メールセキュリティのコラム

メールの課題を企業は抱えている

一昔前は主な伝達手段として電話を使用する企業が多かったです。今でも話すことでしか伝えられない内容や、緊急に用件を述べたい時に電話を使うこともありますが、多くの企業ではメールという伝達手段を用いてクライアントや社員間でメッセージを交わしています。この伝達手段を用いることで、電話では伝えられないことを相手に送信することができます。

例えば添付ファイルです。添付ファイルとは主にメッセージに加えてファイルを添付することで、テキストファイルなどのデータファイルが送信されます。実際にそれぞれの環境で異なりますが、複数のファイルの送信ができるので利便性が高いです。また、今ではパソコンを利用しなくても送信ができます。例えばスマホを使用して席から離れた場所からメッセージを送信したり、タブレットを利用して大きな画面でメッセージを確認し、送信したりすることができます。

このように利便性が高いので日本の企業の多くは導入をして日々の業務に活用しています。しかし、実際にメールの課題を抱えている企業は少なくありません。例えば課題として挙げられるのが間違えて送信をしてしまうことです。個人間における一般的なメールのやり取りであれば間違えて送信をしてしまったとしても、相手に謝ることで解決するケースが多いですが、企業では重要なデータを添付ファイルとして送信をすることもあります。添付ファイルの中にはクライアントデータなどの個人情報が記載されていることもありますから、クライアントに迷惑をかける恐れがあります。また、個人情報だけでなく、社員間とやり取りをする時は業務情報が記載されたファイルを送信することもありますが、もし社員ではない人に送ってしまうと業務情報が外部に漏れてしまう恐れがあります。これらの課題に取り組むために暗号化をして送信している企業もあります。暗号化といってもパスワードを設定することです。そうすることで、もし間違えて送信をしてしまってもパスワードを知らない方はそのファイルを開けることができないので、対策ができるのです。しかし、一定の対策をすることはできますが、実際に社員の中には暗号化を行わず送信をする人もいます。つまり定着しない可能性があり、定着しなければあまり対策を行っても意味がありません。定着しない理由として挙げられるのが一通一通のメールの送信に時間や手間がかかるからでしょう。

製品の導入で解決ができること

自らメールの暗号化を行うと、業務に支障をきたす可能性もありますので、企業の中には情報漏えいを防ぐ目的で暗号化ができる製品を購入している企業もあります。では製品を導入することでどのような解決を期待することができるのでしょうか。

メール暗号化対策の製品には、誤送信防止機能もついている製品も多く、導入すれば宛先や添付ファイルの確認を行うことができます。宛先、添付ファイルを再確認をすることで誤送信のリスクを減らすことができ、同時に情報漏えいのリスクも低下させることができます。

また、導入する製品によっては、重要ファイルのやり取りの時は自分の判断だけで送ることができないようにしてくれます。重要ファイルを送信する時は上司からの承認が必要になります。再確認をしてさらに上司が目を通してくれることで安全にデータを送信することが期待できます。

その他にも自動でパスワードを設定してくれることで手間を省くことができます。先ほども課題で触れましたが、パスワードを手動で設定することに対して面倒であると思う社員の人は多いです。また、業務に支障をきたす可能性もあるため、運営者の中にも手動でパスワードを設定することに対して、最善の方法ではないと感じる人は少なくないでしょう。製品を導入すればメールに添付されているファイルに対して自動でパスワードを設定できるため、面倒であると思う社員を減らすことができ、同時に業務のスムーズ化も期待することができるでしょう。

製品選びのポイントを知る

メールの暗号化の製品は日本には数多く存在しているため、製品選びで迷わないためにも選択ポイントを参考にしたいと思う人も多いのではないでしょうか。選択ポイントの一つとして挙げられるのが、製品機能を確認することです。製品それぞれに搭載されている機能は異なります。そのため、貴社が使用したい機能があるのかをあらかじめ確認しておくことが求められるでしょう。製品の機能はホームページでも紹介されています。

また、製品を選ぶ時はお客さまの声などを確認して使いやすいのか、どのような効果を期待できるのかを把握すれば貴社に適している製品を導入できるのではないでしょうか。