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メール本文等を暗号化できるシステムの導入について

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メール本文等を暗号化できるシステムの導入について

システムを導入すればメール本文と添付ファイルを暗号化できる



いまや企業の中でメールを使用してないところは少ないでしょう。現在ではパソコンだけでなく、スマホやタブレットでも送信することができ、メールは私達の身近の情報伝達をする手段の一つです。メールがあれば電話では伝えづらいことも容易になることがあります。例えば、手順などを電話で説明する場合、後々になると聞き手は忘れてしまうこともありますが、メールを利用すればそのデータが蓄積されているので、後で見返して手順を確認する、といったことも可能になります。

このように利便性が高いので、企業の中にはクライアントや社員の間で情報伝達をする時に積極的に使用している人も多いですが、企業の中にはセキュリティに懸念を抱く人は少なくありません。メール本文には様々な情報を記載することになります。例えばクライアントの情報を送信したり、仕事の依頼をメールで行うこともあります。さらに役員同士のメールにおいては会社の経営に関わる情報を送信する機会も少なくないでしょう。もしこのような情報が流出すれば企業が受けるダメージは大きいです。メール本文が第三者に見られる可能性は低いのではないかと考える人も多いです。例えばハッキングなどを受けなければ被害に遭うことは少ないと考える人もいます。しかし、情報が外部に流れる危険性はあります。それが誤送信です。

誤ってメールを送信してしまう機会は少なくありません。また、メールはメール本文だけでなくファイルを添付することも可能です。

請求書や見積書などが添付されているメールを知らない人もしくは違う相手に送ってしまうことで情報漏えいに事故につながってしまいます。これらの問題を解決するためにシステムを導入して暗号化している人も多いです。システムを導入すれば添付ファイルを添付した時に自動でZIP化され、さらに暗号化されるのでもし万が一ターゲットが違う相手にメールを送信した時も情報を知られる心配が少ないです。暗号化はメール本文にも行うことができるので、情報漏えいを防げる可能性があります。



誤送信を水際で防止する機能



システムを導入することで添付ファイルとメール本文の暗号化ができる機能を利用することができますが、その他にも水際で誤送信を防止する機能も存在しています。それはメール送信をする際にメール内容の確認画面がポップアップ表示されることで誤送信を防ぐ機能です。例えば、メールを送信する時は送信先、メール本文と添付ファイルを送信者が付け加えます。例えば送信先はドメインごとに表示することで一目で送る相手を確認できるので、誤送信を防ぐことができる可能性があります。また、メールを送信する時は今までメールを送信したことがない相手に送る機会もあります。例えば初めて自社のサービスを利用するクライアントや、新入社員などです。そのような初めて送る相手のドメインに関しては赤色表示やツールチップでお知らせすることで、誤送信抑止を期待できます。

メールを送信する度に内容確認のポップアップが出ることが好ましくないと感じる人は社内アドレスを送る時はその機能を省略することができるので、幅広い企業のニーズに合った機能を提供してくれます。添付ファイル誤りは送信内容の確認画面から確認することができるので、確認をして送信すれば抑止につながります。さらにメール送信内容の確認画面の最後には送信してもいいのか再度チェックを促す項目が設けられてます。例えばメール本文にパスワードが含まれていることを知らせてくれます。このようにメール送信内容の確認画面のポップアップで知らせてくれることで水際で誤送信を抑止できる可能性があります。



メール誤送信のシステムの選び方



添付ファイルやメール本文暗号化を検討している人の中にはどのような業者を利用しようか迷っている人も多いです。選び方は、まず導入事例を確認をします。導入事例の中に既に利用している企業が掲載されており、システムの販売を行う業者の中には日本でも有名な企業が既に導入しているところもあります。そのような業者を選択すれば安心して利用できると考える人もいるでしょう。

その他にも業者を選ぶ時は製品のシェア率を確認します。もし、シェア率が高い製品であれば既に利用している方が多いので、導入する際の不安を少なくできます。現在製品販売を行う業者の中にはカタログの提供を行っているところがあります。もし複数の候補で悩んでいる人はカタログ請求をしてそれぞれの業者が販売する製品の特徴などを知った上で購入をしましょう。

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