メールセキュリティのコラム

メール誤送信について

現代社会においては、チャットアプリケーションの普及によって、プライベートでチャットを利用してメールをしている人も少なくありません。チャットは実際にメールアドレスを所有するのではなく、IDを所有してそのIDがメールアドレスの代わりとなり相手とメッセージのやり取りをすることができます。プライベートではチャットシステムの活用は既に普及していますが、企業においてはクラウドメールや従来の法人のメールを使用してクライアントや取引先と連絡を取り合っている会社が多くなっています。

基本的に企業ではそれぞれの社員が法人用のメールアドレスを所有し、そのメールアドレスを利用してメッセージのやりとりをします。ドメインなどは会社のものに設定している企業も多くいます。メールの利便性は周知の通り高く、実際にメールを活用すれば、遠く離れたところのクライアントと、直接足を運ぶことなくメッセージを送信してやり取りをすることができます。

今ではパソコンだけでなく、タブレットやスマホが普及しており、移動をしながらメールの文章を作成している人も少なくありません。このように利便性が高いメールですが、デメリットもあるため、活用と同時に様々な対策をしている企業も少なくありません。対策をしなければならないこととして挙げられるのがメール誤送信です。

メール誤送信とは、送りたい相手とは別の相手に送ってしまう送信ミスになります。プライベートにおいては、もし間違えて違う人に食事をする予定などのメールを送信しても、それほど大きな迷惑をかけることは少ないです。間違えた相手にメール誤送信である旨をお伝えすれば、大きな問題に発展するケースはあまりないでしょう。一方で、企業においては個人とは異なり重要なデータを扱うケースが多くなっています。例えばプロジェクト資料を取引先の人に見てもらうために、取引先の顧客データをメールから送信をするケースなどもあります。もしこのような重要なデータを間違えて別の人や企業に送ってしまうと、会社側は大きなダメージを受けることになります。クライアントの個人情報などが含まれている場合は、それぞれのクライアントに連絡を取って、間違えて送信してしまったことを謝らなければなりません。

こういった事態を回避するために、企業の中には実際にメール誤送信の対策を既に行っているところもあります。

企業ではメール誤送信に対してどのような取り組みを行っているのか

もしメール誤送信が発生した時、企業側が被るリスクが大きい為、被害を最小限にするために企業の中には添付ファイルにパスワードを設置して送信をしているところがあります。もし添付ファイルにパスワードを設置することができれば、添付ファイルをダウンロードもしくは閲覧するためにはパスワードが必要になります。パスワードを知らないと添付ファイルを開封することができないので、万が一別の人に送信をしても添付ファイルを開封される心配が少なくなり、被害を最小限に抑えることができます。

しかし、企業の中には添付ファイルのパスワード設定を推奨しても、社員が積極的に設定してくれないところもあります。企業が扱うメールは膨大で、添付ファイルを送るメール全てに対してパスワードを設定していたら、その分メール送信にかかる時間が増えるといったことは、容易に想像することができます。そのため、社員の中には面倒であると思う人も少なくありません。もし真面目に設定をして送信をしているケースでも、その分作業効率が悪化するので、残業をしなければならい社員が増えたりする可能性もあります。

今では働き方改革を推進している企業も多く、残業時間の増加は社員の身体に負担を与え、企業側においても人件費が増えるため好ましくないと思う人もいるのではないでしょうか。このような点からパスワード設定が浸透しない企業が多く、業務効率を下げることなくメール誤送信の対策をしたいと思う企業の中には専用システムを導入して対策をしている企業が数多く存在します。

システムを導入して対策を行おう

システムを導入することで、宛先や添付ファイルの間違いの危険性を判定してもらうことができます。これによって再チェックを促すことができるので、メール誤送信を最小限にできる可能性があります。

また、企業の中で課題にもなっている添付ファイルのパスワード設定ですが、システムを導入すれば自動でパスワードを設定してくれます。それによって、面倒であると思う社員が少なくなることが予想され、自動で暗号化してくれることによって作業効率を低下させる心配を軽減することができます。

その他にもシステム導入により、メール追跡機能などを使用することができるので、システムを導入することでメール誤送信対策のサポートを受けることができます。これらのメリットを考えて興味がある場合は、この機会にメール誤送信防止ソフトメーカーのホームページなどを調べて、導入を検討してみてはいかがでしょうか。