メールセキュリティのコラム

メールを誤送信してしまうという失敗

うっかりミスでメールをまったく違う相手に送ってしまう、見当違いなファイルを添付あるいは添付し忘れてしまった、TOとBCCを間違えて一斉送信してしまったなどという失敗は誰でも一度はあるでしょう。一度送信してしまった内容は取り消せませんし、相手が消去しない限り相手の手元に残ってしまいます。送信ボックスに残るシステムになっているソフトが多いですから、何かのついでに見つければ顔から火が出るような大恥を自分がかくことはあっても、謝罪文を送ればそれですむ事が多いですが、もしも企業秘密を含んだ重要な内容であれば取り替えしのつかない事態を引き起こしかねません。

実際些細な心のゆるみで情報漏洩が発生してテレビニュースの話題に上る事もしばしばです。近頃は海外からのサイバー攻撃で大事な顧客名簿が大量に流失してしまったという事件が相次いでいますから、信頼できるセキュリティシステムでがっちりと情報保護をして欲しいというのが、消費者の願いです。しかし、それでも情報漏洩が起きてしまう背景にあるのは、メール誤送信やWEB関連の脆弱性によるもの、あるいはうっかりミスという人為的要因によるものをも含んでいるからです。どれだけネットワークが優秀であっても最終的には人が動かすものですから、失敗を完全に0にする事は難しいのが現実です。精巧にできたセキュリティシステムであっても必ずどこかに穴があるものです。

大事なのは万が一の事態に備えての応急処置をしっかり心得ている事ではないでしょうか。迅速な対応で被害を最小限に抑えるシステムを整備する事で、抜け穴をふさぎうっかりミスを防ぐ事ができます。近頃は送信する前に再確認ができる機能や、添付ファイルにパスワードを自動的に装備させる機能がついたシステムもできていますから、そうしたソフトを整備する事も良い方法です。

うっかりメールを誤送信してしまったら

法人のように重要な情報を扱う場所では積極的に個人情報保護に取り組んで欲しいと願うばかりですが、実際のところメールの宛先を間違えてしまう基本的ミスに加えて、機密事項が記載された添付ファイルへのパスワードをかけ忘れといったミスが多発しています。このあたりはどうしても人の手によるものが多く、徹底したセキュリティをもかけていないケースがほとんどです。

その結果あわてて対応したはいいが損害賠償など想定外の出費に頭を抱える事態に陥っている企業が多々あります。そうならないための予防対策としてメール誤送信防止、およびファイルの暗号化を自動で行ってくれるソフトなどの導入がオススメです。プラスアルファで万が一の場合に備えての応急処置も完備しておけば安心です。

情報漏洩の多くは受信者からの指摘を受けたか内部で気付いて発覚するかのいずれかの場合が大半です。まず誰がいつどのように何の情報をどれくらい漏洩したかなどの状況把握を正確に確認した後に、関係者各位への連絡を緊急に行い、当座の情報を送信者と受信者との双方で一旦破棄する事が重要です。確実に破棄してくれたかどうかの確認もしなければなりません。

ちょっとの遅れが拡散につながり被害の拡大につながるからです。どの範囲まで送信されたかはログで予測できます。必要に応じて報告や公表も各機関に行います。二次被害を予防するために銀行口座やクレジットカードなどIDやパスワードを含む情報システムを抑制して復旧に努めるのと同時に、必要最低限の再発防止対策の検討および補償などの救済処置を行います。

メール誤送信その他こんな対策も

メールアドレスの打ち間違いやBCCとCCとTOを間違えてしまうといった単純ミスは誰でもやりかねない失敗であり、個人間のやりとりなら笑って片付けられる事ですが、送信者が法人である場合は笑ってすまされない事も起こりえます。そうした場合の応急処置は多くの企業でとられているはずですが、規模が大きければ大きいほど復旧までの時間が長くなり損失も大きくなります。そこで今多くの企業間で導入が進んでいる対応策としてメールの誤送信予防とパスワード管理をしてくれるシステムの導入です。

各種ありますからそれぞれ自社環境にあうものを選択すれば良いのですが、一例として送信完了前に再度間違いがないかどうかを確認し、アドレスや添付されるファイルが正しいかどうかをしっかり確認した後、送信できる機能を保有しているものもあり、この丁寧さによって誤送信を未然に防ぐ事ができますし、複数の目で確認しての送信ならば間違いが減るでしょう。

添付したファイルが確かに目的にあったものかどうかを再度開いて確認してみるなどの作業もオススメです。若干時間のロスはあるものの、丁寧な確認をする方が後からの損失の大きさと比較しても、損害の拡大を未然に防ぐという意味では賢明な対策です。同時にソフトを過信せずに万が一に備えての応急処理を心得ておく事で深刻な情報漏洩のミスも減る事でしょう。

情報漏洩は、盗難にあった場合や個人による悪質な行為によっても引き起こされます。しかし最近では、送信先まで状況把握してくれる機能など、個人情報を厳格に守るためのセキュリティシステムが様々開発されています。