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メール誤送信・添付ファイル暗号化のためのシステムについて

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メール誤送信・添付ファイル暗号化のためのシステムについて

企業に於いてメール誤送信などによって発生し得る情報セキュリティの問題について



インターネットの接続環境やIT機器が広く普及して来ています。そのような状況の中で、ビジネスシーンに於いては、企業に勤める社員が、自社の取り扱う製品や特許などに関する情報をメールで送信するにあたって、送信先を誤ったり、内部不正をはたらいたりして、セキュリティ上の問題が発生し、最終的に事業の根幹を揺るがすほどの事態にまで発展したという事例が報道されています。それらの問題は、社員が自宅で業務を行なうために、自宅にあるパソコンのメールアドレスを指定することによって引き起こされる場合もあります。

メールの誤送信や、内部不正による情報セキュリティの問題を未然に回避するために必要となる対策としては、社員に対する教育方法を見直し、実行に移すことと、被害を未然防止する機能を果たすシステムを導入し、運用することが挙げられます。

その内、後者の対策としては、メールの誤送信防止や、添付ファイルの自動暗号化という機能を搭載しているソリューションもあるので、チェックしてみることをおすすめします。このようなシステムを導入・運用すれば、日常的なビジネスシーンの中で、メールによる情報漏洩の問題が発生するのを未然に防止することができます。

これからメール誤送信防止を目的としてシステムを導入するにあたっては、システムに搭載されている機能や、負担するコスト、運用する上での利便性などを検討することが大切です。



新たなシステムを導入するにあたってのチェック事項



メール誤送信防止・添付ファイル暗号化の機能を搭載したシステムを導入する際には、使い勝手の良さにも気を配ることが大事です。例えば、直感的な操作を実現するために、人間工学の考え方を採用したシンプルなインターフェースのソリューションもあります。また、既存の環境を変更することなく、導入し、運用を開始することのできるシステムは、便利に使用することができます。

また、新たなシステムを導入し、運用するだけで、メールによる情報漏洩の問題を完全に防止することはできません。そのような問題を解決するには、メールを送信するユーザに対する意識啓発を行なう必要があります。

具体的には、メールを送信するのに先立って、内容を今一度確認するよう、利用者に意識させることがポイントとなります。また、メール送信の際には、所定のルールにしたがって添付ファイルを暗号化する機能や、上司の承認を得るまで送信することのできない設定にする機能を備えたシステムもあるので、チェックしてみると良いでしょう。

そして、メール送信の際の情報セキュリティ対策を充実させたいと考える企業にも、さまざまなところがあります。そのような状況の中では、一つひとつの企業の適性やニーズ、希望条件にマッチしたソリューションを提供してくれる業者の利用価値が高くなります。例えば、クラウドタイプのサービスも用意している業者であれば、さらに幅広いシーンで活用することができます。



動作環境などにも気を配って良いソリューションを選ぶ方法



これからメール誤送信防止・添付ファイル暗号化のためのシステムを導入するのであれば、システムの動作する環境もチェックポイントになります。こちらの条件に気を配らないと、せっかく導入したシステムが自社の環境にそぐわず、使い勝手が悪くなったり、使用不可能な状況に陥ったりすることにもなりかねないので、注意する必要があります。システムの中でも、クラウド型のメールサービスや、グループウェアの環境でも動作するものは、幅広い活用シーンが見つかります。

メールを送信するにあたって、誤送信を防止するための画面が毎回表示されると、それだけ意識啓発の機会は多くなります。ただし、必ず誤送信防止画面が表示される場合、「慣れ」によるヒューマンエラーが発生するリスクが生じてくるという問題点があります。こちらのリスクを軽減するためには、誤送信の起こる危険性を自動的に判別し、リスクが高くてユーザの確認が必要となる場合にのみ、誤送信防止画面を表示する機能を搭載したシステムを導入するのもおすすめの方法です。また、誤送信防止画面の表示を一切行わない設定や、「社外へのメール送信時」、「ファイルを添付したメールを送信する時」など、特定の条件下に於いてのみ表示をする設定もできるシステムであれば、利用範囲はさらに広くなります。

また、メール誤送信防止、添付ファイル暗号化の機能を果たすシステムを取り扱う業者の中には、正式に導入するのに先立って、評価版のシステムを試用させてくれるところもあります。こちらのサービスを利用し、試用版のシステムを使ってみて納得した上で正式な契約を取り交わせば、事後のトラブルやアクシデントが発生するリスクが低くて済みます。

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