メール誤送信防止
導入事例

日鉄エンジニアリング株式会社様

CipherCraft/Mail 8

※2025年3月現在
設立	2006年2月13日
事業概要	環境エネルギー、都市インフラ、製鉄プラント
資本金	150億円(2024年3月末時点)
従業員数	1,453名(単体)（2024年3月末時点）

未来を創るエンジニアリング企業が即決で採用！直感的な使用感を絶賛！

宮﨑晴基氏

デジタル・トランスフォーメーションセンター

ICT企画推進部

ICTソリューション室

シニアマネジャー

概要

日鉄エンジニアリング株式会社（以下、日鉄エンジニアリング）̶この社名を聞いて、どのような企業をイメージするだろうか。「おそらく製鉄所と関係があるのだろう」と真っ先に考えるかもしれない。しかし、日本製鉄を親会社として約1,400名の単独従業員数を誇る日鉄エンジニアリングの事業内容は、一言では語りつくせないほど多岐にわたる。

環境エネルギー、都市インフラ、事業創出…さらには建築や海洋部門、電力事業にも力を入れている。有名なものでは、羽田空港のD滑走路やスカイツリーの鋼管トラス構造、国立競技場や高輪ゲートウェイの屋根など日鉄エンジニアリングが手掛けたものは多岐にわたる。

イノベーティブ企業が抱えていた課題と、CipherCraft/Mail 8の運命的な出会い

日鉄エンジニアリングのグループ会社は国内だけでない。インド、タイ、フィリピンなど海外にも複数ある。国内外の協力会社も多く、さまざまなプロジェクトで社内社外問わず頻繁にメールのやりとりが行われている。

メールの誤送信を防ぐため、日本製鉄グループではメールの宛先にグループ外のドメインが含まれている場合に警告を表示する仕組みを導入していた。しかし、この警告だけではチェックが形骸化し、誤送信のリスクが残ることが懸念されていた。

「警告が出るだけではなく、もっと徹底的に誤送信を防げるソリューションが必要だと感じました。例えば、作成途中の見積書に当社の利益率が記載されていた場合、それが誤ってお客様や競合他社に送信されてしまうと、取り返しがつきません」と語るのは、デジタル・トランスフォーメーションセンター ICT企画推進部 ICTソリューション室シニアマネジャーの宮﨑晴基氏だ。

「グループウェアのチャットを使うことが増えても、今後もメールというツール自体がなくなることはないでしょう。これから先もメールを使っていくからこそ、早急にレベルを引き上げたかった」

そう頭を悩ませる宮﨑氏は、セキュリティーソリューションのイベントでNTTテクノクロスのブースを訪れ、誤送信ゼロの世界を目指すCipherCraft/Mail 8と出会った。

驚くほどスムーズに進んだ導入と運用

まず、宮﨑氏がCipherCraft/Mail 8に惹かれた理由は、クライアント型製品のため、PCへのインストールのみで利用でき、メール送信者自身がポップアップで誤送信対策を行える点である。クラウドサービスではポップアップでの誤送信防止ができないケースが多いため、誤送信に気づきにくく、クラウドサービスが得意とする上長承認や一時保留は、ユーザへの負担を強いる形になる。CipherCraft/Mail 8ではメール送信直後にポップアップで誤送信防止画面が表示されるため、ユーザへの負担感が少なく、誤送信防止のための確認作業に集中できる。

「求めていたものはまさにこれだったなと。もう、即決でしたね」そう語る宮﨑氏はとても満足げだ。

さらに宮﨑氏がCipherCraft/Mail 8を評価している点は、低価格であるためコストパフォーマンスが高く、新しいOutlookに移行してもそのまま使用できるという点。選ばない理由はもはやなく、すぐに社内に持ち帰って提案した。

日鉄エンジニアリングは、かねてよりメールの誤送信対策を課題に感じており、CipherCraft/Mail 8はニーズとソリューションが見事に一致し、提案は短期間で採用された。

2024年11月、約1,400名の社員と、グループ会社の日鉄パイプライン＆エンジニアリング株式会社にも導入され、グループが定めるメールの誤送信対策レベルにおいて一気に最高レベル（対策ツールで常時監視ができる状態）まで引きあがった。

操作方法については、CipherCraft/Mail 8のチラシの一部分を切り取ってグループウェアで共有したのみだが、未だ操作に関する問い合わせは0件。そのわかりやすさから、どの従業員もすぐに慣れることができた（下図）。研修する手間さえ要らなかった。

さまざまなメールの誤送信対策ソリューションがある中で、日鉄エンジニアリングは「そもそもメールを送り間違えないように気をつける」という根本的な意識を徹底している。CipherCraft/Mail 8はその考えにマッチしており、誤送信をとことん“気づかせる”ツールだ。

特筆すべき点は、メールを送信する前に表示されるポップアップ画面の見やすさ。注意すべき宛先や項目を赤・黄で表示し、直感的に確認すべき項目が分かりやすくなっている。見るべき項目を優先付けて表示してくれた方がミスを防ぎやすいうえに時間短縮にもなる。

そのうえ添付ファイル内をチェックする機能もある。エクセル書類に非表示リストが含まれていた場合は「非表示箇所あり」という警告が追加され、内容に機密情報などが含まれていないか注意喚起する。この機能には、現場の社員からも感謝の声が上がった。

システム管理者の視点からは、注意すべき項目を増やしたいときもスピーディーに反映させることができるのも魅力だ。

「ある社員から『メールそのものを添付したメールにもチェックを入れるようにしてほしい』という声が寄せられたのですが、一括管理用のマスターファイルを使って、それこそ“秒”で設定を変更することができました」と、満面の笑みで宮﨑氏は語る。

間接的に業務の効率化にも貢献していると考えている。確認のポップアップが表示されることで、不要なメールを送信しないようにする意識が芽生え、業務の効率化や情報漏えいリスクを下げることにつながっているのではないかと考える。メールの誤送信対策の枠を超え、仕事との向き合い方をよりスマートにするきっかけにもなって

いるのではないだろうか。