲載されており、システムの販売を行う業者の中には日本でも有名な企業が既に導入しているところもあります。そのような業者を選択すれば安心して利用できると考える人もいるでしょう。

その他にも業者を選ぶ時は製品のシェア率を確認します。もし、シェア率が高い製品であれば既に利用している方が多いので、導入する際の不安を少なくできます。現在製品販売を行う業者の中にはカタログの提供を行っているところがあります。もし複数の候補で悩んでいる人はカタログ請求をしてそれぞれの業者が販売する製品の特徴などを知った上で購入をしましょう。

メールの情報セキュリティを強化する方法をお探しの方へ

企業の担当者として、メールの情報セキュリティを充実させる仕事を任されているという方もいるでしょう。そのような場合には、誤送信防止や自動暗号化に関する理解を深めておくことが大切です。これら2種類の対策を同時に講じることにより、会社全体のセキュリティレベルをさらに高めることができるでしょう。

現代のビジネスシーンにおいて、メールは、重要なコミュニケーションツールの一つとなっています。メールは、便利に使用することができる反面、使い方を誤ると、思わぬトラブルを引き起こすリスクが生じてくるので、注意する必要があります。例えば、送信者がうっかりしてミスを犯しただけでも、会社にとって致命傷となるほどの問題にまで発展する可能性も存在します。そのようなリスクをはらんだ状態のままでは、安心して日常業務に取り組むこともままならないので、早急に然るべき対策を講じる必要があります。ただ、社内のスタッフに対して「社外へ送信するメールにファイルを添付する場合、パスワードを設定する」など、運用上のルールを定めても、ヒューマンエラーが発生すると、完全な対策を講じるのは難しい状況にあります。

そうした問題を解決するためには、利用者に対する意識の啓発と、ヒューマンエラーを防止する機能を果たすシステムの導入という、双方向の対策を講じることがポイントになります。世の中には、そのような機能を搭載したシステムを提供してくれる業者も存在するので、そういった業者に依頼することも検討してみるといいでしょう。

誤送信防止・自動暗号化の機能を搭載したシステムについて

会社の情報セキュリティを強化するためには、先ほども述べたように、利用者の意識啓発と、人的ミスを防止するシステムの導入という両面から対策をすることが重要です。そのような機能を搭載したシステムの例として、重要なメールの内容を利用者に再チェックさせ、意識啓発を行なうほか、システム上における運用ルールの制御によって誤送信による情報漏洩を防止するものもあるので、利用してみる価値はあるでしょう。

ビジネスの場面においては、見積書を送る相手先の会社を間違える、本文の内容を誤って作成するなど、送信時の単純なミスが、思わぬ大問題になってしまうリスクもあります。それらの問題を未然に回避するためには、送信するに先立って、メールの内容を再度チェックすることが大切です。また、添付ファイルを自動的に暗号化することで、ヒューマンエラーによる情報漏洩のリスクを回避することが可能となります。

次に、導入するシステムを探すにあたっては、監査にも対応しているものを選ぶのもおすすめの方法です。例えば、プライバシーデータを含む添付ファイル付きメールなど、特定のメールを送信する際に上長をBccに自動追加したり、運用ルールの基準を満たさないメールを強制的に破棄したりする機能を搭載しているシステムも存在するので、チェックしてみることをおすすめします。また、メールを簡易的にアーカイブする機能も搭載したシステムは、さらに幅広いシーンで活用することが可能になります。

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この先、自社の情報セキュリティを充実させたいと考える場合には、メールの誤送信防止・自動暗号化に加えて、標的型攻撃対策のシステムを同時に利用することによって、さらに強力な対策を講じることができます。また、利用者にメールの再チェックさせる場合には、誤送信のリスクが高そうなものに限定することで、再確認の重要性を認識させることが可能です。

ビジネスシーンにおいては、一人のスタッフがミスを犯しても、個人の問題では済まされず、所属する企業に責任が求められるケースが存在します。そのように、最初は些細なミスであっても、企業の存続にかかわる大問題に発展するリスクも生じてくるので、気をつける必要があります。例えば、社員がミスを犯したことで、顧客との信頼関係が崩れ、売り上げの減少につながり、責任者の減給や更迭、懲戒解雇という事態を招いたり、社会的な信用度が低まり、ブランドイメージの低下につながったりするリスクも存在します。

次に、導入するシステムを選定するにあたっては、使い勝手の良さもチェックポイントになります。中でも、直感的な操作を行なうことができるよう、配慮がなされたシステムは、初心者にとっても使い勝手の良いものとなるでしょう。例えば、メールの送信ボタンを押した直後に、送信内容の確認画面がポップアップ表示されるシステムもあります。こちらは、通常のメール送信時とほとんど変わらない操作性で、誤送信防止の機能を使用することができるシステムです。このシステムでは、宛先や本文の内容などを確認するために、ユーザーが能動的・自発的にアクションを起こす必要がないので、ヒューマンエラーの発生するリスクを回避することが可能になります。

この先情報セキュリティの強化を希望する方へ

情報セキュリティを強化したいと考えるのであれば、標的型攻撃による被害と、それを防止するための手段にも気を配ることが大切なファクターとなります。こちらは、特定のユーザーに狙いを定めてメールを送信し、ウィルスに感染させてパスワードなどの情報を盗んだり、初めのターゲットを踏み台にして、別のサーバーなどに攻撃を加えたりするものになります。このような場面で送信されるメールは、ビジネスに関するものに見せかけた非常に巧妙なものなので、受信したユーザーは、思わず開封してしまい、添付ファイルやURLリンクのページを開いて、マルウェアに感染してしまうリスクが存在します。

そうした被害を防止するための手段は、アンチウイルスソフトで講じることも可能ですが、実際のところ、パターンファイルの更新がついていかず、対策が間に合わないケースが多い状況にあります。そのような事情から、受信したユーザー自身も知らず知らずのうちにマルウェアに感染すると、さらに被害が拡大してしまうリスクが生じてくるので、注意する必要があります。

この先、標的型攻撃対策の検討するにあたっては、技術的・人的の双方向から対策を講じることがポイントになります。たとえ標的型攻撃が行なわれたとしても、サーバー側でブロックすることができれば、受信者が被害を受けることはありません。とは言うものの、実際には、攻撃のパターンが増加し、たいへん巧妙になってきているために、パターンファイルを作成してサーバーに設定しても間に合わないことも多く、対策が難しい状況にあります。

標的型攻撃の被害を防止するための方法

標的型攻撃のターゲットにされると、ウイルスに感染してパスワードなどを盗まれたり、添付ファイルやURLリンクからマルウェアに感染したりするリスクがあります。それらの被害を防ぐために、パターンファイルをサーバーに設定しても、攻撃の手口が増加・巧妙化しているために、手遅れになることも多いというのが現状です。このような問題を解決するためには、標的型メールの疑いがあるメールを受信すると、それを自動的に判別・隔離して、受信者には注意喚起のための画面を表示するシステムを導入するのも選択肢の一つになります。また、標的型攻撃への対策を定期的に訓練することで、受信者の意識を啓発し、被害を未然に防止する機能を搭載したシステムも存在します。

そして、サーバに導入するシステムとクライアントにインストールするシステムでは、システムに搭載されている機能にも違いがあるので、それぞれの特徴を把握した上で、社員の適性やニーズ、希望条件に合ったものを選ぶことが大切です。その内、サーバタイプは、その名の通り、サーバーに導入するものになります。また、クライアントタイプは、クライアントの端末にインストールするだけで使用することが可能になります。その他に、クラウドを活用したサービスを提供している業者も存在しています。

また、永年ライセンスと年間サブスクリプションの内、いずれかを選択することのできるシステムもあります。こちらは、選択するプランによって価格設定に違いがあるので、あらかじめチェックしておくと安心です。

対策用のシステムに搭載されている機能について

この先、標的型攻撃の被害を受けて、パスワードなどを盗まれたり、添付ファイルやURLリンクからマルウェアに感染したりするのを防ぐためには、不審なメールを受信した時の警告や隔離、利用者の訓練を目的とした疑似メールを送信する機能を搭載したシステムを導入するのもおすすめの方法です。

それらの機能の中で、不審なメールの隔離については、どのような条件で行なわれるのかも理解しておくと良いでしょう。こちらは、受信したメールの評価を行なった結果、送信者ごとの過去のパターンとは異なる情報が発見された場合や、一般的な標的型攻撃の特徴が見つかった場合に、隔離されることとなります。また、評価は、送信元やメールソフト、初めての受信、経由国、送信ドメイン認証、添付ファイルの拡張子、添付ファイルRLO、添付ファイル二重拡張子、添付ファイルアイコン偽装などの条件によって行なわれます。

次に、疑似的に標的型攻撃を行ない、利用者の訓練を行なう方法についても、理解を深めておくのがおすすめの方法です。こちらについては、訓練用のメールを配信する必要はなく、攻撃があったように見せかけてメールの隔離通知を出し、ユーザーの注意を喚起して、訓練を実施することが可能になります。また、標的型メールを模して作成した訓練用のメールを実際に送信し、対応のしかたを訓練するというスタイルのサービスもあります。その他に、標的型メール対策と、メール誤送信対策のシステムを併用すれば、送信・受信の両面において、利用者への注意喚起を行なうことが可能になります。

自社のセキュリティシステムを強化したいと考えている方へ

会社のセキュリティ対策を講じるセクションに所属しているという方もいるでしょう。そのような場合には、メールの誤送信防止・自動暗号化システムに関する情報も収集しておくことが大切です。例えば、多数のクライアントのインシデント情報を収集し、それを元にしてメールを誤って送信する人の行動パターンを分析して防止策を講じ、さらに人間工学の考え方を採用したセキュリティソリューションも存在します。こちらの中には、情報セキュリティソリューションの中でも、内部漏洩防止型ソリューションの市場において、多くのシェアを占めているものもありますので、気になるという方はまずチェックしてみると良いでしょう。

昨今では、企業に所属するスタッフが、自社の製品や特許などに関する情報をメールに記載して送信するにあたり、相手先を間違えて第三者に送ってしまい、情報が漏洩する事例や、会社内部の人物が情報セキュリティの分野で不正をはたらき、事件を起こして自社の事業を根幹から揺るがすような事態にまで発展するケースが報道されています。また、自宅で業務を行なうことを目的として、社内の情報を無断で持ち出すにあたって、会社のメールアドレスとは異なるアドレスに送信することにより、社外へと情報が流出してしまうという事例も存在します。

それらの誤送信や、社内のスタッフによる不正による事件・事故を未然に回避するためには、社員に対する教育を強化するほか、メールの誤送信を防止する機能や、第三者によるクロスチェックが可能な機能を搭載したシステムを導入し、運用する必要があります。

メールの誤送信防止・暗号化のためのシステムについて

会社の担当者として、セキュリティ対策を講じるのであれば、メールの誤送信防止・暗号化の機能を搭載したシステムを導入するのも選択肢の一つです。こちらは、日常的なビジネスシーンの中で、メールの送信時に情報が漏洩するのを未然に回避することを目的として開発されたソリューションになります。

そのようなソリューションの中でも、誤送信を防止する精度が高いものは、安心して利用することができます。また、そうしたシステムを導入したいという気持ちはありながらも、業務に支障をきたすリスクのことを心配して、実際のアクションが起こせないでいる方も少なくないのではないでしょうか。こちらの問題を解決するためには、イニシャルコストを低く抑えて導入することができ、運用をスタートした時点から使い勝手の良いシステムを選定することがポイントになります。また、人間工学の考え方を採り入れたシンプルなインターフェースで、直感的な操作を行なうのに適しているものも、導入効果が高いと言えます。そして、システムを導入するにあたって、従来のサーバー環境を変更する必要がないものは、便利に使用することが可能になります。

システムの導入にあたってのチェックポイント

メールのセキュリティ対策を強化して、会社の情報が漏洩するのを防ぐためには、システムを導入するだけでは十分とは言えません。そのような場面では、利用者に対する意識啓発と、システムの運用を双方向から実践し、バランスを取ることが重要なポイントとなります。

例えば、メールを送るにあたって、誤送信を未然に防止するためには、送信する前に内容を再度確認するよう、利用者に対する意識啓発を行なうことが大切です。また、送信する際には、指定したルールに従って添付ファイルに暗号化の処理を施したり、上司が承認するまで送信しないなどの統一したルールを設定したりするために、システムによる制御を行なうことが大事になります。

また、誤送信を防止する機能を搭載したシステムの導入を検討するにあたっては、メール送信前に表示される確認画面の表示方法もチェックポイントになります。例えば、誤送信の発生するリスクをシステムが自動判別し、リスクが低い時には画面を表示せず、ハイリスクで利用者による確認が必要となる場合に画面を出す設定にすることが可能なものも存在します。こちらは、利用者のヒューマンエラーによって操作時のミスが発生する前に、抑止効果をはたらかせることが可能になります。そして、送信前の確認画面を一切表示しない設定や、「社外へのメール送信時のみ」、「ファイルを添付する時だけ」など、特定の条件に該当する場合に表示する設定を行なうこともできるシステムは、さらに幅広いシーンで活用することができます。

次に、メールをホスティングしている場合にも、特定の条件を満たしていれば、導入・運用することのできるシステムもあります。ただし、こちらの利用条件をすべて満たしていても、評価版で試用してから導入について検討することをおすすめします。また、サーバータイプの他に、クラウドタイプのサービスも用意している業者であれば、さらに多彩な活用シーンが見つかることでしょう。

メールの誤送信による情報漏えい

情報漏えいの原因の約8割は内部の人間によるものだと言われており、その中でも一番多い物は、実は誤送信による情報漏えいです。添付ファイルや、宛先を間違えて、本来送るつもりのない相手や送るつもりのないファイルを送ってしまった場合や、複数の人に同報メールを送る際に、BCCではなくCCを使ってしまい、アドレスが流出するといった場合があります。

メールや添付ファイルの暗号化やパスワード設定を行ったり、送信前の再確認を行うことで、被害を減らすことはできますが、頻繁にメールを用いる場合、毎回手動でパスワードを設定するのは手間ですし、ヒューマンエラーをゼロにすることはできません。

最近流行の標的型攻撃メール

会社内部のミスによる情報漏えい以外では、外部からの攻撃による情報漏えいがあります。以前は不特定多数を狙ったマスメール型が主流でしたが、最近は、特定の企業、特定の情報を狙った標的型攻撃メールが増えてきています。この標的攻撃型メールによる情報漏えいで有名な物が、2015年におこった、日本年金機構の情報漏えいです。

標的型攻撃メールは、特定の攻撃手法を持つわけではなく、むしろ、標的に攻撃を成功させるために、ありとあらゆる手法を使ってくるため、従来のウイルス対策ソフトでは、ほとんどシャットアウトできません。そもそも、日本語がおかしいなどの程度の低い標的型攻撃メールであれば、比較的簡単に区別できますが、文章に違和感もなく、関係機関や取引先を装ったものであれば、よほど注意深く観察しなければ発見は難しいでしょう。中には、関係機関や取引先からメールを盗み出し、その文章を流用してくるケースもあります。こうなっては、事前に発見するのはほぼ不可能です。このため、本来の攻撃目標を攻撃するための準備として攻撃される場合もあり、中小企業で大した情報は持ってないから、攻撃をうける心配はないとはいきません。

従来のウイルス対策ソフトには引っかからず、なりすましのメールかどうかの判断を、受信者に任せていては、ヒューマンエラーも起きますし、そもそも見分けが困難であるため、対策としては不十分です。また、標的型攻撃メールは、数ヶ月から、長い場合は年単位をかけて、1つの標的に対して、手を変え品を変え攻撃を仕掛けてきます。送られてくるメールは全て無視するなどの手段をとればともかく、そうでもしない限り、全てのなりすましメールを受信者がさばききることは、ほぼ不可能です。最近は、対策ソフト等も進化しており、過去にあった標的攻撃型メールの手口には対応してきていますが、日々新しい攻撃手法が見つけられ、対策が追いついていないのが現状です。そのため、標的型攻撃メールの標的になった時点で、攻撃を受けることは避けようがないといわれることもあります。

メールのトラブル対策にメールセキュリティ

上記のようなメールトラブルに対応するため、ウイルス対策ソフトとは別に、メールセキュリティソフトというものがあります。

誤送信防止の為のメールセキュリティソフトの中には、設定に応じて送信時に誤送信防止の確認画面を出す、暗号化やパスワードの設定を自動で行うなどの機能があるものもあります。メールを送る際、第三者の許可が必要なシステムや、特定の条件に該当するメールを上司やシステム管理者にも自動で送信するシステム、送信メールをサーバーに一時的に保存し、不正なメールであれば、それを追跡するシステムなどもあります。

標的型攻撃のメールセキュリティソフトは、受信メールを過去のメールと照らし合わせ、受信メールに不審な点があった場合は、そのメールを隔離すると同時に不審点をリストアップ、その後受信するか否かを選択させることによって、ヒューマンエラーを減らしてくれるものがあります。また、管理者が訓練用に擬似の標的型攻撃メールを送り、その際の受信者の対応を集計し、受信者のメールセキュリティ意識を高める訓練を行うことの出来るシステムや、メールに記載されているURLや添付されているファイルを、あらかじめサンドボックスで開封し、安全を確かめるシステムなどもあります。

前述のように、執拗な標的型攻撃メールの攻撃から逃げ切るのは、ほぼ不可能であるという前提の下、攻撃をかわすための入り口の対策だけでなく、攻撃を受けた後の被害を最小限に抑えるための出口の対策もあります。例えば、攻撃された後の情報の流出を防いだり、攻撃を受けたマシンを踏み台にして他のマシンへ攻撃されるのを防ぐため、外部への通信を制限したり、操作ログを保存して不審な操作がないかを確認することが出口の対策になります。もし、情報が流出してしまったときも、いつ、どんな情報が、どこに、どれだけ流出したかを追跡することが出来れば、その後の対応がしやすくなるため、これも出口の対策と言えるでしょう。また、システム面の対策だけでなく、利用者に標的型攻撃メールの対策訓練を行ってくれるサービスもあります。

メール誤送信による情報漏えいリスクについて

現在日本経済を支えている多くの企業はIT技術を取り入れています。従来では書類として扱っていた情報を全てデータ化した企業も少なくありません。また、クライアントや社員間のやり取りも一昔前は電話やファックスを用いるのが一般的でしたが、現在ではメールサービスが充実しているので、会社でも連絡手段として活用している人は少なくありません。メールを活用することで直接的に話をしなくても相談に乗ることができたり、アドバイスをすることが可能です。また、電話で伝えにくい情報もファイルを添付することで容易に情報共有ができる可能性があります。

このように利便性が高いので活用している企業も多いですが、メールでのやり取りに対して不安を抱いている企業も少なくありません。その不安の一つとして挙げられるのがメール誤送信です。メール誤送信とはメールを送る相手を誤って送信してしまう、または伝える内容を間違えて相手に情報を届けてしまうことです。一般的に誤って送信をした時には、再度メールを送信して間違ってしまった旨を報告、謝罪するのが一般的です。基本的にこのように適切な対応を取ることで相手に不快感を抱かせることは少なくなりますが、既に情報を伝えてしまっているので、情報漏えいリスクに対して懸念する企業は少なくありません。

実際にメールでプロジェクトの内容を話し合う企業も多いです。更に企業の中には資料を添付して送信することもあるので、間違えて送信をすれば多くの情報を漏洩してしまう可能性があります。基本的に悪用する方は少ないですが、もし万が一不特定多数の人に知られれば企業側だけでなく、共同でプロジェクトを進めている企業などにも迷惑をかけてしまう恐れがあります。

企業の運営者の中には重要なデータのやり取りやプロジェクトの内容に関する話し合いに関しては電話で行うことを検討している人も少なくありませんが、既にメールは企業間のやり取りにはおいては不可欠なツールとなりつつあるので、メールでの連絡を少なくする、できる限り利用しないようにすると企業とのやり取りがスムーズに行うことができない可能性があります。そのため、メールを使い続けたいと考えている企業の中には情報漏えいリスクなどを減らす目的でメール誤送信をできるだけ少なくできる製品の導入をしているところがあります。

メール誤送信対策の製品の機能について

実際に日本の製造業や、情報システム業を営んでいる企業の中には既に導入しているところも少なくありません。ではメール誤送信対策ができる製品にはどのような機能が搭載されているのでしょうか。

機能の一つとして挙げられるのが、人間工学を取り入れた送信確認画面で送信内容を再チェックしてから送信が可能になる機能です。基本的に企業においてはメールを複数の相手に送信する機会があります。一度に多くの送信先にメッセージを送ることができるので、情報共有の際の手間が少なくなります。しかし、一度に多くのメールアドレスを送信先として入力するので、そのメールアドレスの中には情報共有が必要ない人のアドレスが含まれていることもあります。できるだけ送信するメールアドレスの入力ミスを少なくするために、例えば初めて送信する相手には赤色で表示をさせて送信をする時に間違いがないか注意を促すことができます。

また、製品を導入することによって確認をしていない内容に関しては送信できないようにすることが可能になります。例えば添付ファイルなどです。これによって確認を促すことができるので、今までメール送信時の内容の見直しが定着しなかった企業でも、確認を促し社員に定着できる可能性があります。更に添付ファイルにパスワードを設定することも可能です。パスワードの設定に関しては自動化できるので、設定の手間などを削減することができます。このように製品導入を行うことで、メール誤送信の様々な対策を施すことができます。

メール誤送信対策ができる業者を利用しよう

メール誤送信対策ができる製品を導入する時には業者を利用し、利用する旨を伝えるのが一般的です。業者ではホームページなどでお客様の声を掲載して導入後にどのような利点を得ることができたのかを紹介しているとことも多くあります。もしどのような課題を解決できるのか明確に理解できなかったという人はお客様の声から情報を得ることで参考にできる可能性があります。

または業者のホームページから問い合わせすることも可能です。そのため、もし現在課題を抱えている企業は問い合わせフォームや電話相談などで、製品を導入すればどのような課題が解決できるのかをしっかりと確認して導入を決定することも可能です。

メールを誤送信してしまったら？

仕事で大切なメールを送らなければいけない時、同時にいくつもの業務をこなさないといけないという多忙なスケジュールになることは珍しくありません。送信する時は、アドレス帳から宛先を選べば簡単ですが、この時アドレス帳の見間違いで、1つでもズレてしまうと全く関係ない人に、誤送信してしまうことがあります。通常ならアドレスをきちんと確認してから送信しますが、忙しくてバタバタしていると、ついうっかりということもあります。

もしも誤送信してしまったら、気づくタイミングにもよりますが、大抵は先方が間違えていることを知らせてくれるので、この場合は謝罪して破棄してもらうよう伝えます。ほとんどは間違いに気づき破棄してくれますが、重要事項が含まれていて、それをタイトルにもわかるよう記載していると、好奇心から中を見る可能性もあります。見られても問題ないなら構いませんが、絶対に外部に漏らしてはいけないような情報の場合は、送信してしまってからでは取り消しができません。

こういう場合はすぐ先方に連絡を入れ、削除してもらいましょう。万一情報が漏洩してしまった場合は、上司に相談するなりして、対策をとります。間違いは誰にでもありますし、運がよければ送信ボタンを押す前に気づきます。しかし毎回そうなるとは限りませんし、扱う情報量が多いほど、ミスをする確率も多くなる傾向にあります。

絶対ミスをしない人はいませんが、それを確実にするためには、ソフトの力を借りるという選択があります。人では防ぎきれないミスも、ソフトの機能を取り入れることで、ミスを大幅に減らすことができます。もちろんミスは内容にかかわらず、無いに越したことはありません。

メール誤送信をどう防ぐ？

メールの誤送信を防ぐ対策として、大きな企業に取り入れられているのがソフトウエアです。ソフトの種類により機能も違いますが、人の力だけではかなわない対策が可能となります。例えば、宛先を間違えていた場合、本来送らなければいけない相手には届かず、違う相手に届いてしまいます。その内容が他の人に知られてはいけない情報だった場合でも、一度送信ボタンを押してしまうと、取り消しができません。

そうなる前にソフトがミスに気づかせてくれるとしたら、送信してしまってから後悔せずに済みます。ソフトに搭載されている機能はメーカーによる違いはありますが、メール誤送信を防ぐために有効なものが多くなっています。例えば、作成し終わり送信する前に、宛先や内容をもう一度確認するよう促す画面が出れば、見落としていた部分に気づけますからそれほど時間や手間をかけなくとも、ミスを未然に防げます。

宛先と内容、添付ファイルを用意したら、通常はそのまま送信してしまいます。自分で確認していても、ついうっかりということがある以上、ソフトが再確認を促すことで、見つかるミスもあるかもしれません。もちろんミスがなければそのまま送信できますから、業務にも支障はありません。

ソフトにはいろいろな機能がありますが、人では防ぎきれないミスを防ぐことができます。機能が充実しているほどミスを防げる可能性は高くなります。利用する頻度が多いアドレスを指定しておき、重要度が高い場合は自動でCCやBCCを追加することができれば、ミスがあった時に追跡できるので、意外と便利な機能です。

メール誤送信しないための対策ソフト

メールの誤送信は悪意がなくても、うっかりやってしまうことがあります。友達に送るならミスをしても、ごめんねで済みますが、仕事で重要な内容が含まれているような場合は、謝っても対処しきれないことがあります。内容によっては、個人情報や機密事項の漏洩で、損害賠償問題に発展するケースもあります。ミスをしないためには、何らかの対策が必要です。

メール誤送信対策には、ソフトを取り入れるのがおすすめです。搭載されている機能により、使い勝手も変わってきますから、使いやすい物、必要な機能がある物を選びましょう。同じメーカーでも、バージョンによって内容が変わってきますので、本当に必要な機能が何かを見極めることが大切です。

どんな機能が搭載されているかは、メーカーの違いもありますが、例えば送信前にポップアップ画面が表示され、もう一度内容を確認し見直すという機能があれば、ミスを防げます。本来なら送信ボタンを押した段階で、即発信されますから、ミスに気づいても後の祭りです。これを防ぐために、即送信ではなく一定の時間を空けてから自動で送信するという機能もあります。

ソフトを導入すると、全部ソフト任せにしてしまいがちです。ソフトがあっても安心しすぎず、常に見直しをするようにすればそれだけでもミスは大幅に防げます。あれこれとたくさんの機能が付いていると、良いソフトというイメージですがその機能を使いこなさないと意味がありません。いくつか選択肢がある場合は、自分に合ったものを選ぶことが大切です。

メールの暗号化はもはや必須である

メールの暗号化は重要であるといわれた場合、なんとなくその重要性を理解することはできますが、実際にどのような点で重要であるのかを理解している人はそこまで多くありません。

まず、電子メールは送受信にSMTPとPOPが使われています。SMTPとは電子メールを送信するために使用するプロトコルのことです。ちなみに、このプロトコルとはコンピューター同士が通信を行うときに使われる手順や特別な規約などの約束事のことです。つまり、SMTPとは電子メールを送信するために使用する手順や約束事だと思ってください。そしてPOPとは電子メールを受信するために使用するプロトコルになります。これらはメールサーバーへ電子メールを送信および受信するときに使う物です。送信者のパソコンがSMTPでメールを送信すると、メールサーバーがそのメールをSMTPでインターネット上のメールサーバーを経由して受信者のメールサーバーに保存してから、受信者のパソコンにPOPで接続してメールを受信という流れになります。

ここでポイントとなるのがメールをSMTPでインターネット上のメールサーバーを経由するところです。インターネット上を経由するため、そのポイントを狙ってメールをのぞき見ることができてしまう可能性があります。悪意を持った第三者が自分宛てのメールでなくても勝手に取り込んでしまうようになるので、悪用されるリスクが存在するのです。

これらの被害を防ぐためにも必須となるのがメールの暗号化です。メール暗号化はネット上でメールを悪用するために取得しても内容を読み取ることができなくなるので、悪意をはねのけられるようになります。このために役立つのがメール暗号化ソフトです。

実際に悪用されたらどうなるのか

メールを悪用されたらどのような被害が出るのかを考えてみましょう。基本的に、悪用する方法は「盗用」「なりすまし」「改ざん」の3種類があります。それぞれどのような悪用のされ方をするのか、想像してみるとわかりやすいです。

実際に「盗用」だけでも大問題となります。例えば、企業間で行われていたやりとりや企業とお客さまとのやりとりが盗用されて中身を見られていたとします。そうなるとその情報がすべて抜き取られるようになるということです。どういうことかというと、個人情報などがすべて筒抜けになるので、会社の信用問題につながります。今まで散々話題になってきた個人情報流出に関するトラブルですが、このようなところからも発生するようになっています。

実際に個人情報流出が発生すると、メールアドレスや住所などの情報がすべて抜き取られるようになってしまいますので、抜き取られた顧客には多大な迷惑が被るようになります。特に、そのメールアドレスを仕事やクレジットカード等に登録している人の被害は甚大で、最悪のケースではそこからクレジットの不正使用などにつながるでしょう。

申し訳ありませんと謝っている姿を見たところで、お客さま側からすれば怒りが収まるわけもなく、信用度は地に落ちることにつながりかねません。実際にメールアドレスなどの情報が抜き取られたことがある人間としては、あらゆるところに登録してあるアドレスを変更するのは異常なまでの手間暇がかかってしまう場合があるからです。

また、企業において大切なデータをすべて他社にとられてしまった場合も信用失墜につながってしまいますので、こちらも大問題となります。そうならないようにするためにもメール暗号化ソフトなどを使うのが有効でしょう。

それらの悪意から身を守るには必須である

これらの悪意から身を守る方法はメール暗号化ソフトなどを使う方法があります。セキュリティ対策と犯罪者の対立が続く可能性もあり、企業側はそれらの悪意に対抗する手段を常に講じなければなりません。

それでも、メール暗号化ソフトを導入することで別な部分のメリットもありますので、犯罪者対策以外の部分も期待できます。特にありがたいのがメールを誤送信した場合の対策となることでしょう。メールを誤って別の第三者に送信してしまったとしても、受信者は暗号化された文書を読むために必要な鍵を持っていないので中身を見られることはありません。どんなに重要な情報を送信したとしても見られないので「誤って送信してしまったので、消してください」の一言で対応を済ますことが可能です。

また、受信者側のシステム導入がなくても問題はありませんので、これらのソフトを導入すればセキュリティ対策としての負担もお客さま側にはないのです。

それ以外にも、電子証明書が不要なのも大きいでしょう。送信するメールにはデジタル署名をつけることで送信者が誰であるのかを補償することができ、メールの改ざんを防ぐことが可能です。しかし、電子証明書を発行するためのデジタルIDには月額でコストがかかる上、ひとりひとりに必要になるので、人数が多い大企業になるとかなりコストが発生してしまいます。それらを考えるとメール暗号化ソフトを導入することで電子証明書が不要となるのでコストカットができ、安く済ませることが可能となります。

メール誤送信をしてしまった

仕事でメールを送る場合、送り先が大量にあると時々誤送信をしてしまうことがあります。決して故意ではないとしても、そのメールに大切な個人情報や社外秘などが含まれていた場合は、うっかりミスでは済まない可能性もあります。

大量にメールを送る場合は、メインの宛先のTO以外に、CCやBCCを設定できます。CCがメールを共有する時に共有したい相手のメールアドレスを追加します。CCはカーボンコピーという意味で、メインの宛先以外の人にも、同じ内容のメールを送信できます。BCCは、ブラインドカーボンコピーといって、同じ内容のメールを同時に送信したいが、共有していることを相手に知らせたくない場合に使います。BCCに追加した人には、TOやCCの人と同じ内容のメールが送信されますが、TOやCCの人にはBCCの人がいることを伏せておけます。

この設定を間違えるのもよくあるミスです。単なる報告で「完了しました」など、内容がよくわからない場合はミスしたことを謝っておけばいいですが、その中に重要な内容が含まれていた場合は、最悪損害賠償を請求されるケースもあります。こういったミスは決して少ないとは言えません。企業にとっても信用を失う可能性がありますから、リスクは大きいです。メールは送信ボタンを押すと簡単に送れますが、ミスをしやすいのも事実です。

毎日たくさんのメールを扱ったり管理したりする場合は、メール誤送信をしないよう対策をとっておくことが大切です。これを防ぐ方法はいくつかあり、実際に活用されています。添付ファイルにパスワードを付けるという誤送信対策もありますが、それだけでなくメール誤送信を防止するソフトを導入するという方法もあります。

誤送信をしないための方法

メールの誤送信は意外にも多く、そのほとんどが確認ミスです。1日に扱うメールの件数が多いと、ついうっかりということもありますが、中には取り返しがつかない重大なミスにつながることもあります。メールから個人情報や社外秘が漏洩するというケースは意外と多いと言われています。メールはこちらの都合でいつでも送信できますし、受け取った相手も自分の都合でタイミングがいい時に確認できます。

メールには画像やテキストを添付することもできますから、急いでいくつかの資料を送りたい時などにも便利です。しかし宛名を間違えてしまうと、最悪間違って送った相手が重要な資料を見てしまう可能性もあります。相手がすぐミスに気付きメールが間違って送信されてきたことを伝えてくれ、中を見ずに削除してくれればいいのですが、必ずしもそういう対応をしてもらえるとは限りません。

知らずに見てしまっても、受け取った人に落ち度はなく、誤送信をした方に非があります。こういうミスを防ぐために、万一重要資料が添付されていても、パスワードを知らないと開けられないようにしておくのも有効です。しかし毎回パスワードを設定するのが面倒だと、そのまま添付してしまうことがあります。

手軽に情報がやり取りできるのはメリットですが、誤送信した時のリスクを考えるとどこかでミスを防ぐ手段を取り入れる必要性が出てきます。特に外部の人が見ても問題ないなら、まだいいのですが絶対に社外に漏らしてはいけない情報の場合、思わぬところから情報が漏洩してしまいます。面倒でもメール誤送信を防ぐための対策を取り入れましょう。

メール誤送信対策

メール誤送信を防ぐための手段として、ソフトを導入するのもおすすめです。ソフトにもいろいろ種類がありますが、ソフトを導入しておけば、うっかりミスをしても、送信する前にソフトがミスを指摘してくれるので、誤送信を回避できます。

ソフトの機能にもいろいろありますが、送信する前にもう一度内容や宛先を確認するよう促す機能があれば、送信を実行する前にミスに気づくことができます。重要事項を含むメールの場合、1人が送信しようとしても、もう1人が確認し、了解してからでないと送信できないという機能もあります。この場合最初の人がミスを見逃していても、もう1人の人がチェックすることで、ミスを発見できる可能性が高まります。万一ミスが見つかった場合は、その場で、メールを破棄できるから誤送信を防げます。

重要な資料などを添付する場合、ソフトがランダムでパスワードを決め暗号化して送るという機能があると安心です。事前にパスワードを設定することもできますが、この場合はメールを受け取る人に別途パスワードを知らせます。パスワードを設定していても、同じメール内にパスワードが記載されていると、誤送信した時に中身を見られてしまう可能性があります。二度手間になりますが、別途パスワードを知らせるメールを送ることにより、万一添付ファイルを誤送信しても、中身を見られるのを回避できます。

それでも間違えてしまうことはあります。間違っていないという思い込みが理由になっていることもあります。こういう時はメールの送受信履歴を追跡できる機能があると便利です。　

現代の日本における情報漏洩

IT社会へと進んでいく中で情報漏洩事故が日本では多く発生しています。そのため、漏洩対策の重要性が高まってきており、企業や団体を中心に対策が練られています。しかし、そんな漏洩対策が全国にて取り組まれているにも関わらず、情報漏洩に関係するトラブルは公表されているものだけでも各地で発生しており、事件発生件数は減少していません。

また、公表されている情報の漏洩事故の大半は「個人情報の漏洩」であり、「精密情報の漏洩」が公表されていることはほとんどないのです。これは個人情報の漏洩は公表する義務を課せられていますが、精密情報の漏洩は義務が課せられていないためです。精密情報の漏洩も個人情報の漏洩並みのトラブルケースがあると考えられています。どちらも漏洩すると大問題となります。

個人情報の漏洩事故が起こると、一人当たりに数百円から数百万円までの損害賠償額が発生します。金銭面だけでなく、事故を起こしてしまった企業は信用やイメージも損ないます。事故のケースとしては、不正アクセスやウイルスなどによる意図的な犯行は全体の約20％のみであり、残りの約80％は管理ミスや誤操作、紛失といった社員の不注意や認識の不足による「ヒューマンエラー」の事故となっています。つまり、約80％は企業や団体で注意や理解を深めるだけで事故をなくすことができたということです。

そして、年間の情報漏洩事故の発生率は電子メールによるものが約40％と半分近くを占めています。メールは企業間のコミュニケーションツールとして欠かせない手段でありますが、利用量が増加することでメールによる漏洩が増えています。作成してから送信するまでの所要時間が短いこと、内容を確認する時間が取られていないこと、個人作業で作成から送信まで完結していることなど、メール自体の特性にも問題があるため、事故が発生するようです。利用者の不注意であったり、扱いに関する不慣れから情報漏洩の事故が起こります。だからこそ、送信する前に確認することが大切となります。メールでの情報漏洩事故の代表的なケースは以下の2つです。

BCCとCCの選択ミス

メールは送信先を指定する際、「TO」の他に「BCC」と「CC」が選択できるようになっています。CCはカーボンコピーの略で、受信者は受け取ったメールが他に誰へ送信されたかが分かります。BCCはブラインドカーボンコピーの略で、企業や団体等でメールを一斉送信する際にそれぞれ送り先が分からないようにできるものです。これを誤ってTOやCCで送ってしまうと、受け手側にその他の宛先のアドレスが漏れてしまい、個人情報が漏洩してしまいます。これがよくあるケースの一つです。

このことで受け手側に悪いイメージを与えてしまい、賠償金のみならず永久的に取引が停止してしまうといったこともあります。一回の個人情報漏洩により、企業や団体の未来が変わるようなものです。

CCはあくまでも「参考までに知らせたい人」を指定するものであり、取引先との打ち合わせの際などに同行する旨を先方に伝えたい場合などにCCを使用します。取引先からしたら同行する方にもこのメールを送ったという情報を知ることができます。また、取引先が返信した際には部下にもメールが届くため、情報の共有にもなります。ただこのCCの使い分けをしっかり理解できていないと、BCCとCCの選択ミスによる事故が起こります。

BCCとCCの間違えの事例は、自治体や民間企業まであらゆる場所で多発しています。誤送信で不用品売却申込者のアドレスが流失したり、国家試験合格者のアドレスが流失したりしたこと、また誤送信で在宅就業推進事業の利用者のアドレスが流失してしまったり、ニュースメールの誤送信で読者のアドレスが流失してしまったりなど、その他にも数多くの事例があり、たくさんのアドレスが漏洩しています。このように、単純なミスが原因で顧客のアドレスを漏洩してしまう事故が多発しています。

添付ファイルの選択ミスにより、重要なファイルを誤送信

最重要となるような機密な情報を含んでいることが多い添付ファイルですが、送付先を誤ってしまうことにより、莫大な被害が出てしまいます。近年では、顧客の個人情報や取引先の機密情報に関する事故が起こる可能性がかなり高くなっています。宛先の入力ミスや情報の取り扱いに関する認識の不足、そして添付ファイルの勘違いなどの原因から起こるものです。

学生の個人情報を含んだ受講者名簿を誤ってメーリングリストへ送信してしまった事故、メール送信ミスで顧客の氏名や講座などが流失した事故、採用管理システムに不具合が生じてしまいメール経由で個人情報が流失される事故、顧客情報を一斉にメールで誤送信してしまった事故などたくさんの個人情報を含んだファイルを確認せずに送ってしまうケースから発生する事故が多くなっています。重要なファイルを全く別の送信先に送るのみならず、送る相手に添付ファイルを送り忘れるなどの事例も多いので、確認が必須です。

個人情報、機密情報の漏洩の深刻化

個人情報や企業、団体の機密情報は、様々なルートによって漏洩されています。IT社会が進むにつれてこの個人情報や機密情報の漏洩問題が深刻化されてきました。しかし、情報漏洩事故の大半はコンピューターウイルスやスパムメールといったものではなく、管理ミスや社員の誤操作、紛失や置き忘れなど、不注意によっておきた事故が8割を超えています。また個人情報漏洩事故の4割がメールでの事故と言われています。これらの事故によって企業や団体のイメージや信用を一気に失います。

そうならないためにも対策が必要です。対策としてメールに添付するファイルを暗号化する方法があります。添付ファイルは、セキュリティ上で重要な情報がぎっしりとつまったファイルで暗号化によって安全性が保つことが可能です。

添付ファイルの暗号化は一見難しそうに聞こえますが、対応したソフトを購入して指示に従って使用すれば、すぐに導入可能です。基本的な仕組みは、パスワードを知らない者がそのファイルを開けないようにすることです。そうしてメールが誤送信された場合にも送信された相手に情報漏洩がされないようになっています。

メール添付ファイルに安全性をかける。

メールを安全に送受信するために、情報漏洩を防止するためにメールに添付するファイルまたはメール本文全体の暗号化することが可能です。パスワード暗号化方式での送付や、公開鍵暗号方式での送付が可能です。また、宛先ごとに暗号への変換有無が選択可能なものもあり、不必要な際も面倒な手間を省きながらもセキュリティの向上が可能です。また、メール暗号化ソフトによっては社外への同報メールのアドレスを一つのアドレス単位で分割して送付ができます。これによって「Bcc」で送るべきだったメールを誤って「To」や「Cc」で送る事故も防げます。

添付ファイルを暗号化するためにはそのための専用ソフトや暗号鍵が必要となります。添付ファイルとするドキュメントを事前に暗号へと変換して、メール送信で添付する方法もあります。メール添付ファイルを暗号化するソフトを購入すると、面倒な添付ファイルの暗号化の手間を省き、パスワード付与の自動化ができます。またすべての宛先に暗号化を適用するわけではなく、特定の宛先には暗号化を適用しないなどといった柔軟な設定を行えるものもあります。

添付ファイルを暗号化する際はパスワードの管理が重要になります。複雑に暗号化したとしても、解除するパスワードがなければファイルを開けることができないのです。また、パスワードが流出すれば暗号化する事は無意味となります。そのため、パスワードをしっかり管理することが暗号化するときの必須条件といえます。

メール添付ファイルを暗号化するメリット

情報漏洩事故の大半の原因は添付ファイルの選択ミスや送信先のデータ選択ミスによる重要なファイルの誤送信などがあります。暗号化する事によってこれらが起こっても情報の機密性が保たれ、情報漏洩事故の防止になります。ノートパソコンやUSBメモリといった本体や情報媒体を紛失してしまった場合、大切なデータが外部に流失する事態が起きますが、ファイルを暗号化しておけば紛失してしまった場合も中身をみられることのなく被害を少なくできます。

情報漏洩事故に多くある事例として宛先の間違えがあります。しかし万が一、宛先の間違えによって重要なファイルが添付されたメールを送った場合も暗号化されていることで誤送信先の相手はファイルを開くことができないので事故を防げます。

そして、暗号化をするソフトには様々なものがありますが、十分な能力を持ちセキュリティ的に優秀なものも登場しており、それでいて費用も抑えることができるものもあります。また、メール添付ファイル自動暗号化ツールを利用すれば、メールにファイルを添付するだけで自動で暗号化されたり、同時にパスワード通知メールを自動で送信できたりします。その結果、企業や組織の生産性が向上され、暗号化の手間を省くことができることや、一般的ソフトよりも高度なパスワード設定やセキュリティ対策の向上がみられます。

ファイルを暗号化することにより、データの機密性を大幅に高められるのが大きなメリットであります。パソコンやインターネットを使用する際には安全のためにもこのようなセキュリティの意識を高めることが事故防止にもつながります。この手法に加えて、メールを使用する際の知識や理解を深めることでより安心して、情報漏洩の防止を抑えてパソコンやインターネットの使用ができるでしょう。

メール誤送信で生じるトラブルとは

メール誤送信は、個人間や小規模サークルや団体内で起きているなら丁寧な謝罪文と削除依頼でかろうじて大問題に発展する事はありませんし、情報漏洩被害も最小限で押さえる事ができるでしょう。しかし、信頼関係や人間関係に若干の変化がおきる可能性はあります。これが大手有名企業で取り扱っている個人情報であり量も膨大であれば、謝罪だけではすまされない大事となります。

この時に起きたトラブルは、関連企業を巻き込んで警察庁の調査も入るような事態となり、情報漏洩から生じるであろう二次災害も予測されるためマスコミによる公開も行われます。社会問題となり、会社自身も大きな社会的信用を失い運営がたちゆかなくなるかもしれません。大げさに聞こえるかもしれませんが、実際にそうした問題が大手企業で起きていてセキュリティ面での課題を浮き彫りにした事件が、いくつも起きています。これは決してあってはならない事として、各企業ではそれぞれに誤送信という単純ミスを引き起こさないための対策はとっているはずですから、ここ数年はだいぶ耳にしなくなりました。

詳細に見ていくと、大手販売会社および営業会社が抱える業務の多さとそれぞれが保有する膨大な個人情報量は、自社のみならずグループ企業にまで及んでいる事がわかります。すなわち、経理データや顧客情報等重要なデータになりますから、万が一これらが漏洩した場合の信用失態は、会社の将来を根こそぎ切り崩してしまい兼ねないほどの大問題であり、各方面への影響の大きさは計り知れないものがあります。

どの企業も情報セキュリティに関しての意識の高さは並々ならぬものがあり、厳重な対策を模索・実行するのは当然です。一度送信してしまったメールは当社で一括削除したとしても相手側も同様に削除および対応してもらわなければ、二次災害・三次災害と被害が拡大していくのは必須です。

メール誤送信によるトラブル対策

必要に応じて一括送信するケースがあり、相手にアドレスが見えない形で送信したい場合はBCCを使うのですが、間違えてアドレスが丸見えのCCに書き込んで送信してしまうという失態を引き起こしてしまう事があります。BCCとCCは同じ欄にありますから、確かに見づらいですし多くの業務を抱えていて多忙な時はつい目移りして記入欄を間違えるという事はあるでしょう。

送信ボタンを押してしまってから気が付いても後の祭りです。複数の目で確認していれば誰かが気付くでしょうが、その時は信用の半分以上が失われている事になります。メールアドレスを打ち間違えてしまって運良く送信失敗してくれれば良いのですが、不運にも無関係な第三者に送信してしまえば明らかにこれも情報漏洩です。応急処置として受信者が明らかであれば誤送信してしまった事の連絡と謝罪および削除依頼をする事ができますが、常時相手がパソコンの前に座っているとは限りませんから、時間のロスが出る事は必須です。

あるいは相手が事の重大さを認識できずに、情報削除にすぐに応じてくれない場合も考えられます。賢明なところは自分たちとお客様との両方で閲覧できるマニュアル書を作成して関連各所へ配布するという事もしています。さらに、しっかりと安全性への認識を持ってもらうために何度も即座の対応を呼びかけるといった対策もとっています。大変面倒で手間がかかる事ですが、誤送信だけではなく様々な情報システムに関するトラブルを回避するための必要不可欠な対応策の1つです。同時に、より機密なセキュリティシステムを構築するために、メール誤送信に対応しているクラウドシステムを導入している企業も増えています。

メール誤送信トラブルにオススメ

メール関連トラブルの問題は国内だけに留まりません。ますますグローバル化が進む現代において、海外取引の中で蓄積されていく個人データもありますから、ますます間違いが増えやすくなり、いつ何時何が起きてもおかしくない状況です。各企業は情報漏洩がもたらす影響力を身にしみて感じていますから、送信をしてしまう前に何度も確認をする事と上司など第三者の確認なしに送信できないシステムにする事、および顧客にも繰り返しセキュリティシステムへの協力を呼びかけるなど、涙ぐましい努力を重ねています。

その丁寧な作業は確実に結果に反映されるでしょうし、安心感と信頼を勝ち得るはずですが、仕事の効率は下がりますから何を優先にするかが問われる事になります。賢明な企業の中には、セキュリティを強化する意味で送信先アドレスはすべて手書きに徹底しているというところもありますが、それだと一日何百という顧客データの処理が負担になってきてしまいますし、トラブルはますます増えていくのは目に見えています。

社員の負担を押さえるのと同時に、メール誤送信トラブルを最小限にするためのセキュリティシステムへのニーズが高まっていった結果、各種予防ソフトが開発され市場に出回るようになりました。クラウドシステムの一環として開発され、喉から手が出るほど欲しいと思っている機能が豊富に含まれています。トラブル回避のために考えられるあらゆる対応策がとられ、自動的に動作する仕組みになっていますから、面倒くささもありませんし間違いも減っていきます。そのおかげで誤送信トラブルが0になったという報告もあります。

メールを誤送信してしまうという失敗

うっかりミスでメールをまったく違う相手に送ってしまう、見当違いなファイルを添付あるいは添付し忘れてしまった、TOとBCCを間違えて一斉送信してしまったなどという失敗は誰でも一度はあるでしょう。一度送信してしまった内容は取り消せませんし、相手が消去しない限り相手の手元に残ってしまいます。送信ボックスに残るシステムになっているソフトが多いですから、何かのついでに見つければ顔から火が出るような大恥を自分がかくことはあっても、謝罪文を送ればそれですむ事が多いですが、もしも企業秘密を含んだ重要な内容であれば取り替えしのつかない事態を引き起こしかねません。

実際些細な心のゆるみで情報漏洩が発生してテレビニュースの話題に上る事もしばしばです。近頃は海外からのサイバー攻撃で大事な顧客名簿が大量に流失してしまったという事件が相次いでいますから、信頼できるセキュリティシステムでがっちりと情報保護をして欲しいというのが、消費者の願いです。しかし、それでも情報漏洩が起きてしまう背景にあるのは、メール誤送信やWEB関連の脆弱性によるもの、あるいはうっかりミスという人為的要因によるものをも含んでいるからです。どれだけネットワークが優秀であっても最終的には人が動かすものですから、失敗を完全に0にする事は難しいのが現実です。精巧にできたセキュリティシステムであっても必ずどこかに穴があるものです。

大事なのは万が一の事態に備えての応急処置をしっかり心得ている事ではないでしょうか。迅速な対応で被害を最小限に抑えるシステムを整備する事で、抜け穴をふさぎうっかりミスを防ぐ事ができます。近頃は送信する前に再確認ができる機能や、添付ファイルにパスワードを自動的に装備させる機能がついたシステムもできていますから、そうしたソフトを整備する事も良い方法です。

うっかりメールを誤送信してしまったら

法人のように重要な情報を扱う場所では積極的に個人情報保護に取り組んで欲しいと願うばかりですが、実際のところメールの宛先を間違えてしまう基本的ミスに加えて、機密事項が記載された添付ファイルへのパスワードをかけ忘れといったミスが多発しています。このあたりはどうしても人の手によるものが多く、徹底したセキュリティをもかけていないケースがほとんどです。

その結果あわてて対応したはいいが損害賠償など想定外の出費に頭を抱える事態に陥っている企業が多々あります。そうならないための予防対策としてメール誤送信防止、およびファイルの暗号化を自動で行ってくれるソフトなどの導入がオススメです。プラスアルファで万が一の場合に備えての応急処置も完備しておけば安心です。

情報漏洩の多くは受信者からの指摘を受けたか内部で気付いて発覚するかのいずれかの場合が大半です。まず誰がいつどのように何の情報をどれくらい漏洩したかなどの状況把握を正確に確認した後に、関係者各位への連絡を緊急に行い、当座の情報を送信者と受信者との双方で一旦破棄する事が重要です。確実に破棄してくれたかどうかの確認もしなければなりません。

ちょっとの遅れが拡散につながり被害の拡大につながるからです。どの範囲まで送信されたかはログで予測できます。必要に応じて報告や公表も各機関に行います。二次被害を予防するために銀行口座やクレジットカードなどIDやパスワードを含む情報システムを抑制して復旧に努めるのと同時に、必要最低限の再発防止対策の検討および補償などの救済処置を行います。

メール誤送信その他こんな対策も

メールアドレスの打ち間違いやBCCとCCとTOを間違えてしまうといった単純ミスは誰でもやりかねない失敗であり、個人間のやりとりなら笑って片付けられる事ですが、送信者が法人である場合は笑ってすまされない事も起こりえます。そうした場合の応急処置は多くの企業でとられているはずですが、規模が大きければ大きいほど復旧までの時間が長くなり損失も大きくなります。そこで今多くの企業間で導入が進んでいる対応策としてメールの誤送信予防とパスワード管理をしてくれるシステムの導入です。

各種ありますからそれぞれ自社環境にあうものを選択すれば良いのですが、一例として送信完了前に再度間違いがないかどうかを確認し、アドレスや添付されるファイルが正しいかどうかをしっかり確認した後、送信できる機能を保有しているものもあり、この丁寧さによって誤送信を未然に防ぐ事ができますし、複数の目で確認しての送信ならば間違いが減るでしょう。

添付したファイルが確かに目的にあったものかどうかを再度開いて確認してみるなどの作業もオススメです。若干時間のロスはあるものの、丁寧な確認をする方が後からの損失の大きさと比較しても、損害の拡大を未然に防ぐという意味では賢明な対策です。同時にソフトを過信せずに万が一に備えての応急処理を心得ておく事で深刻な情報漏洩のミスも減る事でしょう。

情報漏洩は、盗難にあった場合や個人による悪質な行為によっても引き起こされます。しかし最近では、送信先まで状況把握してくれる機能など、個人情報を厳格に守るためのセキュリティシステムが様々開発されています。

メール誤送信はどのような状況で発生するのか

メールを送る機会はプライベートだけでなく、仕事のクライアントとやり取りをする時にも使われます。使用機会が多いメールですが、企業の中にはメール誤送信への防止や対策を実施しているところも少なくないでしょう。では実際にメール誤送信はどのような状況で発生するのでしょうか。

例えば手入力でアドレスを打ち込んだ時に間違えてしまうミスです。今のメールソフト技術は十分に発達し、様々な機能が搭載されているので、以前送信をした人に関しては手入力をしなくても一文字もしくは名前を入力すれば自動でメールアドレスに変換してくれるメールソフトは多いです。一方で初めてメールを送信する相手は今まで送信した記録がないので、自動で変換することはプライバシーの観点からできないでしょう。そのため、名刺などを見て一文字一文字手入力で送信先メールアドレスに記載をすることになります。メールアドレスは周知の通り、アルファベットもしくは数字や記号を用いて構成されているため、日本語ではありません。また、世の中にはメールアドレスはとてもたくさんあるので、入力ミスで誤送信してしまい、その内容が別に人に送られてしまうケースも珍しくありません。このような上でメール誤送信が発生することもあります。

その他にもアドレス帳からの選択ミスになります。プライベートでメールをする時にもアドレス帳から選択して送信をするケースがあります。自分のパソコンやスマホにはたくさんのアドレスが一覧表示されており、多い方では数百名のメールアドレスがアドレス帳に記録されていることもあります。一方で企業においてはやり取りをする人が多いので、やはり数百名ものメールアドレスがアドレス帳に登録されている会社も存在しています。もしメールを送信する時、このアドレス帳から送信する人のアドレスを選択して送信しなければなりません。膨大なメールアドレスの中から選択することになりますので、もし忙しい時などにおいては間違える危険性があります。このようにメール誤送信をしてしまう可能性はたくさんあるので、なるべく防止をしたいと考える企業も少なくないでしょう。ではどのような防止方法があるのでしょうか。

防止方法を知ろう

防止方法の一つとして挙げられるのが、パスワードを設けたり、社員に対して送信をする時にメールアドレスが本当に正しいのかを確認して送信するように促すことです。基本的にメッセージだけのやり取りをする企業もありますが、メールにはファイルなどを添付する機能があります。例えば写真などはもちろんのこと、動画や重要な資料などを添付して送信することができます。企業の中には個人情報が記載されている資料を送信する機会もあるので、その時はパスワードを設定して送信を促す管理者もいます。

しかし、メールで資料のやり取りが多い企業では社員の中でパスワードの設定が浸透せずに、社員の中にはパスワードを設定して送信してくれない人も少なくありません。そのため、メール誤送信をしてしまった時に情報漏えいを防止することができない可能性があります。添付ファイルだけでなく、メッセージの中に重要な情報を掲載している会社もあります。例えばメールの中に社員の電話番号を記載して送信をしたりするケースもあります。

そのため、企業の中にはメールを送信する時は一度送信をする前に確認をしてから送信を促しているところもあります。しかし、企業においてメールのやり取りの数はとても多く、一つ一つのメールを送信する前に確認をしていると業務の非効率化が懸念され、業務効率が実際に落ちてしまったという企業も存在するでしょう。もし業務効率が悪くなれば社員の負担が増え残業をしなければならない社員が増えることが予想されます。そのためもっと効率的に防止ができる方法がないのかと思われる企業もいるのではないでしょうか。

防止をするためのシステムを選択しよう

メール誤送信を効率的に防止をするために企業の中にはメール誤送信を防止することができる製品を導入している企業も存在しています。例えば製品を導入すればパスワードの自動設定や、間違いの危険性を自動判定してくれるので、メール誤送信対策ができる可能性があります。

日本の企業の種類はたくさんありますが、製造業や、情報システム業など様々な業種で導入がされており、導入効果を既に得ている会社は多くいます。メール誤送信対策の製品を導入すれば今まで企業の課題であったことを解決できる可能性があり、社員の中に対策を浸透させることができる可能性があります。

製品を導入する時は業者のホームページなどで問い合わせなどを行い、相談をすることができます。また、業者のホームページでは評価版の申し込みをすることができるところもあるので、一度試してからメール誤送信の対策のための製品を導入することができます。

メール誤送信について

現代社会においては、チャットアプリケーションの普及によって、プライベートでチャットを利用してメールをしている人も少なくありません。チャットは実際にメールアドレスを所有するのではなく、IDを所有してそのIDがメールアドレスの代わりとなり相手とメッセージのやり取りをすることができます。プライベートではチャットシステムの活用は既に普及していますが、企業においてはクラウドメールや従来の法人のメールを使用してクライアントや取引先と連絡を取り合っている会社が多くなっています。

基本的に企業ではそれぞれの社員が法人用のメールアドレスを所有し、そのメールアドレスを利用してメッセージのやりとりをします。ドメインなどは会社のものに設定している企業も多くいます。メールの利便性は周知の通り高く、実際にメールを活用すれば、遠く離れたところのクライアントと、直接足を運ぶことなくメッセージを送信してやり取りをすることができます。

今ではパソコンだけでなく、タブレットやスマホが普及しており、移動をしながらメールの文章を作成している人も少なくありません。このように利便性が高いメールですが、デメリットもあるため、活用と同時に様々な対策をしている企業も少なくありません。対策をしなければならないこととして挙げられるのがメール誤送信です。

メール誤送信とは、送りたい相手とは別の相手に送ってしまう送信ミスになります。プライベートにおいては、もし間違えて違う人に食事をする予定などのメールを送信しても、それほど大きな迷惑をかけることは少ないです。間違えた相手にメール誤送信である旨をお伝えすれば、大きな問題に発展するケースはあまりないでしょう。一方で、企業においては個人とは異なり重要なデータを扱うケースが多くなっています。例えばプロジェクト資料を取引先の人に見てもらうために、取引先の顧客データをメールから送信をするケースなどもあります。もしこのような重要なデータを間違えて別の人や企業に送ってしまうと、会社側は大きなダメージを受けることになります。クライアントの個人情報などが含まれている場合は、それぞれのクライアントに連絡を取って、間違えて送信してしまったことを謝らなければなりません。

こういった事態を回避するために、企業の中には実際にメール誤送信の対策を既に行っているところもあります。

企業ではメール誤送信に対してどのような取り組みを行っているのか

もしメール誤送信が発生した時、企業側が被るリスクが大きい為、被害を最小限にするために企業の中には添付ファイルにパスワードを設置して送信をしているところがあります。もし添付ファイルにパスワードを設置することができれば、添付ファイルをダウンロードもしくは閲覧するためにはパスワードが必要になります。パスワードを知らないと添付ファイルを開封することができないので、万が一別の人に送信をしても添付ファイルを開封される心配が少なくなり、被害を最小限に抑えることができます。

しかし、企業の中には添付ファイルのパスワード設定を推奨しても、社員が積極的に設定してくれないところもあります。企業が扱うメールは膨大で、添付ファイルを送るメール全てに対してパスワードを設定していたら、その分メール送信にかかる時間が増えるといったことは、容易に想像することができます。そのため、社員の中には面倒であると思う人も少なくありません。もし真面目に設定をして送信をしているケースでも、その分作業効率が悪化するので、残業をしなければならい社員が増えたりする可能性もあります。

今では働き方改革を推進している企業も多く、残業時間の増加は社員の身体に負担を与え、企業側においても人件費が増えるため好ましくないと思う人もいるのではないでしょうか。このような点からパスワード設定が浸透しない企業が多く、業務効率を下げることなくメール誤送信の対策をしたいと思う企業の中には専用システムを導入して対策をしている企業が数多く存在します。

システムを導入して対策を行おう

システムを導入することで、宛先や添付ファイルの間違いの危険性を判定してもらうことができます。これによって再チェックを促すことができるので、メール誤送信を最小限にできる可能性があります。

また、企業の中で課題にもなっている添付ファイルのパスワード設定ですが、システムを導入すれば自動でパスワードを設定してくれます。それによって、面倒であると思う社員が少なくなることが予想され、自動で暗号化してくれることによって作業効率を低下させる心配を軽減することができます。

その他にもシステム導入により、メール追跡機能などを使用することができるので、システムを導入することでメール誤送信対策のサポートを受けることができます。これらのメリットを考えて興味がある場合は、この機会にメール誤送信防止ソフトメーカーのホームページなどを調べて、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

情報漏洩について深く考えることが必要

インターネットを多用する時代になり、個人情報の漏洩など、トラブルが非常に多くなっています。メールなどの内容が他者に漏れるなどあってはならないのですが、セキュリティを強固にしておかないと、こうした情報を盗むプロならさっと簡単に盗んでしまいます。最近はこうした個人情報や企業の機密などをほかに漏らさないようにするために何ができるのか、経営者などが深く考え、ソフトなどの導入が多くなっています。

例えば、ほかに漏らしてはならない内容になっていないかどうか、送信する人と別の人間がメールの内容を確認しないと送信することができないという上長承認、誰がどのような送信したか確認することができる監査対応など、活用される企業が多くなっています。

こうした内容は他者に言うことではない、こういう話は社内にとどめておく内容であると誰もがわかると思っていても、そういうことに無頓着で理解しておらず、何も考えずに送信してしまうということもあります。またメールの誤送信ということもあります。

取引先、顧客とメールを交わすということが当たり前になっていて、送る先を間違えて、ほかの取引先に送ってしまい、単価の違いに激怒されたとか、見積もりを間違えて送り、別の取引先とひそかに取引を行っていることがばれてしまった、ということもありえます。こうした誤送信が起こると企業の信用にもかかわってきます。

こうしたトラブルにならないようにするためにも、経営者はしっかりと情報漏洩について危機感を持たなくてはならないのです。クラウド、グループウエア、さらにウェブの利用などから情報の漏洩などがないように、どのような対策を練ることができるのか、しっかり考える必要があります。

情報漏洩に関してどのような問題があるのか

メールを誤送信してしまうというトラブルは誰にでも起こりうることです。しかし、これが企業にとって大きな危機となることもあります。社員があて先についてTOとBCCを間違えて特定の人に送りたかったのに、部署全員に送ってしまったり、さらに取引先に送るつもりのない文書を送りつけてしまったりすると、取引先、関係各所に謝罪に行くということもあります。それならまだいいのですが、損害賠償問題につながってしまうと大変です。

添付ファイルにパスワードをつけますが、この作業が面倒でルールが徹底されない、といったこともよくある話です。さらに個人情報、重要情報をメールで送らないようにと言っているのに、おくってしまい情報漏洩の大きな問題となってしまったということもあります。

個人情報の流出、さらにメールの誤送信、こうしたトラブルは企業にとって致命的になることも少なくありません。現実にこうしたことでメディアのニュースに取り上げられるような状態になり、結果、業績がかなり落ち込んだという企業も少なくないのです。そうならないために何が必要となるのか、経営者として社員がルールを守ることのリスク管理、更に、徹底した指導が必要です。

ただこれにも限界があるので、こうしたトラブルについて予防してくれるソフトを多くの企業が使い始めているのです。こうしたソフトを利用することで、指導や教育を確固たる物とできなくても、情報漏洩などのトラブルを未然に防ぐことができます。取り扱い、設定などもしっかり管理してくれる業者がありますので、大きな問題になる前に利用してみるといいでしょう。

ソフトの利用で簡単に強固なセキュリティ

企業の情報漏洩のトラブル、不安から企業を守るために利用できるソフトは、メールの誤送信を予防してくれます。あて先、添付ファイルの間違いがないかどうか、危険性の判定を行い、本文含むチェックを再確認できます。これによって問題があれば破棄できるので、誤送信によって情報が漏洩するということもなくなります。

個人情報、重要情報などを扱う部署にいる担当者が送るものについては、上司、上長が確認しないと、送信できないような仕組みとなっているソフトもあり、送信者が送信前にいったんチェックできる機能と、上司などがその送信を行う前に、内容を把握できる機能、二重の機能を利用してトラブルを回避できます。

さらに従業員が面倒で行わなくなっている添付ファイルの暗号化の設定も、利用する人が添付ファイルをメールに添付する際、自動的に添付ファイルに割り振ってくれるので、送信する従業員は面倒なことはまったくなく、セキュリティが強固な送信が自動的にできるようになっています。

パスワードをつけた添付ファイルの相手にはパスワード通知のメールも自動的に送られるので、これを再度文章にして送るという面倒な作業も必要ないのです。セキュリティの観点から、パスワードの自動送信をせず、パスワードは送付または自分で電話するなど対応することも可能です。

パスワードの通知とともに別の連絡があるというときなど、こうしたランダムな配慮ができるというのは非常に便利な機能です。こうしたソフトは今まさに進化しており、以前よりもずっと安く利用できるようになっているので、情報漏洩などが怖いという企業、経営者の方は利用されてみてはいかがでしょうか。

メールの課題を企業は抱えている

一昔前は主な伝達手段として電話を使用する企業が多かったです。今でも話すことでしか伝えられない内容や、緊急に用件を述べたい時に電話を使うこともありますが、多くの企業ではメールという伝達手段を用いてクライアントや社員間でメッセージを交わしています。この伝達手段を用いることで、電話では伝えられないことを相手に送信することができます。

例えば添付ファイルです。添付ファイルとは主にメッセージに加えてファイルを添付することで、テキストファイルなどのデータファイルが送信されます。実際にそれぞれの環境で異なりますが、複数のファイルの送信ができるので利便性が高いです。また、今ではパソコンを利用しなくても送信ができます。例えばスマホを使用して席から離れた場所からメッセージを送信したり、タブレットを利用して大きな画面でメッセージを確認し、送信したりすることができます。

このように利便性が高いので日本の企業の多くは導入をして日々の業務に活用しています。しかし、実際にメールの課題を抱えている企業は少なくありません。例えば課題として挙げられるのが間違えて送信をしてしまうことです。個人間における一般的なメールのやり取りであれば間違えて送信をしてしまったとしても、相手に謝ることで解決するケースが多いですが、企業では重要なデータを添付ファイルとして送信をすることもあります。添付ファイルの中にはクライアントデータなどの個人情報が記載されていることもありますから、クライアントに迷惑をかける恐れがあります。また、個人情報だけでなく、社員間とやり取りをする時は業務情報が記載されたファイルを送信することもありますが、もし社員ではない人に送ってしまうと業務情報が外部に漏れてしまう恐れがあります。これらの課題に取り組むために暗号化をして送信している企業もあります。暗号化といってもパスワードを設定することです。そうすることで、もし間違えて送信をしてしまってもパスワードを知らない方はそのファイルを開けることができないので、対策ができるのです。しかし、一定の対策をすることはできますが、実際に社員の中には暗号化を行わず送信をする人もいます。つまり定着しない可能性があり、定着しなければあまり対策を行っても意味がありません。定着しない理由として挙げられるのが一通一通のメールの送信に時間や手間がかかるからでしょう。

製品の導入で解決ができること

自らメールの暗号化を行うと、業務に支障をきたす可能性もありますので、企業の中には情報漏えいを防ぐ目的で暗号化ができる製品を購入している企業もあります。では製品を導入することでどのような解決を期待することができるのでしょうか。

メール暗号化対策の製品には、誤送信防止機能もついている製品も多く、導入すれば宛先や添付ファイルの確認を行うことができます。宛先、添付ファイルを再確認をすることで誤送信のリスクを減らすことができ、同時に情報漏えいのリスクも低下させることができます。

また、導入する製品によっては、重要ファイルのやり取りの時は自分の判断だけで送ることができないようにしてくれます。重要ファイルを送信する時は上司からの承認が必要になります。再確認をしてさらに上司が目を通してくれることで安全にデータを送信することが期待できます。

その他にも自動でパスワードを設定してくれることで手間を省くことができます。先ほども課題で触れましたが、パスワードを手動で設定することに対して面倒であると思う社員の人は多いです。また、業務に支障をきたす可能性もあるため、運営者の中にも手動でパスワードを設定することに対して、最善の方法ではないと感じる人は少なくないでしょう。製品を導入すればメールに添付されているファイルに対して自動でパスワードを設定できるため、面倒であると思う社員を減らすことができ、同時に業務のスムーズ化も期待することができるでしょう。

製品選びのポイントを知る

メールの暗号化の製品は日本には数多く存在しているため、製品選びで迷わないためにも選択ポイントを参考にしたいと思う人も多いのではないでしょうか。選択ポイントの一つとして挙げられるのが、製品機能を確認することです。製品それぞれに搭載されている機能は異なります。そのため、貴社が使用したい機能があるのかをあらかじめ確認しておくことが求められるでしょう。製品の機能はホームページでも紹介されています。

また、製品を選ぶ時はお客さまの声などを確認して使いやすいのか、どのような効果を期待できるのかを把握すれば貴社に適している製品を導入できるのではないでしょうか。