メールセキュリティのコラム

メールを誤送信してしまったら？

仕事で大切なメールを送らなければいけない時、同時にいくつもの業務をこなさないといけないという多忙なスケジュールになることは珍しくありません。送信する時は、アドレス帳から宛先を選べば簡単ですが、この時アドレス帳の見間違いで、1つでもズレてしまうと全く関係ない人に、誤送信してしまうことがあります。通常ならアドレスをきちんと確認してから送信しますが、忙しくてバタバタしていると、ついうっかりということもあります。

もしも誤送信してしまったら、気づくタイミングにもよりますが、大抵は先方が間違えていることを知らせてくれるので、この場合は謝罪して破棄してもらうよう伝えます。ほとんどは間違いに気づき破棄してくれますが、重要事項が含まれていて、それをタイトルにもわかるよう記載していると、好奇心から中を見る可能性もあります。見られても問題ないなら構いませんが、絶対に外部に漏らしてはいけないような情報の場合は、送信してしまってからでは取り消しができません。

こういう場合はすぐ先方に連絡を入れ、削除してもらいましょう。万一情報が漏洩してしまった場合は、上司に相談するなりして、対策をとります。間違いは誰にでもありますし、運がよければ送信ボタンを押す前に気づきます。しかし毎回そうなるとは限りませんし、扱う情報量が多いほど、ミスをする確率も多くなる傾向にあります。

絶対ミスをしない人はいませんが、それを確実にするためには、ソフトの力を借りるという選択があります。人では防ぎきれないミスも、ソフトの機能を取り入れることで、ミスを大幅に減らすことができます。もちろんミスは内容にかかわらず、無いに越したことはありません。

メール誤送信をどう防ぐ？

メールの誤送信を防ぐ対策として、大きな企業に取り入れられているのがソフトウエアです。ソフトの種類により機能も違いますが、人の力だけではかなわない対策が可能となります。例えば、宛先を間違えていた場合、本来送らなければいけない相手には届かず、違う相手に届いてしまいます。その内容が他の人に知られてはいけない情報だった場合でも、一度送信ボタンを押してしまうと、取り消しができません。

そうなる前にソフトがミスに気づかせてくれるとしたら、送信してしまってから後悔せずに済みます。ソフトに搭載されている機能はメーカーによる違いはありますが、メール誤送信を防ぐために有効なものが多くなっています。例えば、作成し終わり送信する前に、宛先や内容をもう一度確認するよう促す画面が出れば、見落としていた部分に気づけますからそれほど時間や手間をかけなくとも、ミスを未然に防げます。

宛先と内容、添付ファイルを用意したら、通常はそのまま送信してしまいます。自分で確認していても、ついうっかりということがある以上、ソフトが再確認を促すことで、見つかるミスもあるかもしれません。もちろんミスがなければそのまま送信できますから、業務にも支障はありません。

ソフトにはいろいろな機能がありますが、人では防ぎきれないミスを防ぐことができます。機能が充実しているほどミスを防げる可能性は高くなります。利用する頻度が多いアドレスを指定しておき、重要度が高い場合は自動でCCやBCCを追加することができれば、ミスがあった時に追跡できるので、意外と便利な機能です。

メール誤送信しないための対策ソフト

メールの誤送信は悪意がなくても、うっかりやってしまうことがあります。友達に送るならミスをしても、ごめんねで済みますが、仕事で重要な内容が含まれているような場合は、謝っても対処しきれないことがあります。内容によっては、個人情報や機密事項の漏洩で、損害賠償問題に発展するケースもあります。ミスをしないためには、何らかの対策が必要です。

メール誤送信対策には、ソフトを取り入れるのがおすすめです。搭載されている機能により、使い勝手も変わってきますから、使いやすい物、必要な機能がある物を選びましょう。同じメーカーでも、バージョンによって内容が変わってきますので、本当に必要な機能が何かを見極めることが大切です。

どんな機能が搭載されているかは、メーカーの違いもありますが、例えば送信前にポップアップ画面が表示され、もう一度内容を確認し見直すという機能があれば、ミスを防げます。本来なら送信ボタンを押した段階で、即発信されますから、ミスに気づいても後の祭りです。これを防ぐために、即送信ではなく一定の時間を空けてから自動で送信するという機能もあります。

ソフトを導入すると、全部ソフト任せにしてしまいがちです。ソフトがあっても安心しすぎず、常に見直しをするようにすればそれだけでもミスは大幅に防げます。あれこれとたくさんの機能が付いていると、良いソフトというイメージですがその機能を使いこなさないと意味がありません。いくつか選択肢がある場合は、自分に合ったものを選ぶことが大切です。