メールセキュリティのコラム

現在の日本の企業は昔と比べて連絡手段が変化しています。インターネット環境の整備が整えられ、また接続端末も豊富でインターネットを介したやり取りをしているところが多いからです。昔は一般的に連絡の手段は電話でした。電話は今でも利用されることが多いですが、ファイルのやり取りが多い現代では電話ではファイルを送信することが難しいです。

例えば企業がやり取りするファイルとして書類などが挙げられます。電話にもFax機能が搭載されているものもありますが、パソコンから印刷をして、その書類をFaxで送るという作業をするということは、あまり現実的な手段とは言い難いです。ファイルのやり取りをスムーズに行える、沈黙した状態で相手と言葉を交わすことができるという点から、メールを連絡手段として活用している会社が多く、現に事務や営業で働いている方の中には実際に普段からメールを使って連絡をしている方も少なくありません。

メールで連絡をする相手は複数存在しているのが普通です。例えば社員間でスムーズにやり取りをするために、メールを使って連絡を取り合う企業もあるでしょう。また、提携企業との連絡やクライアントに意見を伺うために連絡をする企業もいます。しかし、このような企業の中にはメールを間違えて送ってしまうという企業も少なくありません。企業の多くはメール誤送信防止の対策を行っています。しかし、メール誤送信防止の対策を行っても成果を得られないところもあります。

もし、メールを誤って別の方に送信してしまったらどのような企業リスクが挙げられるのでしょうか。例えば企業リスクとして挙げられるのが情報漏えいです。個人でも今ではスマホやパソコンにさまざまな情報を抱える時代です。しかし、企業では取り扱うデータの量は個人と比較してとても多く、もし情報漏えいをしてしまうと大きなリスクを背負う可能性があります。企業が扱うデータはクライアント情報などもあります。クライアント情報を漏洩してしまえば企業への信頼は低下し、クライアントに多くの迷惑をかけてしまう可能性があります。通常、クライアントに迷惑をかけた時はクライアントまで足を運び、謝罪をするのが一般的です。当然謝罪をするのにも多くの社員にお願いすることになりますから人件費や業務の一時停止などの可能性があります。もしメール誤送信防止についてどう対策すべきか悩まれている企業はメール誤送信防止の対策をしてくれる製品の購入を検討しましょう。

メール誤送信防止の製品の中には、宛先や添付ファイルの間違いや危険性を確認、判定してチェックしてくれる機能が搭載されているものもあります。添付ファイルにおいては重要なファイルを送信することもありますが、間違いなどをチェックすることで安全に送信をすることができます。また、クライアント情報などの個人情報を送る時もあります。このような重要な書類に関しては第三者の承認がなければ送信することができないという運用ルールを設けている企業も少なくありません。第三者とはその社員の上司になります。二重でメールの内容を確認することができるので、さらにメール誤送信を抑制して安全にデータ送信ができる可能性が高くなります。

また、メール誤送信防止の対策を行っている企業の中には添付ファイルに対してパスワードを設定して送信をしている企業も少なくありません。しかし、一つ一つの添付ファイルを含むメールにパスワードを設定していると送信する手間がかかります。基本的に企業では複数のクライアントや提携企業とやり取りをすることになりますから、一つ一つのメールにパスワードを設定しているとその分時間がかかり、業務が非効率化します。社員の中には手間がかかるため上司が指示をしていても添付ファイルにパスワードをかけない人も出てくるかもしれません。もしメール誤送信防止の製品を導入すればパスワード暗号化を自動で設定してもらうことができるので、今まで手間がかかっていたパスワードを設定する作業や、その手間が原因でパスワード設定をしなかったケースによるリスクを改善できる可能性があります。

メール誤送信防止の対策ができる製品を販売している業者は今では複数に昇り、実際に購入を検討している企業の中には、どのような業者から購入をすれば自社に合ったところを選択できるのか、わからない方も少なくありません。業者の選び方としては、まずは利用者の声を把握することです。利用者の声とは実際にその製品を購入した企業の感想になります。使用している方からの意見を聞くことで業者選び、製品選びに活用することができるでしょう。