メールセキュリティのコラム

メール誤送信はどのような状況で発生するのか

メールを送る機会はプライベートだけでなく、仕事のクライアントとやり取りをする時にも使われます。使用機会が多いメールですが、企業の中にはメール誤送信への防止や対策を実施しているところも少なくないでしょう。では実際にメール誤送信はどのような状況で発生するのでしょうか。

例えば手入力でアドレスを打ち込んだ時に間違えてしまうミスです。今のメールソフト技術は十分に発達し、様々な機能が搭載されているので、以前送信をした人に関しては手入力をしなくても一文字もしくは名前を入力すれば自動でメールアドレスに変換してくれるメールソフトは多いです。一方で初めてメールを送信する相手は今まで送信した記録がないので、自動で変換することはプライバシーの観点からできないでしょう。そのため、名刺などを見て一文字一文字手入力で送信先メールアドレスに記載をすることになります。メールアドレスは周知の通り、アルファベットもしくは数字や記号を用いて構成されているため、日本語ではありません。また、世の中にはメールアドレスはとてもたくさんあるので、入力ミスで誤送信してしまい、その内容が別に人に送られてしまうケースも珍しくありません。このような上でメール誤送信が発生することもあります。

その他にもアドレス帳からの選択ミスになります。プライベートでメールをする時にもアドレス帳から選択して送信をするケースがあります。自分のパソコンやスマホにはたくさんのアドレスが一覧表示されており、多い方では数百名のメールアドレスがアドレス帳に記録されていることもあります。一方で企業においてはやり取りをする人が多いので、やはり数百名ものメールアドレスがアドレス帳に登録されている会社も存在しています。もしメールを送信する時、このアドレス帳から送信する人のアドレスを選択して送信しなければなりません。膨大なメールアドレスの中から選択することになりますので、もし忙しい時などにおいては間違える危険性があります。このようにメール誤送信をしてしまう可能性はたくさんあるので、なるべく防止をしたいと考える企業も少なくないでしょう。ではどのような防止方法があるのでしょうか。

防止方法を知ろう

防止方法の一つとして挙げられるのが、パスワードを設けたり、社員に対して送信をする時にメールアドレスが本当に正しいのかを確認して送信するように促すことです。基本的にメッセージだけのやり取りをする企業もありますが、メールにはファイルなどを添付する機能があります。例えば写真などはもちろんのこと、動画や重要な資料などを添付して送信することができます。企業の中には個人情報が記載されている資料を送信する機会もあるので、その時はパスワードを設定して送信を促す管理者もいます。

しかし、メールで資料のやり取りが多い企業では社員の中でパスワードの設定が浸透せずに、社員の中にはパスワードを設定して送信してくれない人も少なくありません。そのため、メール誤送信をしてしまった時に情報漏えいを防止することができない可能性があります。添付ファイルだけでなく、メッセージの中に重要な情報を掲載している会社もあります。例えばメールの中に社員の電話番号を記載して送信をしたりするケースもあります。

そのため、企業の中にはメールを送信する時は一度送信をする前に確認をしてから送信を促しているところもあります。しかし、企業においてメールのやり取りの数はとても多く、一つ一つのメールを送信する前に確認をしていると業務の非効率化が懸念され、業務効率が実際に落ちてしまったという企業も存在するでしょう。もし業務効率が悪くなれば社員の負担が増え残業をしなければならない社員が増えることが予想されます。そのためもっと効率的に防止ができる方法がないのかと思われる企業もいるのではないでしょうか。

防止をするためのシステムを選択しよう

メール誤送信を効率的に防止をするために企業の中にはメール誤送信を防止することができる製品を導入している企業も存在しています。例えば製品を導入すればパスワードの自動設定や、間違いの危険性を自動判定してくれるので、メール誤送信対策ができる可能性があります。

日本の企業の種類はたくさんありますが、製造業や、情報システム業など様々な業種で導入がされており、導入効果を既に得ている会社は多くいます。メール誤送信対策の製品を導入すれば今まで企業の課題であったことを解決できる可能性があり、社員の中に対策を浸透させることができる可能性があります。

製品を導入する時は業者のホームページなどで問い合わせなどを行い、相談をすることができます。また、業者のホームページでは評価版の申し込みをすることができるところもあるので、一度試してからメール誤送信の対策のための製品を導入することができます。