メールセキュリティのコラム

メール誤送信で生じるトラブルとは

メール誤送信は、個人間や小規模サークルや団体内で起きているなら丁寧な謝罪文と削除依頼でかろうじて大問題に発展する事はありませんし、情報漏洩被害も最小限で押さえる事ができるでしょう。しかし、信頼関係や人間関係に若干の変化がおきる可能性はあります。これが大手有名企業で取り扱っている個人情報であり量も膨大であれば、謝罪だけではすまされない大事となります。

この時に起きたトラブルは、関連企業を巻き込んで警察庁の調査も入るような事態となり、情報漏洩から生じるであろう二次災害も予測されるためマスコミによる公開も行われます。社会問題となり、会社自身も大きな社会的信用を失い運営がたちゆかなくなるかもしれません。大げさに聞こえるかもしれませんが、実際にそうした問題が大手企業で起きていてセキュリティ面での課題を浮き彫りにした事件が、いくつも起きています。これは決してあってはならない事として、各企業ではそれぞれに誤送信という単純ミスを引き起こさないための対策はとっているはずですから、ここ数年はだいぶ耳にしなくなりました。

詳細に見ていくと、大手販売会社および営業会社が抱える業務の多さとそれぞれが保有する膨大な個人情報量は、自社のみならずグループ企業にまで及んでいる事がわかります。すなわち、経理データや顧客情報等重要なデータになりますから、万が一これらが漏洩した場合の信用失態は、会社の将来を根こそぎ切り崩してしまい兼ねないほどの大問題であり、各方面への影響の大きさは計り知れないものがあります。

どの企業も情報セキュリティに関しての意識の高さは並々ならぬものがあり、厳重な対策を模索・実行するのは当然です。一度送信してしまったメールは当社で一括削除したとしても相手側も同様に削除および対応してもらわなければ、二次災害・三次災害と被害が拡大していくのは必須です。

メール誤送信によるトラブル対策

必要に応じて一括送信するケースがあり、相手にアドレスが見えない形で送信したい場合はBCCを使うのですが、間違えてアドレスが丸見えのCCに書き込んで送信してしまうという失態を引き起こしてしまう事があります。BCCとCCは同じ欄にありますから、確かに見づらいですし多くの業務を抱えていて多忙な時はつい目移りして記入欄を間違えるという事はあるでしょう。

送信ボタンを押してしまってから気が付いても後の祭りです。複数の目で確認していれば誰かが気付くでしょうが、その時は信用の半分以上が失われている事になります。メールアドレスを打ち間違えてしまって運良く送信失敗してくれれば良いのですが、不運にも無関係な第三者に送信してしまえば明らかにこれも情報漏洩です。応急処置として受信者が明らかであれば誤送信してしまった事の連絡と謝罪および削除依頼をする事ができますが、常時相手がパソコンの前に座っているとは限りませんから、時間のロスが出る事は必須です。

あるいは相手が事の重大さを認識できずに、情報削除にすぐに応じてくれない場合も考えられます。賢明なところは自分たちとお客様との両方で閲覧できるマニュアル書を作成して関連各所へ配布するという事もしています。さらに、しっかりと安全性への認識を持ってもらうために何度も即座の対応を呼びかけるといった対策もとっています。大変面倒で手間がかかる事ですが、誤送信だけではなく様々な情報システムに関するトラブルを回避するための必要不可欠な対応策の1つです。同時に、より機密なセキュリティシステムを構築するために、メール誤送信に対応しているクラウドシステムを導入している企業も増えています。

メール誤送信トラブルにオススメ

メール関連トラブルの問題は国内だけに留まりません。ますますグローバル化が進む現代において、海外取引の中で蓄積されていく個人データもありますから、ますます間違いが増えやすくなり、いつ何時何が起きてもおかしくない状況です。各企業は情報漏洩がもたらす影響力を身にしみて感じていますから、送信をしてしまう前に何度も確認をする事と上司など第三者の確認なしに送信できないシステムにする事、および顧客にも繰り返しセキュリティシステムへの協力を呼びかけるなど、涙ぐましい努力を重ねています。

その丁寧な作業は確実に結果に反映されるでしょうし、安心感と信頼を勝ち得るはずですが、仕事の効率は下がりますから何を優先にするかが問われる事になります。賢明な企業の中には、セキュリティを強化する意味で送信先アドレスはすべて手書きに徹底しているというところもありますが、それだと一日何百という顧客データの処理が負担になってきてしまいますし、トラブルはますます増えていくのは目に見えています。

社員の負担を押さえるのと同時に、メール誤送信トラブルを最小限にするためのセキュリティシステムへのニーズが高まっていった結果、各種予防ソフトが開発され市場に出回るようになりました。クラウドシステムの一環として開発され、喉から手が出るほど欲しいと思っている機能が豊富に含まれています。トラブル回避のために考えられるあらゆる対応策がとられ、自動的に動作する仕組みになっていますから、面倒くささもありませんし間違いも減っていきます。そのおかげで誤送信トラブルが0になったという報告もあります。