三井ホーム株式会社様

2009年に設立35周年を迎えた三井ホーム株式会社は、「暮らし継がれる家」をブランドメッセージとして、優れた住宅を提供している。ツーバイフォー工法の住宅建築のリーディングカンパニーである三井ホームでは、膨大な顧客情報を管理する必要があるほか、多様な取引企業と密接に連絡を取り合う必要がある。
電子メールの普及は、顧客や取引企業との迅速なコミュニケーションを実現させた。しかし、適切な運用をしなければ、情報漏えいなどのリスクを増大させることになってしまう。
さまざまな角度から情報セキュリティ対策を講じてきた三井ホームでは、メール誤送信防止ソリューション「CipherCraft/Mail」を導入することによって、ビジネスの現場に負担をかけることなく、セキュアな電子メールの運用を実現している。

電子メールの誤送信防止は必須の対策

三井ホームは、直販とハウジングパートナー（FC）を合わせ、全国に100以上の営業拠点を展開している。また、三井ホームグループは、リフォームやインテリア商品販売、賃貸管理などの住宅に関わる事業を中心に13のグループ会社を擁している。
三井ホーム株式会社 システム室 チーフマネジャー 高橋 敏介氏
そのため三井ホームでは、三井ホームとグループ企業、そしてハウジングパートナーまでを含めた情報セキュリティの仕組みを構築する必要があった。さまざまな情報セキュリティの取り組みの一つとして、三井ホームが導入したのがメール誤送信防止ソリューションである。
システム室 チーフマネジャーの高橋敏介氏は、「電子メールは不可欠なコミュニケーションツールですが、誤送信による情報漏えいなどのリスクがあります。ファックスでも誤送信のリスクはありますが、使用頻度を考えると、電子メールの誤送信を防止する施策が必要でした」と、メール誤送信防止ソリューション導入の背景を振り返る。

ユーザーとシステムに負担をかけない

電子メールの誤送信防止ソリューションは、金融機関をはじめとして、多くの企業で導入されている。その仕組みは、送信の際に警告画面を表示するものや、上司の許可が必要なものなどさまざまである。
三井ホーム株式会社 システム室 システムエンジニア 内田 雅義氏
システム室 システムエンジニアの内田雅義氏は、三井ホームが求める電子メールの誤送信防止ソリューションには、明確なビジョンがあったと説明する。
「まず、ユーザーの負担にならないことがソリューション選定の第一の条件でした。頻繁に利用する電子メールを送信するたびに、上司の許可が必要になるのでは、ユーザーの負担になる可能性があります。また、既存のシステムとは独立して導入できることも選定の条件でした。既存システムとの連携に、コストと時間がかかることなく利用できるソリューションを探しました」
数社のソリューションが検討されたが、最終的にクライアントPCにインストールするだけで利用可能なNTTソフトウェアの「CipherCraft/Mail」が選定された。その主な理由は次のようなものである
・簡単なマニュアルを配布するだけで、ユーザー自身が自分の使用するクライアントPCに「CipherCraft/Mail」をインストールできる。
・どの送信先に対して警告画面を表示するかなどのポリシーを、管理者が一括して各クライアントPCに配布できる。
「CipherCraft/Mail」のユーザーに負担をかけない点が評価された結果だが、「管理者としての使い勝手も非常にいい」と、内田氏は管理面での使い勝手の良さも強調する

ヒューマンエラーを「ゼロ」にする

「CipherCraft/Mail」導入のための社内テストは2009年8月から開始され、システム室内で使い勝手などが検証された。実際の導入は同年の10月からで、各拠点には順次、導入が進められている。
「送信のたびに毎回、警告画面が表示されると、ユーザーは慣れてしまいます」と指摘する内田氏は、送信先のリスクの大小によって警告画面を表示させることでこの問題を解決した。具体的には、「社内」や「グループ企業」以外の送信先に限って警告画面が表示される設定にすることで、誤送信のリスクを最小限に抑えているのだ。
また、「当初は、警告画面を表示するだけで誤送信防止になるのか？といった意見もありましたが、拠点からは電子メールの誤送信の報告はありません」と、高橋氏は「CipherCraft/Mail」の導入効果を説明する。

ユーザー数は毎月、増えている

「CipherCraft/Mail」は、順次導入が進められており、導入拠点数とユーザー数は、順調に増加しているという。
高橋氏は、「ユーザー数が伸びていることが、ソリューションが受け入れられて、効果があがっている何よりの証明です」と、「CipherCraft/Mail」を評価する。
高橋氏自身も、「CipherCraft/Mail」によって、誤送信を防止できた経験もあるという。
「最初に求めていた機能はすべて満たしています」と話す内田氏は、「今後はメールの送信を中断したときの表示など、ユーザーの負担をいっそう軽減しつつ、誤送信防止につながる工夫をしていきたい」と、NTTソフトウェアの対応に期待を見せる。
情報セキュリティにはすべての企業が対応していなければならない。とくに日常的な業務であればあるほど、早急な対応が必要である。電子メールの誤送信防止対策は、一見すると些細なリスクへの対策に見えるかも知れない。情報セキュリティに万能のツールは存在しない。膨大な顧客と取引企業の情報を適切に管理するためには、一つ一つのリスクに対して、それぞれ地道に対策を講じていく必要がある。
三井ホームは、NTTソフトウェアの「CipherCraft/Mail」を活用することによって、効率的なリスクマネジメントの実現に成功している。