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会社のメールセキュリティ対策を講じるにあたって

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会社のメールセキュリティ対策を講じるにあたって

自社のセキュリティシステムを強化したいと考えている方へ



会社のセキュリティ対策を講じるセクションに所属しているという方もいるでしょう。そのような場合には、メールの誤送信防止・自動暗号化システムに関する情報も収集しておくことが大切です。例えば、多数のクライアントのインシデント情報を収集し、それを元にしてメールを誤って送信する人の行動パターンを分析して防止策を講じ、さらに人間工学の考え方を採用したセキュリティソリューションも存在します。こちらの中には、情報セキュリティソリューションの中でも、内部漏洩防止型ソリューションの市場において、多くのシェアを占めているものもありますので、気になるという方はまずチェックしてみると良いでしょう。

昨今では、企業に所属するスタッフが、自社の製品や特許などに関する情報をメールに記載して送信するにあたり、相手先を間違えて第三者に送ってしまい、情報が漏洩する事例や、会社内部の人物が情報セキュリティの分野で不正をはたらき、事件を起こして自社の事業を根幹から揺るがすような事態にまで発展するケースが報道されています。また、自宅で業務を行なうことを目的として、社内の情報を無断で持ち出すにあたって、会社のメールアドレスとは異なるアドレスに送信することにより、社外へと情報が流出してしまうという事例も存在します。

それらの誤送信や、社内のスタッフによる不正による事件・事故を未然に回避するためには、社員に対する教育を強化するほか、メールの誤送信を防止する機能や、第三者によるクロスチェックが可能な機能を搭載したシステムを導入し、運用する必要があります。



メールの誤送信防止・暗号化のためのシステムについて



会社の担当者として、セキュリティ対策を講じるのであれば、メールの誤送信防止・暗号化の機能を搭載したシステムを導入するのも選択肢の一つです。こちらは、日常的なビジネスシーンの中で、メールの送信時に情報が漏洩するのを未然に回避することを目的として開発されたソリューションになります。

そのようなソリューションの中でも、誤送信を防止する精度が高いものは、安心して利用することができます。また、そうしたシステムを導入したいという気持ちはありながらも、業務に支障をきたすリスクのことを心配して、実際のアクションが起こせないでいる方も少なくないのではないでしょうか。こちらの問題を解決するためには、イニシャルコストを低く抑えて導入することができ、運用をスタートした時点から使い勝手の良いシステムを選定することがポイントになります。また、人間工学の考え方を採り入れたシンプルなインターフェースで、直感的な操作を行なうのに適しているものも、導入効果が高いと言えます。そして、システムを導入するにあたって、従来のサーバー環境を変更する必要がないものは、便利に使用することが可能になります。



システムの導入にあたってのチェックポイント



メールのセキュリティ対策を強化して、会社の情報が漏洩するのを防ぐためには、システムを導入するだけでは十分とは言えません。そのような場面では、利用者に対する意識啓発と、システムの運用を双方向から実践し、バランスを取ることが重要なポイントとなります。

例えば、メールを送るにあたって、誤送信を未然に防止するためには、送信する前に内容を再度確認するよう、利用者に対する意識啓発を行なうことが大切です。また、送信する際には、指定したルールに従って添付ファイルに暗号化の処理を施したり、上司が承認するまで送信しないなどの統一したルールを設定したりするために、システムによる制御を行なうことが大事になります。

また、誤送信を防止する機能を搭載したシステムの導入を検討するにあたっては、メール送信前に表示される確認画面の表示方法もチェックポイントになります。例えば、誤送信の発生するリスクをシステムが自動判別し、リスクが低い時には画面を表示せず、ハイリスクで利用者による確認が必要となる場合に画面を出す設定にすることが可能なものも存在します。こちらは、利用者のヒューマンエラーによって操作時のミスが発生する前に、抑止効果をはたらかせることが可能になります。そして、送信前の確認画面を一切表示しない設定や、「社外へのメール送信時のみ」、「ファイルを添付する時だけ」など、特定の条件に該当する場合に表示する設定を行なうこともできるシステムは、さらに幅広いシーンで活用することができます。

次に、メールをホスティングしている場合にも、特定の条件を満たしていれば、導入・運用することのできるシステムもあります。ただし、こちらの利用条件をすべて満たしていても、評価版で試用してから導入について検討することをおすすめします。また、サーバータイプの他に、クラウドタイプのサービスも用意している業者であれば、さらに多彩な活用シーンが見つかることでしょう。

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