メールセキュリティのコラム

ビジネスシーンでメール誤送信が発生するのを防ぐために

仕事の場面では、メールの送信先や本文の内容を間違えるなど、単純なミスであっても、大問題になることもあり得ます。メール誤送信を防止するためには、送信前に内容を再確認するよう、利用者に意識啓発を行う機能を搭載したシステムが役に立ちます。また、添付ファイルを送信するにあたっては、自動暗号化の機能を搭載したシステムの利用価値が高くなります。

そして、機密情報を含むファイルを添付したメールなど、一定の条件を満たすメールは、自動的に上長へとBcc送信したり、ルールに適合しないメールを強制削除したりする機能を備えたシステムもあるので、気になる方はチェックしてみてください。

昨今のビジネスシーンでは、電子メールを誤って送信したことにより、社内の情報が外部へ流出し、深刻な問題を引き起こしています。たとえ一人のスタッフによる誤操作であったとしても、企業にとっては、個人のミスで済まされない場合があります。そのような事情から、企業に対して責任が追及されたり、場合によっては事業の存続にかかわる問題にまで発展したりすることもあるので、注意する必要があります。

メール誤送信によって生じる問題と、それを未然に防止する方法

ビジネスの場面で、社内のスタッフによるメール誤送信が発生すると、時として、企業の経営を脅かすほどの事態に発展することもあります。例えば、顧客の個人情報を外部に流出させてしまうと、顧客からの信頼を失い、売り上げの低下につながるリスクが生じてきます。そのような経緯から、責任者の減給や更迭、懲戒解雇という処分が下されたり、企業の社会的な信頼が失墜して、ブランド価値が下がったりする可能性があります。

この先、メール誤送信防止を目的とした対策を講じるにあたっては、導入するシステムの選定方法にも気を配ることが大切です。中でも、人間工学の考え方を採り入れ、直感的な操作性を実現したユーザーインターフェースのソリューションは、便利に使用することができます。例えば、メールの送信ボタンをクリックした直後に、送信内容の確認を促すポップアップ画面が表示されるシステムもあります。これは、通常のメールを送信する際と、ほとんど変わらない操作で、誤送信を防止する機能を使用することができるシステムです。ユーザが自分の意志で、能動的にアクションを起こして、宛先や本文の内容などを確認する場合と違って、うっかりミスによるヒューマンエラーが発生するリスクを回避することができるというメリットがあります。

導入するシステムを選定する際には

これからメール誤送信防止対策としてシステムを導入するに際しては、どのような環境に対応しているのかもチェックポイントになります。例えば、クラウドタイプのメールサービスや、社内で運用しているグループウェアなど、さまざまな環境で利用することのできるシステムは、幅広い活用シーンが見つかることでしょう。その他に、利用しているパソコンにインストールするだけで、導入・運用することのできるクライアントタイプのソリューションもあります。

また、これまでに業界内で豊富な導入実績を積み上げてきており、業種や経営規模にかかわらず、さまざまな顧客の支持を得ているシステムは、安心感を持って導入・運用することが可能です。また、自社で開発やメンテナンスサービスを行っている業者が提供する製品であれば、信頼性はさらに高くなります。

メール誤送信防止の機能を備えたシステムの中でも、送信ボタン押下直後のポップアップ表示によって、送信先アドレスや本文、添付ファイルの確認を促すものは、ヒューマンエラーの発生を防止するために役立ちます。また、全てのメールを送信する際に誤送信防止画面が表示される場合、慣れによって誤送信防止機能が形骸化するリスクも生じてきます。このようなリスクを軽減するためには、誤送信の発生する危険性を自動判別して、リスクが低い場合には確認画面を表示せず、再確認が必要な場合にのみ画面表示を行う機能を備えているシステムを活用するのも良いでしょう。その他に、あらかじめ設定したワードを含むメールを送信しようとした場合、ポップアップ画面が表示され、誤送信を防止するよう利用者に意識啓発を行うシステムも存在します。このようなシステムの導入によって、強制的にリスクを軽減することが可能です。