メールセキュリティのコラム

個人情報、機密情報の漏洩の深刻化

個人情報や企業、団体の機密情報は、様々なルートによって漏洩されています。IT社会が進むにつれてこの個人情報や機密情報の漏洩問題が深刻化されてきました。しかし、情報漏洩事故の大半はコンピューターウイルスやスパムメールといったものではなく、管理ミスや社員の誤操作、紛失や置き忘れなど、不注意によっておきた事故が8割を超えています。また個人情報漏洩事故の4割がメールでの事故と言われています。これらの事故によって企業や団体のイメージや信用を一気に失います。

そうならないためにも対策が必要です。対策としてメールに添付するファイルを暗号化する方法があります。添付ファイルは、セキュリティ上で重要な情報がぎっしりとつまったファイルで暗号化によって安全性が保つことが可能です。

添付ファイルの暗号化は一見難しそうに聞こえますが、対応したソフトを購入して指示に従って使用すれば、すぐに導入可能です。基本的な仕組みは、パスワードを知らない者がそのファイルを開けないようにすることです。そうしてメールが誤送信された場合にも送信された相手に情報漏洩がされないようになっています。

メール添付ファイルに安全性をかける。

メールを安全に送受信するために、情報漏洩を防止するためにメールに添付するファイルまたはメール本文全体の暗号化することが可能です。パスワード暗号化方式での送付や、公開鍵暗号方式での送付が可能です。また、宛先ごとに暗号への変換有無が選択可能なものもあり、不必要な際も面倒な手間を省きながらもセキュリティの向上が可能です。また、メール暗号化ソフトによっては社外への同報メールのアドレスを一つのアドレス単位で分割して送付ができます。これによって「Bcc」で送るべきだったメールを誤って「To」や「Cc」で送る事故も防げます。

添付ファイルを暗号化するためにはそのための専用ソフトや暗号鍵が必要となります。添付ファイルとするドキュメントを事前に暗号へと変換して、メール送信で添付する方法もあります。メール添付ファイルを暗号化するソフトを購入すると、面倒な添付ファイルの暗号化の手間を省き、パスワード付与の自動化ができます。またすべての宛先に暗号化を適用するわけではなく、特定の宛先には暗号化を適用しないなどといった柔軟な設定を行えるものもあります。

添付ファイルを暗号化する際はパスワードの管理が重要になります。複雑に暗号化したとしても、解除するパスワードがなければファイルを開けることができないのです。また、パスワードが流出すれば暗号化する事は無意味となります。そのため、パスワードをしっかり管理することが暗号化するときの必須条件といえます。

メール添付ファイルを暗号化するメリット

情報漏洩事故の大半の原因は添付ファイルの選択ミスや送信先のデータ選択ミスによる重要なファイルの誤送信などがあります。暗号化する事によってこれらが起こっても情報の機密性が保たれ、情報漏洩事故の防止になります。ノートパソコンやUSBメモリといった本体や情報媒体を紛失してしまった場合、大切なデータが外部に流失する事態が起きますが、ファイルを暗号化しておけば紛失してしまった場合も中身をみられることのなく被害を少なくできます。

情報漏洩事故に多くある事例として宛先の間違えがあります。しかし万が一、宛先の間違えによって重要なファイルが添付されたメールを送った場合も暗号化されていることで誤送信先の相手はファイルを開くことができないので事故を防げます。

そして、暗号化をするソフトには様々なものがありますが、十分な能力を持ちセキュリティ的に優秀なものも登場しており、それでいて費用も抑えることができるものもあります。また、メール添付ファイル自動暗号化ツールを利用すれば、メールにファイルを添付するだけで自動で暗号化されたり、同時にパスワード通知メールを自動で送信できたりします。その結果、企業や組織の生産性が向上され、暗号化の手間を省くことができることや、一般的ソフトよりも高度なパスワード設定やセキュリティ対策の向上がみられます。

ファイルを暗号化することにより、データの機密性を大幅に高められるのが大きなメリットであります。パソコンやインターネットを使用する際には安全のためにもこのようなセキュリティの意識を高めることが事故防止にもつながります。この手法に加えて、メールを使用する際の知識や理解を深めることでより安心して、情報漏洩の防止を抑えてパソコンやインターネットの使用ができるでしょう。