メールセキュリティのコラム

情報漏洩について深く考えることが必要

インターネットを多用する時代になり、個人情報の漏洩など、トラブルが非常に多くなっています。メールなどの内容が他者に漏れるなどあってはならないのですが、セキュリティを強固にしておかないと、こうした情報を盗むプロならさっと簡単に盗んでしまいます。最近はこうした個人情報や企業の機密などをほかに漏らさないようにするために何ができるのか、経営者などが深く考え、ソフトなどの導入が多くなっています。

例えば、ほかに漏らしてはならない内容になっていないかどうか、送信する人と別の人間がメールの内容を確認しないと送信することができないという上長承認、誰がどのような送信したか確認することができる監査対応など、活用される企業が多くなっています。

こうした内容は他者に言うことではない、こういう話は社内にとどめておく内容であると誰もがわかると思っていても、そういうことに無頓着で理解しておらず、何も考えずに送信してしまうということもあります。またメールの誤送信ということもあります。

取引先、顧客とメールを交わすということが当たり前になっていて、送る先を間違えて、ほかの取引先に送ってしまい、単価の違いに激怒されたとか、見積もりを間違えて送り、別の取引先とひそかに取引を行っていることがばれてしまった、ということもありえます。こうした誤送信が起こると企業の信用にもかかわってきます。

こうしたトラブルにならないようにするためにも、経営者はしっかりと情報漏洩について危機感を持たなくてはならないのです。クラウド、グループウエア、さらにウェブの利用などから情報の漏洩などがないように、どのような対策を練ることができるのか、しっかり考える必要があります。

情報漏洩に関してどのような問題があるのか

メールを誤送信してしまうというトラブルは誰にでも起こりうることです。しかし、これが企業にとって大きな危機となることもあります。社員があて先についてTOとBCCを間違えて特定の人に送りたかったのに、部署全員に送ってしまったり、さらに取引先に送るつもりのない文書を送りつけてしまったりすると、取引先、関係各所に謝罪に行くということもあります。それならまだいいのですが、損害賠償問題につながってしまうと大変です。

添付ファイルにパスワードをつけますが、この作業が面倒でルールが徹底されない、といったこともよくある話です。さらに個人情報、重要情報をメールで送らないようにと言っているのに、おくってしまい情報漏洩の大きな問題となってしまったということもあります。

個人情報の流出、さらにメールの誤送信、こうしたトラブルは企業にとって致命的になることも少なくありません。現実にこうしたことでメディアのニュースに取り上げられるような状態になり、結果、業績がかなり落ち込んだという企業も少なくないのです。そうならないために何が必要となるのか、経営者として社員がルールを守ることのリスク管理、更に、徹底した指導が必要です。

ただこれにも限界があるので、こうしたトラブルについて予防してくれるソフトを多くの企業が使い始めているのです。こうしたソフトを利用することで、指導や教育を確固たる物とできなくても、情報漏洩などのトラブルを未然に防ぐことができます。取り扱い、設定などもしっかり管理してくれる業者がありますので、大きな問題になる前に利用してみるといいでしょう。

ソフトの利用で簡単に強固なセキュリティ

企業の情報漏洩のトラブル、不安から企業を守るために利用できるソフトは、メールの誤送信を予防してくれます。あて先、添付ファイルの間違いがないかどうか、危険性の判定を行い、本文含むチェックを再確認できます。これによって問題があれば破棄できるので、誤送信によって情報が漏洩するということもなくなります。

個人情報、重要情報などを扱う部署にいる担当者が送るものについては、上司、上長が確認しないと、送信できないような仕組みとなっているソフトもあり、送信者が送信前にいったんチェックできる機能と、上司などがその送信を行う前に、内容を把握できる機能、二重の機能を利用してトラブルを回避できます。

さらに従業員が面倒で行わなくなっている添付ファイルの暗号化の設定も、利用する人が添付ファイルをメールに添付する際、自動的に添付ファイルに割り振ってくれるので、送信する従業員は面倒なことはまったくなく、セキュリティが強固な送信が自動的にできるようになっています。

パスワードをつけた添付ファイルの相手にはパスワード通知のメールも自動的に送られるので、これを再度文章にして送るという面倒な作業も必要ないのです。セキュリティの観点から、パスワードの自動送信をせず、パスワードは送付または自分で電話するなど対応することも可能です。

パスワードの通知とともに別の連絡があるというときなど、こうしたランダムな配慮ができるというのは非常に便利な機能です。こうしたソフトは今まさに進化しており、以前よりもずっと安く利用できるようになっているので、情報漏洩などが怖いという企業、経営者の方は利用されてみてはいかがでしょうか。