メールセキュリティのコラム

うっかりミスでは済まないメール誤送信・添付ファイル誤り

メールに関する失敗談の中には様々なものがあるのですが、誤送信・添付間違いは多くの人が一度は起こしたことがあるミスではないでしょうか。社内メールの場合であれば問題なく済むかもしれませんが、機密性の高い情報を取引先に送信してしまったり、A社宛のファイルをB社のメールに誤添付してしまったりする事例も少なくはありません。
このようなミスは、取引中止に追い込まれることもあれば、機密情報が漏れたせいで損害賠償請求がなされることも考えられるので、実は誤送信などはうっかりでは済まされないことも多々あります。特に以前に比べて個人情報保護やその他様々な機密情報の保護の重要性が叫ばれている世の中なので、必要以上に気を使うことが重要です。
見積もり情報や請求書情報は当然誤送信してしまっては困りますし、中には入力している途中の文面のまま送信した、間違っている情報を記した状態で送信してしまったなど、考えられるメール送信に関わるトラブルは多種多様です。大きなトラブルになってしまう前に、原因を探って対策を練る必要があります。
インターネット環境の普及により当たり前の手段となったメールですが、気軽性が増したからこそ本来必要とされる事前確認を怠ってしまい、結果として大きなトラブルに繋がるのです。

やってしまいがちなミスをチェック

メール送信におけるトラブルの代表格といえば誤送信と添付ファイル誤りですが、起こりうるミスが発生しないようにチェックを行うことも大切です。それにより大抵のミスは防ぐことができ、結果的に業務の効率化や企業全体の信頼度のアップに繋がるでしょう。従業員一人ひとりがやってしまいがちなミスについて考えるだけではなく、企業全体が起こりうるミスについて情報収集を行い、チェックできる体制を整えておけばより良い環境が整えられるでしょう。
知らず知らずのうちにやってしまいがちなミスには、意識不足、メールルールの不徹底、TO・Cc・Bccの違いが分からない、といった原因があります。これらの原因に対する対策方法を考えることにより、メールの誤送信や添付ファイル誤りを防ぐだけではなくて、ビジネスコミュニケーションにおけるマナーを学ぶこともできます。
情報漏えいに繋がる恐れのある、これらのミスが起こらないようにチェックするための体制を作り上げ、特に重要度が高いメールに関してはあらかじめ用意されたチェックリストを用いることも大切です。さらに複数人で送信前の事前チェックをするのは重要なことですし、ファイルの作成時だけではなくて、送信直前にも送ろうとしているファイルが本当に正しいものなのかを確認すべきでしょう。ついやってしまいがちなミスというのは、日常のビジネス活動の中でたびたび発生します。日常的に起こりうる問題だからこそ、きちんとした管理体制を敷く必要があります。
人によっては何度も同じような失敗を繰り返すケースもありますが、そういった際には自分がミスしやすい部分があらわになっているので、原因をすぐに突き止めることができるでしょう。それに対する対策方法がわからなければ、他の従業員に助言を求めることも重要です。

取り組むべき対策法

上記に述べてきた通り、情報漏えいが発生してしまった場合の損失は計り知れないものがあり、金銭的損失の他にも企業自体の信頼も失ってしまう結果となります。ということは、将来期待できるであろう利益を失うことにもなるのです。こういった現状から、近年は誤送信や添付ファイル誤りを防ぐための対策法が練られはじめており、従業員全員が取り組んでいます。
非常に基礎的な対策方法を遵守するだけで最悪の事態を防ぐことに繋がります。ビジネスにおいてだけではなく、プライベートでのメールの際にも送信ボタンを押す前には一通りチェックをすることが当たり前です。たとえ緊急性の高いメールであったとしても、送信前に一読し、添付ファイルがある場合は本来送るべきファイルかどうかをチェックしましょう。
その他にも取引先企業ごとにファイルの保存フォルダを分けておくことも重要な対策法となり得ます。複数企業に送信するファイルが同一のフォルダに格納されていると注意していたとしてもついうっかりミスをしてしまったという事態になりかねません。添付するファイルには取引先企業名を含ませる工夫も不可欠でしょう。
また、メールの誤送信を防いだり、内容を暗号化しセキュリティレベルを高めたりするサービスを提供している会社もありますので、このようなサービス導入を検討するのも一つの方法です。

まとめ
メールの誤送信や添付ファイル誤りがもたらす悪影響は非常に大きく、企業の存続にも繋がるケースがあります。たいていの場合原因は人的ミスが多く、その原因さえ知ることができれば有用な対策方法も用意できます。