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メール誤送信防止/自動暗号化
機能一覧

メール誤送信による情報漏えいを防止する「サイファークラフトメール」の豊富な機能をご紹介。
Office365、G Suite、IBM Verseなどクラウド型メールサービスをご利用中のお客様でもご利用いただけます。

機能一覧

メール誤送信防止機能

CipherCraft/Mail 7 Server CipherCraft/Mail 7

送信前にメール誤送信防止画面※1をポップアップで表示し、再度、送信先アドレス・本文・添付ファイルの確認を促します。
誤送信のリスクを自動的に判別し、リスクが低い場合はメール誤送信防止画面を出さず、確認が必要な場合にはメール誤送信防止画面を表示すること※2で、慣れに対する抑止効果を高めます。(特許出願中)
※1 誤送信を起こしやすい人間の行動パターンを基に人間工学の観点を取り入れデザイン化
※2 「CipherCraft/Mail標的型メール対策」と組み合わせて利用することにより実現可能

Case 社員がメールの宛先を間違え、情報漏えい事故を引き起こしてしまった!

重要なメール送信時は、ポップアップで「宛先」、「本文」、「添付ファイル」を再チェック!
あらかじめ設定したキーワードを含むメールを送信した場合、ポップアップで送信者に気づきを与え、誤送信を水際で防止。
【キーワード設定例】
営業部:見積書、注文書、納品書
人事部:評価、異動、採用、内定
開発部:仕様書、設計図、特許、知的財産

メール誤送信防止機能の画面イメージ

パスワード暗号化機能

CipherCraft/Mail 7 Server CipherCraft/Mail 7

メール送信時、添付ファイルを自動でZIPパスワード化して送信します。社外に送信するときのみ添付ファイルを暗号化することも可能です。パスワード通知メールは、自動で宛先に送信することも可能ですが、送信者のみを送付先に指定可能なため、万が一メール誤送信が発生しても、添付ファイルからの情報漏えいを防ぐことができます。暗号化方式は、「ZIP」、「AES」、国産暗号「Camellia(カメリア)」を利用。メール本文も暗号化することも可能です。宛先ごとに暗号化有無を選択可能なため、利便性を損なうことなくセキュリティレベルの向上ができます。

Case 社外へメール送信時、毎回添付ファイルを暗号化するのは面倒くさいなぁ。

社外へ添付ファイル送信時は、パスワード暗号化するルールがあるけど、100%徹底するのは難しい。
ユーザは、メールに添付ファイルをつけて送信すればOK!
添付ファイルを自動でZIPパスワード化、パスワード通知まで自動で行います。
毎回パスワードを付与する手間が解消されます。

パスワード暗号化機能の画面イメージ

一時保留機能

CipherCraft/Mail 7 Server

送信メールを定められた時間が経過するまで宛先への送信を一時保留します。
送信者自身が誤送信に気付いたら、一時保留されている間、送信者はメールの送信を中止することができるため、メールの誤送信のリスクを低減できます。
※特定条件のメールのみ、一時保留とすることが可能です。

Case 間違えた! 今、送信したメールをキャンセルしたい!

送信ボタンを押したあと「あ!宛先を間違えた!」「ファイルの添付を忘れた!」と気づいたことはありませんか?
送信ボタンを押したあと、定められた時間内であれば、メールの送信をキャンセルすることができます。

一時保留機能の画面イメージ

宛先漏えい防止機能

CipherCraft/Mail 7 Server

複数のメールアドレスが登録されている社外への一斉メールを、1つのアドレス単位に自動分割して送付します。
これにより、メール一斉配信などで宛先を「Bcc」ではなく、誤って「To」や「Cc」に指定することにより発生する宛先による情報漏えい事故を未然に防ぎます。
複数取引先を含む外部宛てへのメール一斉送信時等の誤送信防止対策に最適な機能です。

Case 一斉メール配信の宛先を全部Toにして送信しちゃった...

メルマガなど一斉メール配信の際、宛先をToにしてしまい、メールアドレスがすべて参照できるメールを送ってしまうという情報漏えいの事故があとを絶ちません。
ToやCcに指定された宛先の数を条件として、To、CcをBccに強制的に変換してメールを送信することが可能です。

宛先漏えい防止機能の画面イメージ

上長承認機能
(送信前承認・送信後承認)

CipherCraft/Mail 7 Server

【送信前承認】
上長などの第三者(確認者)が送信者のメールを送信前にチェックし、確認者が許可したメールのみ送信されます。特定のキーワード(例えば、「見積」など)がある場合のみ、予め指定した確認者が確認するまでメール送信を保留します。
送信者と確認者のクロスチェックにより、セキュリティを高めることができます。
また、確認者は複数登録が可能です。確認者を複数名設定することで1名の確認者が不在等でも、メール確認業務が滞ることはありません。

【送信後承認】
上長などの第三者が送信したメール内容をメール送信後に確認を行う機能です。これにより、第三者による事後確認の証跡取得が可能となります。

Case 特定の社員(派遣社員等)が社外にメールを送信する際、送信前に必ず上長が確認!

クライアントから預かった個人情報や設計図など、重要な情報を扱う部署だから、情報漏えいやメール誤送信は絶対に防ぎたい。
たった1通のメールで、数万件の個人情報の持ち出しが可能な状態は、リスクが大きいなぁ。
誰にでも誤送信する可能性はあるから、未然に防げる仕組みを導入しておこう。

宛先Bcc追加機能

CipherCraft/Mail 7 Server

特定の送信メールに対し、自動的に特定のアドレスを宛先(BccまたはCc)として加え送信します。これにより上長などの第三者がどのようなメールを外部に送信しているかメール内容を査読できます。例えば、派遣社員のメールのみ対象として査読する等のご利用も可能です。悪意のあるメール送信を未然に防ぎます。

Case お客さまへ提出した見積書は、すべて把握したい!

「営業担当者が見積書を送る場合、必ずBccに上長入れる」という社内ルールを徹底したいけど、うっかり忘れる人がいて困るなぁ。
お客様へどこにどんな見積もりを出しているのか、タイムリーに把握したいから添付ファイル名に「見積」というキーワードがあるメールはBccに入れてほしいなぁ。

宛先Bcc追加機能の画面イメージ

添付ファイル内検索機能
(オプション)

CipherCraft/Mail 7 Server CipherCraft/Mail 7

添付ファイルの内に含まれている個人情報(マイナンバー含む)や特定キーワードを検出します。
また、ファイルにパスワード保護がかかっているか否か検知も可能なため、暗号化機能をご利用になる場合、2重で暗号化して送ることを回避できます。
送信者は添付ファイルの内容も再確認してからメールを送ることにより、メール誤送信防止の効果を高めます。

Case メールによる個人情報の情報漏えいを防止したい!

個人情報など重要情報の情報漏えいやメール誤送信は絶対に防ぎたい。
送信メールの添付ファイル内に個人情報が含まれていたら、送信禁止とするか、必ず上長承認をしてから送信させるようにしよう!

添付ファイル内検索機能(オプション)の画面イメージ

大容量ファイル転送機能
(オプション)

CipherCraft/Mail 7 Server CipherCraft/Mail 7

大容量の添付ファイルのサイズを気にすることなく、簡単かつ安全に大容量のファイル送信ができます。 大容量のファイルが添付された場合、自動的に「メール本文」と「添付ファイル」に分離し、メール本文はそのまま送信し、添付ファイルは自動的に「大容量添付ファイル送信システム」にアップロードし、ファイルが取得できるURLを受信者に通知します。
メール受信者は、そのURLからダウンロードしてファイルを受け取ります。送信者は、添付ファイルのサイズを意識する必要がないため、ユーザに負担をかけません。
連携製品:大容量添付ファイル送信システム「eTransporter(イートランスポーター)」

Case 画像がたくさんある提案書(大容量ファイル)を送りたいが、
メールの添付ファイルの容量を越えているなぁ…

毎回、設計図を送る時にファイル送信システムを利用するのは、面倒だなぁ。
大容量データファイルを簡単に送りたいな。
大容量ファイルを送信するケースが増えて、メールサーバに負担がかかっているな。

大容量ファイル転送機能(オプション)の画面イメージ

※当ソリューション・製品に関するお問い合わせリンクは、NTTテクノクロスのお問い合わせ専用ページ(社外サイト:MARKETINGPLATFORM)に遷移します。
(MARKETINGPLATFORMは、株式会社シャノンが提供しているクラウドアプリケーションです)。

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