メールセキュリティのコラム

メールの情報セキュリティを強化する方法をお探しの方へ

企業の担当者として、メールの情報セキュリティを充実させる仕事を任されているという方もいるでしょう。そのような場合には、誤送信防止や自動暗号化に関する理解を深めておくことが大切です。これら2種類の対策を同時に講じることにより、会社全体のセキュリティレベルをさらに高めることができるでしょう。

現代のビジネスシーンにおいて、メールは、重要なコミュニケーションツールの一つとなっています。メールは、便利に使用することができる反面、使い方を誤ると、思わぬトラブルを引き起こすリスクが生じてくるので、注意する必要があります。例えば、送信者がうっかりしてミスを犯しただけでも、会社にとって致命傷となるほどの問題にまで発展する可能性も存在します。そのようなリスクをはらんだ状態のままでは、安心して日常業務に取り組むこともままならないので、早急に然るべき対策を講じる必要があります。ただ、社内のスタッフに対して「社外へ送信するメールにファイルを添付する場合、パスワードを設定する」など、運用上のルールを定めても、ヒューマンエラーが発生すると、完全な対策を講じるのは難しい状況にあります。

そうした問題を解決するためには、利用者に対する意識の啓発と、ヒューマンエラーを防止する機能を果たすシステムの導入という、双方向の対策を講じることがポイントになります。世の中には、そのような機能を搭載したシステムを提供してくれる業者も存在するので、そういった業者に依頼することも検討してみるといいでしょう。

誤送信防止・自動暗号化の機能を搭載したシステムについて

会社の情報セキュリティを強化するためには、先ほども述べたように、利用者の意識啓発と、人的ミスを防止するシステムの導入という両面から対策をすることが重要です。そのような機能を搭載したシステムの例として、重要なメールの内容を利用者に再チェックさせ、意識啓発を行なうほか、システム上における運用ルールの制御によって誤送信による情報漏洩を防止するものもあるので、利用してみる価値はあるでしょう。

ビジネスの場面においては、見積書を送る相手先の会社を間違える、本文の内容を誤って作成するなど、送信時の単純なミスが、思わぬ大問題になってしまうリスクもあります。それらの問題を未然に回避するためには、送信するに先立って、メールの内容を再度チェックすることが大切です。また、添付ファイルを自動的に暗号化することで、ヒューマンエラーによる情報漏洩のリスクを回避することが可能となります。

次に、導入するシステムを探すにあたっては、監査にも対応しているものを選ぶのもおすすめの方法です。例えば、プライバシーデータを含む添付ファイル付きメールなど、特定のメールを送信する際に上長をBccに自動追加したり、運用ルールの基準を満たさないメールを強制的に破棄したりする機能を搭載しているシステムも存在するので、チェックしてみることをおすすめします。また、メールを簡易的にアーカイブする機能も搭載したシステムは、さらに幅広いシーンで活用することが可能になります。

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この先、自社の情報セキュリティを充実させたいと考える場合には、メールの誤送信防止・自動暗号化に加えて、標的型攻撃対策のシステムを同時に利用することによって、さらに強力な対策を講じることができます。また、利用者にメールの再チェックさせる場合には、誤送信のリスクが高そうなものに限定することで、再確認の重要性を認識させることが可能です。

ビジネスシーンにおいては、一人のスタッフがミスを犯しても、個人の問題では済まされず、所属する企業に責任が求められるケースが存在します。そのように、最初は些細なミスであっても、企業の存続にかかわる大問題に発展するリスクも生じてくるので、気をつける必要があります。例えば、社員がミスを犯したことで、顧客との信頼関係が崩れ、売り上げの減少につながり、責任者の減給や更迭、懲戒解雇という事態を招いたり、社会的な信用度が低まり、ブランドイメージの低下につながったりするリスクも存在します。

次に、導入するシステムを選定するにあたっては、使い勝手の良さもチェックポイントになります。中でも、直感的な操作を行なうことができるよう、配慮がなされたシステムは、初心者にとっても使い勝手の良いものとなるでしょう。例えば、メールの送信ボタンを押した直後に、送信内容の確認画面がポップアップ表示されるシステムもあります。こちらは、通常のメール送信時とほとんど変わらない操作性で、誤送信防止の機能を使用することができるシステムです。このシステムでは、宛先や本文の内容などを確認するために、ユーザーが能動的・自発的にアクションを起こす必要がないので、ヒューマンエラーの発生するリスクを回避することが可能になります。