メールセキュリティのコラム

メール誤送信をしてしまった

仕事でメールを送る場合、送り先が大量にあると時々誤送信をしてしまうことがあります。決して故意ではないとしても、そのメールに大切な個人情報や社外秘などが含まれていた場合は、うっかりミスでは済まない可能性もあります。

大量にメールを送る場合は、メインの宛先のTO以外に、CCやBCCを設定できます。CCがメールを共有する時に共有したい相手のメールアドレスを追加します。CCはカーボンコピーという意味で、メインの宛先以外の人にも、同じ内容のメールを送信できます。BCCは、ブラインドカーボンコピーといって、同じ内容のメールを同時に送信したいが、共有していることを相手に知らせたくない場合に使います。BCCに追加した人には、TOやCCの人と同じ内容のメールが送信されますが、TOやCCの人にはBCCの人がいることを伏せておけます。

この設定を間違えるのもよくあるミスです。単なる報告で「完了しました」など、内容がよくわからない場合はミスしたことを謝っておけばいいですが、その中に重要な内容が含まれていた場合は、最悪損害賠償を請求されるケースもあります。こういったミスは決して少ないとは言えません。企業にとっても信用を失う可能性がありますから、リスクは大きいです。メールは送信ボタンを押すと簡単に送れますが、ミスをしやすいのも事実です。

毎日たくさんのメールを扱ったり管理したりする場合は、メール誤送信をしないよう対策をとっておくことが大切です。これを防ぐ方法はいくつかあり、実際に活用されています。添付ファイルにパスワードを付けるという誤送信対策もありますが、それだけでなくメール誤送信を防止するソフトを導入するという方法もあります。

誤送信をしないための方法

メールの誤送信は意外にも多く、そのほとんどが確認ミスです。1日に扱うメールの件数が多いと、ついうっかりということもありますが、中には取り返しがつかない重大なミスにつながることもあります。メールから個人情報や社外秘が漏洩するというケースは意外と多いと言われています。メールはこちらの都合でいつでも送信できますし、受け取った相手も自分の都合でタイミングがいい時に確認できます。

メールには画像やテキストを添付することもできますから、急いでいくつかの資料を送りたい時などにも便利です。しかし宛名を間違えてしまうと、最悪間違って送った相手が重要な資料を見てしまう可能性もあります。相手がすぐミスに気付きメールが間違って送信されてきたことを伝えてくれ、中を見ずに削除してくれればいいのですが、必ずしもそういう対応をしてもらえるとは限りません。

知らずに見てしまっても、受け取った人に落ち度はなく、誤送信をした方に非があります。こういうミスを防ぐために、万一重要資料が添付されていても、パスワードを知らないと開けられないようにしておくのも有効です。しかし毎回パスワードを設定するのが面倒だと、そのまま添付してしまうことがあります。

手軽に情報がやり取りできるのはメリットですが、誤送信した時のリスクを考えるとどこかでミスを防ぐ手段を取り入れる必要性が出てきます。特に外部の人が見ても問題ないなら、まだいいのですが絶対に社外に漏らしてはいけない情報の場合、思わぬところから情報が漏洩してしまいます。面倒でもメール誤送信を防ぐための対策を取り入れましょう。

メール誤送信対策

メール誤送信を防ぐための手段として、ソフトを導入するのもおすすめです。ソフトにもいろいろ種類がありますが、ソフトを導入しておけば、うっかりミスをしても、送信する前にソフトがミスを指摘してくれるので、誤送信を回避できます。

ソフトの機能にもいろいろありますが、送信する前にもう一度内容や宛先を確認するよう促す機能があれば、送信を実行する前にミスに気づくことができます。重要事項を含むメールの場合、1人が送信しようとしても、もう1人が確認し、了解してからでないと送信できないという機能もあります。この場合最初の人がミスを見逃していても、もう1人の人がチェックすることで、ミスを発見できる可能性が高まります。万一ミスが見つかった場合は、その場で、メールを破棄できるから誤送信を防げます。

重要な資料などを添付する場合、ソフトがランダムでパスワードを決め暗号化して送るという機能があると安心です。事前にパスワードを設定することもできますが、この場合はメールを受け取る人に別途パスワードを知らせます。パスワードを設定していても、同じメール内にパスワードが記載されていると、誤送信した時に中身を見られてしまう可能性があります。二度手間になりますが、別途パスワードを知らせるメールを送ることにより、万一添付ファイルを誤送信しても、中身を見られるのを回避できます。

それでも間違えてしまうことはあります。間違っていないという思い込みが理由になっていることもあります。こういう時はメールの送受信履歴を追跡できる機能があると便利です。